Integration
Integrationsdienste integrieren SoftExpert-Lösungen mit anderen Anwendungen.
Die Integrationsdienste integrieren SoftExpert-Lösungen mit anderen Anwendungen und stellen die Verfügbarkeit von Schnittstellen und Mechanismen zum Datenaustausch mit Anwendungen anderer Anbieter sicher. Diese Dienste gewährleisten die Integrität der Informationen zwischen den Anwendungen und beseitigen Nacharbeiten, was Produktivitätsgewinne im täglichen Betrieb zur Folge hat. Die Integrationsdienste von SoftExpert öffnen die Türen für unendliche Möglichkeiten des Datenaustauschs zwischen Anwendungen und bieten dem Kunden volle Autonomie bei der Automatisierung seiner Prozesse, die Lösungen verschiedener Anbieter betreffen.
Erfahren Sie mehr über die einzelnen Phasen dieses Dienstes
Die von SoftExpert entwickelten Konnektoren ermöglichen eine automatische und natürliche Integration mit verschiedenen Anwendungen, die die Vorteile eines integrierten Managementsystems ergänzen und verstärken.
Damit die Organisation alle Vorteile der Produktivitäts- und Qualitätsgewinne durch die Verwendung von SoftExpert-Konnektoren nutzen kann, ist es von größter Bedeutung, dass diese Konnektoren ordnungsgemäß von spezialisierten Fachkräften installiert und konfiguriert werden.
Der Konnektor-Installationsservice gewährleistet eine perfekte Integration der Konnektoren in die IT-Umgebung des Kunden. Der gesamte Prozess wird gemäß den von SoftExpert definierten Standardinstallations- und Konfigurationsverfahren durchgeführt, was dem Prozess Sicherheit und Zuverlässigkeit verleiht.
Kundenvorteile
- Spezialisierte Fachkräfte, die sich der Installation von Konnektoren in der IT-Umgebung des Kunden widmen.
- Durchführung der Installation nach Standards, die die Prozessqualität sicherstellen.
- Gewährleistung der Konformität der Umgebung mit den vordefinierten Anforderungen.
- Schnelle und sichere Installation und Konfiguration mit minimalen Eingriffen in die Umgebung.
- Installationsfreigabe zur Sicherstellung der beabsichtigten Integration.
Hauptaktivitäten
- Installation der erworbenen Konnektoren.
- Konfiguration der Konnektoren zur Ausführung in der Umgebung des Kunden.
- Genehmigung der SoftExpert-Anwendungsfunktionen, die über den Konnektor mit der integrierten Software verbunden sind.
Hauptliefergegenstände
- Konnektoren gemäß den Standards installiert.
- Konnektoren hinsichtlich der Interaktionen mit der Umgebung freigegeben.
- Ausführung der Servicedokumentation.
Praktikabilität und Geschwindigkeit bei der Verwaltung von Benutzerkonten. Dies sind die Hauptmerkmale der Integration von SoftExpert-Anwendungen mit Microsoft Active Directory (AD). Ein direkter Vorteil dieser Integration ist die Geschwindigkeit, mit der der Zugriff auf Anwendungen und der Komfort für Benutzer gewährt wird, sodass es nicht notwendig ist, sich einen zusätzlichen Benutzernamen und ein Passwort zu merken (unter vielen anderen).
Die Integration mit Active Directory eliminiert die Notwendigkeit, administrative Informationen manuell zu erfassen und zu pflegen, d.h. Informationen, die mit Benutzern, Abteilungen und Funktionen (Organisationsstruktur) verbunden sind. Prozesse, die mit Aktualisierungen, Deaktivierungen und der Einbindung dieser Informationen verbunden sind, werden automatisch und synchron mit den im Active Directory vorgenommenen Änderungen durchgeführt.
Durch Konfiguration und spezifische Routinen werden Daten zu Benutzern, Abteilungen und Positionen in die Administrations- und Konfigurationsmodule der SoftExpert-Anwendungen importiert.
Ein weiterer Vorteil der Integration mit Active Directory ist die Möglichkeit, ein Single Sign-On durchzuführen, d.h., sobald der Benutzer mit dem Netzwerk verbunden ist, muss er keinen Benutzernamen und kein Passwort eingeben, um auf die SoftExpert-Anwendungen zuzugreifen. Die Authentifizierung im Netzwerk ermöglicht ebenfalls den Zugriff auf Anwendungen. Die Aktivierung von Single Sign-On sollte mit konsistenten Sicherheits- und Authentifizierungsrichtlinien des Unternehmens verknüpft sein.
Modalitäten
Die Integration mit AD umfasst die folgenden Implementierungsmodalitäten: Standard und Erweitert. Jede hat ihre eigenen Merkmale, Vorteile, Nachteile und Implementierungsaufwand. Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zu jeder Modalität.
Modalität „Standard“
Umfang
- AD-Authentifizierung.
- Synchronisierung der Benutzer-ID, des Logins, des Namens und der E-Mail im AD mit der SoftExpert-Anwendung. Die Synchronisierung kann so geplant werden, dass sie in festgelegten Intervallen (allgemeine Synchronisierung aller Benutzer) ausgeführt wird, oder das System kann so konfiguriert werden, dass es die Synchronisierung durchführt, wenn sich der Benutzer im System anmeldet (individuelle Synchronisierung nur für den Benutzer, der sich anmeldet).
Vorteile
- Ein einziges Repository für die Benutzer-Authentifizierung.
- Schnelle Implementierung.
- Ermöglicht Single Sign-On (SSO) (siehe Punkt 8. Einschränkungen).
- Neue Benutzer, die im AD registriert sind, werden während der Synchronisierung in die SoftExpert-Anwendung importiert, wobei die minimalen Informationen für den Zugriff (Benutzer-ID, Login, Name, E-Mail) erforderlich sind.
- Wenn es Änderungen an Informationen wie dem AD-Benutzernamen oder der E-Mail gibt, werden diese bei der Synchronisierung in der SoftExpert-Anwendung geändert.
- Benutzer, die im AD gelöscht wurden, werden bei der Synchronisierung automatisch in der SoftExpert-Anwendung deaktiviert.
Nachteile
- Nach der Synchronisierung haben neue Benutzer, die im AD registriert sind, erst nach einer manuellen Änderung der Zugriffsgruppe, der Abteilung und der Position Zugriff auf die SoftExpert-Anwendung.
- Wenn kein Filter verwendet wird, um AD-Benutzer zu identifizieren, die für die Synchronisierung berücksichtigt werden sollen, werden nach der Synchronisierung alle registrierten Benutzer automatisch in die SoftExpert-Anwendung importiert.
Implementierungsaufwand
- Minimum: Nur das für die Speicherung der Benutzer-ID im AD gewählte Feld sollte mit der Benutzer-ID in der SE Suite übereinstimmen.
- Daten wie Benutzer-ID, Login, Name und E-Mail sollten vollständig im AD ausgefüllt sein.
Modalität „Erweitert“
Umfang
- AD-Authentifizierung.
- Synchronisierung der Benutzer-ID, des Logins, des Namens, der E-Mail, der Abteilung und der Position im AD mit der SoftExpert-Anwendung. Die Synchronisierung kann so geplant werden, dass sie in festgelegten Intervallen (allgemeine Synchronisierung aller Benutzer) ausgeführt wird, oder das System kann so konfiguriert werden, dass es die Synchronisierung durchführt, wenn sich der Benutzer im System anmeldet (individuelle Synchronisierung nur für den Benutzer, der sich anmeldet).
- Abteilungs- und Positionskontrolle über AD.
Vorteile
- Ein einziges Repository für die Benutzer-Authentifizierung.
- Ermöglicht Single Sign-On (SSO) (siehe Punkt 8. Einschränkungen).
- Neue Benutzer, die im AD registriert sind, werden während der Synchronisierung mit den erforderlichen Zugriffsinformationen (Benutzer-ID, Login, Name, E-Mail, Abteilung und Position) in die SoftExpert-Anwendung importiert.
- Wenn es Änderungen an AD-Benutzerinformationen wie Name, E-Mail, Abteilung oder Position gibt, werden diese bei der Synchronisierung in der SoftExpert-Anwendung geändert.
- Benutzer, die im AD gelöscht wurden, werden bei der Synchronisierung automatisch in der SoftExpert-Anwendung deaktiviert.
- Neue Benutzer können jetzt automatisch auf das System zugreifen, wenn eine Standardzugriffsgruppe für neue Benutzer eingerichtet ist.
Nachteile
- Die Beschreibungen der Abteilungen und Positionen, die für Benutzer im AD definiert sind, sollten immer gleich für dieselbe Abteilung und Position sein, andernfalls erstellt das System separate Einträge für dieselbe Abteilung/Position in der SoftExpert-Anwendung. Beispiel:
-
- Benutzer „A“ -> Abteilung: Technologie -> Position: Analyst
- Benutzer „B“ -> Abteilung: Tech. -> Position: Technologie-Analyst
- In der Praxis arbeiten Benutzer „A“ und „B“ in derselben Abteilung (Technologie) und haben dieselbe Position (Technologie-Analyst). Da sie jedoch unterschiedlich geschrieben sind, erstellt der Synchronisierungsvorgang zwei Abteilungen (Technologie und Tech) und zwei Positionen (Analyst und Technologie-Analyst) in der SoftExpert-Anwendung. Ebenso, wenn Abteilungen und Positionen manuell in der SoftExpert-Anwendung registriert wurden, muss die Beschreibung dieser genau den im AD eingegebenen Beschreibungen entsprechen. Andernfalls können Duplikate auftreten, wie im obigen Beispiel erläutert.
- Es sollte äußerste Sorgfalt bei der Manipulation von Abteilungs- und Positionsinformationen im AD und in SoftExpert-Anwendungen walten, um zu verhindern, dass diese Informationen in SoftExpert-Anwendungen dupliziert werden.
- Wenn kein Filter verwendet wird, um AD-Benutzer zu identifizieren, die für die Synchronisierung berücksichtigt werden sollen, werden nach der Synchronisierung alle registrierten Benutzer automatisch in die SoftExpert-Anwendung importiert.
Implementierungsaufwand
- Mittel.
- Der Inhalt der Benutzer-ID, der Abteilungs- und Positionsfelder im AD sollte genau mit denen in der SoftExpert-Anwendung übereinstimmen.
- Alle AD-Benutzer, die Zugriff auf das System haben, sollten die Felder Benutzer-ID, Login, Name und E-Mail, Abteilung und Position korrekt ausgefüllt und im AD überprüft haben.
Kundenvorteile
- Beseitigung der Notwendigkeit, Benutzer-, Abteilungs- und Positionsdaten manuell neu zu erfassen.
- Pflege eines einzigen Datenrepositorys für Systemverwaltungszwecke.
- Änderungen der Zugriffsregeln aufgrund von Neueinstellungen, Entlassungen, Abwesenheiten und Versetzungen von Benutzern werden an einem einzigen Ort verwaltet.
- Informationsintegrität zwischen den beiden Repositories.
- Schnelle Freigabe von Anwendungen für Benutzer in Implementierungsprozessen.
- Möglichkeit, IT-Personalressourcen auf Aktivitäten zu verlagern, die einen höheren Mehrwert bieten.
Hauptaktivitäten
- Basierend auf dem Szenario des Kunden und seinen Anforderungen die Modalität (Light, Standard oder Erweitert) festlegen, die implementiert werden soll.
- Sicherstellen, dass die Daten aus AD und der SoftExpert-Anwendung den Bedingungen der gewählten Modalität entsprechen.
- Mit dem Kunden die Option zur Aktivierung oder Deaktivierung der Single-Sign-On-Funktion bewerten.
- Gegebenenfalls die Integration mit SSO in der gewählten Modalität genehmigen.
- Integration und systemischer Transfer unter Verwendung des IT-Teams des Kunden.
Intelligente Lösung zum Scannen von Dokumenten
Die Vielfalt an Unternehmensinhalten, kombiniert mit dem Volumen und der zunehmenden Geschwindigkeit, mit der diese generiert werden, bereitet vielen Führungskräften Sorgen. Aus diesem Grund wird es zu einer immer größeren Herausforderung, sicherzustellen, dass kritische Geschäftsinformationen erfasst und schnell verfügbar gemacht werden. Die INfuse AX Scanner, entwickelt von Kodak Alaris, integriert mit der SoftExpert Suite-Plattform, erleichtern den Alltag in Unternehmen, die intensiv mit Papierdokumenten arbeiten. Durch eine perfekte Verbindung zwischen Hardware und Software kann ein einfacher Tastendruck auf dem Scanner-Panel das Dokument scannen und einen Prozess im SoftExpert Workflow oder eine Registrierung im SoftExpert Document auslösen. Es ist eine effiziente Möglichkeit, Inhalte in Geschäftsprozesse zu integrieren. Die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen bedeutet, dass gescannte Dokumente in nützliche Informationen umgewandelt werden und leicht verwendet werden können. Dadurch wird die Informationssicherheit gewährleistet, da Inhalte direkt an das System gesendet werden, ohne über E-Mail oder Netzwerkfreigaben zu gehen, was die Chancen für Informationsverletzungen verringert und den Erfassungsprozess einfacher, schneller und intelligenter macht. Alles, was für den Betrieb der Geräte benötigt wird, ist eine Internetverbindung. Die gesamte Lösung funktioniert in der Cloud, von der Konfiguration der Geräte bis hin zur Veröffentlichung und Verwaltung von Dokumenten. Aktivitäten können von einem Webbrowser, Smartphone oder Tablet aus jederzeit und überall durchgeführt und Dokumente eingesehen werden. Diese Technologie gewährleistet die Informationsintegrität, ist benutzerfreundlich und schnell implementiert und dient einer Vielzahl von Segmenten, darunter Finanzdienstleistungen, Bildung, Gesundheit, Versicherungen, Regierung, Kommunikation, Energie, Logistik und Transport, um nur einige zu nennen.
Hauptvorteile:
- Zentralisiert Unternehmensinhalte und gewährleistet die Sicherheit kritischer Informationen.
- Gewährleistet Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Erfassung und Weitergabe von Dokumenten und Aufzeichnungen.
- Verhindert Dokumentenverlust, Fehler und Nacharbeit im gesamten Prozess.
- Bietet Sichtbarkeit von Inhalten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
- Beschleunigt Geschäftsprozesse und erhöht die Produktivität des Teams.
- Gewährleistet Skalierbarkeit und Flexibilität, um sich an neue Marktanforderungen anzupassen.
- Stärkt die Zusammenarbeit und reduziert gleichzeitig Papier- und andere Betriebskosten.
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