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    SoftExpert Physische Dateien

    Verwaltung von Dokumenten und physischen Unterlagen

    Elektronische Verwaltung von Dokumenten in Papierform

    SoftExpert Physische Dateien

    Das SoftExpert Physische Dateien ist eine Software, die die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus eines physischen Dokumentes vereinfacht. Die Lösung standardisiert die Prozesse, die bei einer Archivierung Anwendung finden, wobei jedem Dokument eine physische Adresse zugeteilt wird. Damit ist es möglich, dieses wesentlich schneller zu lokalisieren.

    Die Lösung automatisiert und verwaltet die Archivierung von Dokumenten und benachrichtigt die Verantwortlichen automatisch über Anfragen, wie Kopie, Abfrage oder Leihe, als auch bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Mit einer automatisierten Kontrolle der Speicher- und Aufbewahrungsorte können Organisationen den Inhalt mit einem Wert versehen, wodurch die Archivierungsprozesse beschleunigt werden, der Verlust von Dokumenten und Inhalten vermieden und die Produktivität gesteigert wird.

    Das SoftExpert Physische Dateien reduziert Geschäftsrisiken und erfüllt die Anforderungen internationaler Standards und Normen wie ISO 15489, HIPAA, FDA, WFMC, DoD 5015.02-STD, MoReq2, ISO 9000, SOX u.a.

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    Ressourcen

    • Einfache Kontrolle aller physischen Speicher- und Aufbewahrungsorte.
    • Organisation physischer Dokumente, um rechtliche und regulative Normen besser erfüllen zu können.
    • Erschaffung verschiedener Zeittabellen, um die Archivierungskriterien und die Endlagerung von Dokumenten zu standardisieren.
    • Automatische Weiterleitung der Dokumente zu den Aufbewahrungsorten, wodurch die Archivierungsprozesse beschleunigt werden.
    • Verwaltung von Leihanfragen sowie Rückgabefristen.
    • Verwaltung von Kopieanfragen und Abfragen von Dokumenten inklusive chronologischer Registrierung der Ereignisse.
    • Gewährleistete Rückverfolgbarkeit anhand von Prüfpfaden.
    • Leistungsregelung physischer Aufbewahrungsorte, um diesbezüglich möglichen Problemen vorzubeugen und diese zu verringern.
    • Erstellung von Identifikationsetiketten für Dokumente, Aufbewahrungs- und Speicherorte.
    • Ermöglichung der Inhaltsübertragung an externe Medien oder externe Unternehmen, die die Dokumente in physischer Form aufbewahren.
    • Automatische Berechnung von Aufbewahrungsfristen und der Beseitigung von Dokumenten einschließlich einer Benachrichtigung via E-Mail an Anwender, Teams und Abteilungen;.
    • Anlegen von Sicherheitskontrollen je Anwender, Team, Dokumentenkategorie oder je eines Dokumentes selbst.
    • Ermöglichung der Suche nach Dokumenten über Filter nach Anwender, Abteilung, Metadaten, Aufbewahrungsort, u.a.
    • Bereitstellung schneller Volumenanalysen indizierter, archivierter, übermittelter oder ausgesonderter Dokumente über verschiedene Graphiken und Berichte.

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    7 essential practices for optimizing Enterprise Content Management (ECM)

    Seven essential practices for optimizing Enterprise Content Management (ECM) through a unified approach.
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    The concepts and differences between the more used ways to analyze data and apply it for the benefit of business.
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    What is behind this mega buzzword and outlines why it will impact everyone.
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