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    SoftExpert Document

    Gestion des documents et enregistrements

    Organisation et intégrité tout au long du cycle de vie des documents

    SoftExpert Document

    La gestion, le partage, et le contrôle de documents sont essentiels pour n’importe quelle organisation. Les entreprises gèrent et reçoivent tous les jours, d’énormes quantités d’information – propositions, documents de RH, rapports financiers, ordres d’achat, contrats, documents de qualité, dessins d’ingénierie, formulaires, annonces, e-mails entre autres choses. Mais plus de 90 % de ces informations sont conservées sur des documents imprimés et électroniques. Sans gérer de manière efficace les documents qui appuient les processus, les entreprises ne pourront pas ajouter de la valeur à leurs affaires. D’autant plus que les documents ne doivent pas simplement être distribués de manière intelligente pour appuyer les activités au jour le jour.

    Ils doivent aussi être contrôlés d’un bout à l’autre, pour protéger les actifs corporatifs et éviter plus tard des litiges.

    SoftExpert Document est un logiciel qui permet aux organisations d’automatiser de manière efficace la gestion de documents électroniques et papier tout au long de leur cycle de vie – capturer, créer, classer, publier et conserver, archiver et détruire. Toute personne autorisée – employés, clients, fournisseurs ou partenaires – peut gérer et travailler sur vos documents rapidement et en toute sécurité.

    SoftExpert Document est un Système de Gestion de Documents qui améliore significativement la communication et le travail en équipe dans tous les départements et domaines fonctionnels. Il aide à l’organisation, la gestion et maintient le contrôle des documents afin que n’importe qui puisse toujours facilement les trouver.

    SoftExpert Document minimise aussi les risques et coûts associés à un nombre croissant de processus de conformité réglementaire et de gouvernance corporative, comme ceux liés à ISO 9000 – Gestion de qualité, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11 – Maintenance de Registres Électroniques, Bonnes Pratiques de Fabrication, – maintenance des enregistrements électroniques, ISO 14000, ISO 45001, et autres.

    Screenshots

    • Contrôle de sécurité des documents

      Contrôle de sécurité des documents

    • Indexation automatique

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    • Signature électronique

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      Conserver/préserver
      Capturer/créer

      Capturer/créer

      • Classification hiérarchique de documents en catégories ;
      • Support pour n’importe quel type d’archives sans modifier son format originel ;
      • Intégration parfaite avec les suites de productivité sur les Clouds populaires (Office 365, Google Docs), applicatifs desktop comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Visio) et Open Office, logiciels de dessin CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, éditeurs d’image et bien d’autres ;
      • Utilisation de modèles dans les processus de création et révision de documents ;
      • Stockage des archives sur des banques de données ou sur des serveurs distribués avec un mécanisme de compression et de protection par mot de passe ;
      • Intégration de contenu avec systèmes CRM ou ERP corporatif.
      Gestion/révision

      Gestion/révision

      • Audit d'accès sur les actions exécutées (visualisation, inclusion, exclusion et impression de documents) ;
      • Contrôle de révision de documents utilisant un workflow standard ou personnalisé en fonction des besoin;
      • Définition des droits d’accès aux documents par groupes d’utilisateurs et types de documents ;
      • Mécanisme de sécurité pour la restriction de copie et l’impression de documents;
      • Filigrane pour l’identification afin de restreindre la copie et la falsification des documents;
      • Contrôle de l’envoi, réception et annulation des copies de documents imprimés ou distribués par e-mail;
      • Émission de listes-maîtresses à partir de critères diversifiés de classification;
      • Contrôle d'entrés et de sorties pour garantir qu’un même document ne sera pas édité simultanément par plusieurs personnes;
      • Marquages (marckup) et options de contrôle de changement pour le traçage des altérations spécifiques sur un document;
      • Signature électronique avec tampon temporel sur des documents et archives PDF satisfaisant aux exigences des réglementations et conformités, y compris l'intégration avec les plateformes DocuSign et ClickSign;
      Livraison/Publier

      Livraison/Publier

      • La recherche de documents à partir de n’importes quelles métadonnées comme les nombres, sujets, mots-clés, etc.;
      • Applicatifs pour la visualisation de documents en ligne et hors ligne, compatibles avec Windows et les dispositifs Android (Vérifiez les versions homologuées).
      • Circulation électronique des documents publiés avec la signature de prise de connaissance par les utilisateurs.
      • Recherche avancée pour les textes dans le corps des documents [Full-Text Search];
      • Exécution de tâches d’approbation et de publication de documents à partir du navigateur internet sur dispositifs mobiles;
      • Propre visionneuse pour des dizaines de formats d’archives, comme Word, Excel, Autocad, des formats d’image (bmp, tiff, jpeg, etc.) ;
      Conserver/préserver

      Conserver/préserver

      • Entrepôts contrôlés qui optimisent les espaces et réduisent le risque de questions légales et de conformité ;
      • Tableau de temporalité pour déterminer le délai de conservation d’un document et sa destination une fois ce délai passé;
      • Archivage de documents pour définir comment préserver et éviter les risques légaux pour leur conservation;
      • Retrait de documents obsolètes seulement lorsqu’il est possible de les exclure.

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