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    SoftExpert Documento

    Gestão de Documentos e Registros

    Organização e integridade ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos

    SoftExpert Documento

    A gestão, a entrega e o controle de documentos são essenciais para qualquer organização. Todos os dias, empresas geram e recebem quantidades enormes de informação – propostas, documentos de RH, relatórios financeiros, ordens de compra, contratos, documentos da qualidade, desenhos de engenharia, formulários, anúncios, e-mails, entre outros. Mais de 90% dessa informação é armazenada em documentos impressos e eletrônicos. Sem gerenciar de maneira eficiente documentos que suportam processos, as empresas não poderão agregar valor ao negócio. Além do mais, os documentos não devem simplesmente ser distribuídos de maneira inteligente para apoiar as atividades do dia-a-dia. Eles devem ser controlados de ponta a ponta, para proteger os ativos corporativos e evitar litígios mais tarde.

    O SoftExpert Documento é um software que permite que as organizações automatizem de forma eficaz e eficiente o gerenciamento de documentos eletrônicos e em papel ao longo de todo seu ciclo de vida – capturar, criar, classificar, publicar e armazenar, arquivar e destruir. Qualquer pessoa autorizada – funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros – pode gerenciar e trabalhar em seus documentos de forma rápida e segura.

    O sistema melhora significativamente a comunicação e o trabalho em equipe em todos os departamentos e áreas funcionais. Ele ajuda na organização, na gestão e mantém o controle dos documentos de modo que qualquer pessoa possa facilmente encontrá-los sempre que precisar.

    O SoftExpert Documento também minimiza os riscos e custos associados a um número crescente de processos de conformidade regulamentar e governança corporativa, como os relacionados com a ISO 9000 – Gestão de Qualidade, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11 – Manutenção de Registros Eletrônicos, Boas Práticas de Fabricação, ISO 14000, ISO 45001, e outros.

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      Gestão/Revisão
      Entrega/Publicar
      Guardar/Preservar
      Capturar/Criar

      Capturar/Criar

      • Classificação hierárquica de documentos em categorias;
      • Suporte a quaisquer tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original;
      • Integração perfeita com suítes de produtividade em nuvem populares (Office 365, Google Docs), aplicativos desktop como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Visio) e Open Office, softwares de desenho CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagem e muitos outros;
      • Utilização de modelos nos processos de criação e revisão de documentos;
      • Armazenamento dos arquivos em banco de dados ou em servidores distribuídos com mecanismos de compressão e proteção por senha;
      • Integração de conteúdo com sistemas CRM ou ERP corporativo.
      Gestão/Revisão

      Gestão/Revisão

      • Auditoria de acesso sobre as ações executadas (visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos);
      • Controle de revisão de documentos utilizando workflow padrão ou personalizado de acordo com as necessidades de negócio;
      • Definição dos direitos de acesso aos documentos por grupos de usuários e tipos de documentos;
      • Mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos;
      • Marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos;
      • Controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias de documentos impressas ou distribuídas por e-mail;
      • Emissão de listas mestras a partir de diversos critérios de classificação;
      • Controle de check-in e check-out para garantir que um mesmo documento não será editado simultaneamente por várias pessoas;
      • Marcações (markup) e opções de controle de mudanças para o rastreamento de alterações específicas em um documento;
      • Assinatura digital com carimbo de tempo em documentos e em arquivos PDF, atendendo a requisitos de regulamentos e conformidades, permitindo inclusive a integração com as plataformas DocuSign e ClickSign;
      Entrega/Publicar

      Entrega/Publicar

      • Pesquisa de documentos a partir de quaisquer metadados como número, assunto, palavra-chave, etc;
      • Aplicativos para visualização de documentos on-line e off-line, compatíveis com Windows e dispositivos Android (Verifique versões homologadas).
      • Pesquisa avançada por textos no próprio corpo dos documentos [Full-Text Search];
      • Execução das tarefas de aprovação e publicação de documentos, através do web browser em dispositivos móveis;
      • Visualizador próprio para dezenas de formatos de arquivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagem (bmp, tiff, jpeg, etc.);
      Guardar/Preservar

      Guardar/Preservar

      • Repositórios controlados que otimizam espaços e reduzem o risco de questões legais e conformidade;
      • Tabela de temporalidade para determinar o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo;
      • Arquivamento de documentos para definir como preservar e evitar riscos legais pela retenção dos mesmos;
      • Remoção de documentos obsoletos apenas quando possíveis de serem excluídos.

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