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    SoftExpert Archivio

    Gestione di Documenti e Registri Fisici

    Gestione elettronica dei registri fisici

    SoftExpert Archivio

    Il SoftExpert Archivio è un software che semplifica la gestione di tutto il ciclo vitale dei registri fisici. La soluzione standardizza i processi di archiviazione, in cui ogni documento passa a ricevere un indirizzo fisico, il che consente la sua localizzazione in maniera assai più rapida.

    La soluzione automatizza e gestisce l’archiviazione di documenti, notificando automaticamente i responsabili su richieste di copia, consultazione o prestito, e anche al termine dei periodi di blocco. Con controllo automatizzato dei locali de magazzino e deposito, le organizzazioni possono aggregare valore al contenuto, accelerando i processi di archiviazione, evitando la perdita dei documenti e contenuti in generale, aumentando i livelli di produttività.

    Il SoftExpert Archivio riduce i rischi d’affari, soddisfacendo requisiti di standard e regolamenti internazionali, come ISO 15489, HIPAA, FDA, WFMC, DoD 5015.02-STD, MoReq2, ISO 9000, SOX tra gli altri.

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    Risorse

    • Controlla tutti i luoghi di magazzino e deposito fisico in modo semplice.
    • Organizza documenti fisici per rinforzare l’osservanza di standard legali e regolatori.
    • Stabilisce diverse tabelle di temporalità, per standardizzare i criteri di archiviazione e disposizione finale dei documenti.
    • Guida documenti verso i depositi in modo automatico accelerando i processi di archiviazione.
    • Gestisce richieste di prestito di documenti, nonché termini di restituzione.
    • Gestisce richieste di copia e consultazione di documenti, con registro cronologico degli eventi.
    • Garantisce la tracciabilità dei documenti, per mezzo di risorse di piste di controllo.
    • Controlla la capacità dei depositi fisici, prevenendo e massimizzando potenziali incidenti di immagazzinaggio.
    • Genera etichette di identificazione per documenti, depositi e magazzini.
    • Consente il trasferimento del contenuto a apparecchi esterni, o imprese esterne che si occupino di custodia fisica.
    • Calcola automaticamente i termini di blocco e disposizione dei documenti, notificando via e-mail a utenti, equipe e dipartimenti.
    • Applica controlli di sicurezza per utente, equipe, categoria di documento o anche per il documento.
    • Permette la ricerca di documenti attraverso filtri per utente, dipartimento, meta dato, deposito, tra gli altri.
    • Mette a disposizione analisi rapide sul volume di documenti indicizzati, archiviati, trasferiti o scartati, mediante diversi grafici e relazioni.

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