Beratung und Implementierung

„Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um deren Anforderungen zu erfüllen. Das Projektmanagement wird durch das Mentoring der Projektmanagementprozesse durchgeführt: Start, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss. Der Projektmanager ist die Person, die für die Erfüllung der Projektziele verantwortlich ist“, Guide to the Project Management Book of Knowledge, 2004.

Durch den Einsatz bewährter Methoden zur Projektplanung und -kontrolle werden die Projektziele definiert und mit der Zusammenarbeit eines multidisziplinären Teams in den drei Bereichen (Projektumfang, Zeit und Kosten) erreicht. Das Ziel unserer bewährten Methodik besteht darin, den richtigen Weg zum Projekterfolg zu definieren und zu übertreffen. Dieser Weg besteht aus einem Lebenszyklus, der den Anfang und das Ende des Projekts verbindet, wobei auch die Hauptaktivitäten und -ergebnisse definiert werden. Das Projektteam verwaltet die Projektaufgaben, die in der Regel Folgendes beinhalten:

• Den Ausgleich widersprüchlicher Anforderungen in Bezug auf Projektumfang, Zeit, Kosten, Risiko und Qualität.
• Zufriedenstellung unterschiedlicher Stakeholder mit unterschiedlichen Bedürfnissen und Erwartungen.
• Erfüllung festgelegter Anforderungen.

Das Ziel dieses Services ist es, die Installation und Komponentenzertifizierung in der Kundenumgebung gemäß den vorgegebenen Hardware-, Software- und Netzwerkanforderungen durchzuführen.

Installation bezieht sich auf die Bereitstellung der Anwendung für den Zugriff, und die Zertifizierung validiert die Anwendungsschnittstellen mit Netzwerk, E-Mail, Datenbank und abhängigen Diensten. Per Definition stellt der Installationsservice die Anwendung mit all ihren Funktionen für den Zugriff im internen Netzwerk des Kunden (Intranet) zur Verfügung. Der Kunde ist verantwortlich für die Bereitstellung der Anwendung für den externen Zugriff (Internet), da der Kunde die Kontrolle über die Sicherheitsregeln und Netzwerkkonfigurationen seiner Umgebung hat.

Das Ziel dieses Pakets ist es, eine fertige virtualisierte Umgebung (VMWare oder Hyper-V) mit dem Linux-Betriebssystem und der bereits installierten SoftExpert Suite bereitzustellen. Diese Umgebung ist bereits zertifiziert und verfügt über alle Komponenten im Zusammenhang mit der Betriebsumgebung und Anwendung, die für eine höhere Leistung und eine bessere Nutzung konfiguriert und angepasst sind.

Das Linux Environment + SoftExpert Suite (virtualisierte Umgebung) Installationspaket bezieht sich auf die Bereitstellung einer von SoftExpert entwickelten virtuellen Maschine, die einsatzbereit für Kunden ist und nur zeitnahe Anpassungen an das Netzwerk, Rechenzentrum und abhängige Dienste erfordert. Der Kunde ist verantwortlich für das Laden der erworbenen Umgebung in die Struktur seiner virtualisierten Systeme (VMWare oder Hyper-V) sowie für die Bereitstellung der Anwendung für den externen Zugriff (Internet), da der Kunde die Kontrolle über die Sicherheitsregeln und Netzwerkkonfigurationen seiner Umgebung hat.

Das Ziel dieses Services ist es, das Arbeitsmodell und das Unternehmensmanagement zu identifizieren, seine Stärken und Schwächen, Schulungsbedarf, Erfolgsfaktoren des Projekts, Nutzungsszenarien und Prozessfluss zu ermitteln.

Im Kontext des SoftExpert-Lösungsimplementierungsprozesses ist dies ohne Zweifel der wichtigste Service. Die Entscheidungen und Maßnahmen, die entsprechend den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden getroffen werden, entwickeln sich aus diesem. Die Art und Weise, wie das System parametrisiert wird und folglich alle Geschäftsprozesse, die von der Anwendung bedient werden, basieren auf dieser Phase.

Durch Interviews mit Managern und Benutzern sowie durch die Analyse von Systemdokumentationen und den bestehenden Prozessen wird eine Studie über die bestehenden Prozesse, Unternehmensziele und die Bedürfnisse und Erwartungen an Verbesserungen der Organisation durch die Nutzung der SoftExpert-Anwendungen durchgeführt. Basierend auf den untersuchten Informationen werden Referenzmodelle für Prozesse erstellt. Diese Modelle sind eine Möglichkeit, den Geschäftsprozess des Unternehmens, in dem die Implementierung erfolgt, darzustellen. Die Modelle werden in solche unterteilt, die die aktuelle Situation beschreiben (sogenannte „AS-IS“-Modelle), und in solche, die die gewünschte zukünftige Situation ausdrücken (sogenannte „TO-BE“-Modelle).

Unter den im Systemreferenzmodell verfügbaren Optionen werden die am besten geeigneten Alternativen ausgewählt, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, wobei das AS-IS-Modell nach Bedarf erstellt wird.

Der Anwendungssetup-Service ermöglicht die Erstellung von Parameterisierungsstandards für die Umgebung, um das vorgeschlagene Szenario zu bedienen. Durch die maximale Nutzung der Funktionalitäten wird dem Kunden zudem eine zukünftige eigenständige Systemverwaltung ermöglicht.

Die anfänglichen Konfigurationen und Parameterisierungen der Aufzeichnungs- und Prozessflussstandards werden durchgeführt. Die Einbeziehung der Hauptnutzer in die Konfigurationsaktivitäten ist von entscheidender Bedeutung, um deren Zufriedenheit und die vollständige Einhaltung der festgelegten Standards sicherzustellen. Nach der Definition der Standards setzen die Hauptnutzer den Prozess fort und schließen die erforderliche Dateneingabe zur vollständigen Parameterisierung ab.

Es werden auch Simulationen im kleinen Maßstab durchgeführt, um die definierten Standards zu validieren und somit erfolgreiche Multiplikationsaktivitäten zu gewährleisten.

Die vom Discovery-Service generierten Informationen (Prozessabbildung und Definition der spezifischen Kundenanforderungen) dienen als wertvolle Referenzquelle für die Parameterisierungsaktivitäten.

Egal wie gut das Team geschult und in den Implementierungsprozess eingebunden ist, es ist natürlich, dass in den ersten Phasen mit einem neuen System Zweifel und Fragen aufkommen.

Das Ziel des Go-Live-Support-Services ist es, die Benutzer vor Ort zu unterstützen, um den Systemstart in die Produktion sicherzustellen und seine Nutzung für einen ausreichenden Zeitraum zu begleiten, um die Operationalisierung der neuen Lösungen abzuschließen.

Die Benutzer fühlen sich wohler, wenn sie beginnen, die neue Anwendung zu nutzen, da sie einen Berater an ihrer Seite haben, der bereit ist, Fragen zu beantworten. Anfangszweifel werden schnell geklärt, und das Maß an Aufmerksamkeit, das zu diesem Zeitpunkt angeboten wird, ist viel höher.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Unterstützung bei der Überwindung von Veränderungswiderständen, die in jedem Implementierungsprozess, der neue Anwendungen beinhaltet, natürlich sind.

Der Go-Live-Support erfolgt in einer Systemproduktionsumgebung, in der die Benutzer ihre Fragen und Zweifel zur neuen Anwendung direkt mit dem Berater klären können, was ihnen bei ihrer Arbeit hilft.

Das Audit des Managementsystems ist immer eine Zeit hoher Anspannung und Angst für eine Organisation, egal wie gut sie vorbereitet ist. Obwohl die normativen Anforderungen im Hinblick auf das Audit klar definiert sind, gibt es immer Spielraum für subjektive Interpretationen. Es ist möglich, dass ein unbemerkter Detail durchrutscht und all die Mühe und Hingabe, die bis dahin investiert wurden, gefährdet.

Mit dem Ziel, Risiken zu minimieren und dem Kunden in diesem wichtigen und entscheidenden Moment Ruhe zu verschaffen, bietet SoftExpert den Pre-Audit Assistance Service an.

Ein SoftExpert-Berater, der auf den ISO 9001-Standard spezialisiert ist, wendet eine Checkliste an, um zu überprüfen, ob aus Sicht der SoftExpert-Systeme alles in Ordnung ist. Eventuelle Anomalien werden sofort identifiziert und zeitnah in die Praxis umsetzbare Aktionspläne erstellt.

Es gibt viele typische Situationen, die vor einem Audit besondere Aufmerksamkeit verdienen, wie z. B. die Freigabe von Aufgaben, Änderungen der Fristen von Aktionsplänen, Voraussetzungen in Dokumenten und Systemzugriffen, unter anderem.

Im Hinblick auf das Audit ist Vorsicht besser als Nachsicht.

Die Prozesse basieren auf dem Betrieb einer Organisation. Sie stellen die Art und Weise dar, wie eine Organisation Eingaben in Ausgaben umwandelt, Wert zu ihren Produkten und Dienstleistungen hinzufügt, ihre Kunden zufriedenstellt und Ergebnisse erzielt.

Die Prozessabbildung ermöglicht einen Blick über isolierte funktionale Aktivitäten hinaus und bietet eine integrierte und ganzheitliche Sicht auf diese Aktivitäten, wodurch sie sich zu einem wichtigen Managementinstrument entwickelt.

Nach dem Abschluss des Prozessabbildungsdienstes besteht die Aufgabe der Automatisierung und Messung einiger Prozesse. Das ist eine Aufgabe, die Zeit und Ressourcen erfordert. Trotz ihrer anerkannten Bedeutung haben Organisationen nicht immer die idealen Voraussetzungen, um dieser Aktivität Priorität einzuräumen. Mit dem Fokus auf dieses Bedürfnis bietet SoftExpert den Service Prozessabbildung, Automatisierung und Messung an. Ein auf Prozesswerkzeuge spezialisierter SoftExpert-Berater ist dafür verantwortlich, alle Prozesse und ihre jeweiligen Indikatoren, die bereits zuvor vom Kunden definiert, aber noch nicht im System erfasst wurden, in das System zu übertragen. So kann sich ein Team von Fachleuten des Kunden auf wertschöpfendere Aktivitäten für das Geschäft konzentrieren und diese eher operationelle Aufgabe SoftExpert überlassen.

Automatisierung 

Der SoftExpert-Berater führt gemeinsam mit dem Kunden auch eine Analyse durch, um die Machbarkeit der Automatisierung des Prozesses über die SoftExpert Workflow-Komponente zu überprüfen, was zu einer automatischen Steuerung des Flusses führt. Die Prozessautomatisierung minimiert die Übertragung von Aufgaben und verkürzt somit die Zykluszeiten. Das System gewährleistet nicht nur eine Verbesserung der Produktion, sondern auch, dass alle Prozessinstanzen den gleichen Regeln folgen und dem definierten Prozessmodell entsprechen.

Messung 

Neben der Abbildung und Automatisierung ist es auch wichtig, zu messen und zu überwachen. Das Messen ist eine Voraussetzung für das effektive Management der Prozesse einer Organisation. Auf Wunsch des Kunden kann der SoftExpert-Berater auch eine Analyse zur Identifizierung geeigneter Indikatoren durchführen, um die Überwachung und Messung der Prozessleistung zu ermöglichen, alles in integrierter Weise über die SoftExpert Performance-Komponente.