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    SoftExpert Documento

    Gestione di Documenti e Registri

    Organizzazione e integrità durante tutto il ciclo di vita dei documenti

    SoftExpert Documento

    La gestione, la consegna e il controllo dei documenti sono essenziali per qualsiasi organizzazione. Ogni giorno, le aziende generano e ricevono enormi quantità di informazioni – proposte, documenti delle risorse umane, relazioni finanziarie, ordini di acquisto, contratti, documenti di qualità, disegni tecnici, moduli, pubblicità, e-mail, tra gli altri. Più del 90% di queste informazioni è memorizzato in documenti stampati ed elettronici. Senza una gestione efficiente dei documenti che supportano i processi, le aziende non saranno in grado di aggiungere valore al business. Inoltre, i documenti non dovrebbero essere semplicemente distribuiti in modo intelligente per supportare le attività quotidiane.

    Devono essere controllati da un capo all’altro, per proteggere i beni aziendali ed evitare il contenzioso in un secondo momento.

    SoftExpert Documento è un software che consente alle organizzazioni di gestire in modo efficace ed efficiente la gestione dei documenti elettronici e cartacei per l’intero ciclo di vita: acquisizione, creazione, classificazione, pubblicazione, archiviazione e distruzione. Qualsiasi persona autorizzata – dipendenti, clienti, fornitori o partner – può gestire ed elaborare i propri documenti in modo rapido e sicuro.

    SoftExpert Documento è un Sistema di Gestione dei Documenti che migliora significativamente la comunicazione e il lavoro di squadra in tutti i reparti e aree funzionali. Aiuta ad organizzare, gestire e tenere traccia dei documenti in modo che chiunque possa trovarli facilmente ogni volta che ne abbiano bisogno.

    SoftExpert Documento minimizza anche i rischi e i costi associati a un numero crescente di processi di conformità normativa e corporate governance, come quelli relativi a ISO 9000– Gestione della Qualità, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11 – Manutenzione di Registri Elettronici, Buone Pratiche di Produzione, ISO 14000, ISO 45001, e altri.

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      Catturare/Creare

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      • Classificazione gerarchica dei documenti in categorie;
      • Supporta qualsiasi tipo di file senza modificare il loro formato originale;
      • Perfetta integrazione con le popolari suite di produttività cloud (Office 365, Google Docs), applicazioni desktop come Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Visio) e Open Office, software di disegno CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, ecc.), Adobe PDF, Corel Draw, editor di immagini e molti altri;
      • Uso di modelli nei processi di creazione e revisione di documenti;
      • Archiviazione di file in un database o su server distribuiti con meccanismi di compressione e protezione tramite password;
      • Integrazione del contenuto con sistemi aziendali CRM o ERP.
      Gestione /Revisione

      Gestione /Revisione

      • Controlla l'accesso alle azioni eseguite (visualizzazione, aggiunta, cancellazione e stampa di documenti);
      • Controlla la revisione dei documenti utilizzando un flusso di lavoro standard o personalizzato in base alle esigenze aziendali;
      • Definizione dei diritti di accesso ai documenti per gruppi di utenti e tipi di documenti;
      • Meccanismo di sicurezza per limitare la copia e la stampa di documenti;
      • Filigrana per l'identificazione di copia controllata nella stampa di documenti;
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      • Emissione di liste principali basate su diversi criteri di classificazione;
      • Controllo del check-in e check-out per garantire che lo stesso documento non venga modificato contemporaneamente da più persone;
      • Marcature (markup) e opzioni di tracciamento dei cambiamenti per il monitoraggio delle modifiche specifiche in un documento;
      • Firma digitale con data e ora sui documenti e file PDF conformi ai requisiti normativi e alle conformità, inclusa l'integrazione con la piattaforma DocuSign e ClickSign;
      Consegna /Pubblicare

      Consegna /Pubblicare

      • Cerca documenti da qualsiasi metadata come numero, oggetto, parola chiave, ecc;
      • Applicazioni di visualizzazione documenti online e offline, compatibili con Windows e dispositivi Android (verificare le versioni approvate).
      • Ricerca avanzata di testi sul corpo dei documenti [Full-Text Search];
      • Esecuzione dei compiti per l'approvazione e la pubblicazione dei documenti tramite il web browser su dispositivi mobili;
      • Visualizzatore per dozzine di formati di file, come Word, Excel, Autocad, formati immagine (bmp, tiff, jpeg, ecc.);
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      Conservare/Preservare

      • Repositori controllati che ottimizzano gli spazi e riducono il rischio di problemi legali e conformità;
      • Tabella di temporalità per determinare il termine di custodia di un documento e la sua destinazione dopo tale scadenza;
      • Archiviazione di documenti per definire come preservare ed evitare i rischi legali trattenendoli;
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