Globale Datenschutzrichtlinie

1. ZIEL

SoftExpert Software SA („SoftExpert“ oder „Organisation“) wurde am 1. Februar 1995 gegründet und ist heute ein führendes Unternehmen im Bereich der Informationstechnologie mit dem Hauptziel, seinen Kunden Software und Dienstleistungen anzubieten, die auf die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse ausgerichtet sind und operative Exzellenz in einen echten Wettbewerbsvorteil verwandeln.

Das Geschäft von SoftExpert ist der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen an juristische Personen. Bei der Ausübung ihrer Tätigkeit kann die Organisation jedoch Aktivitäten durchführen, die als Verarbeitung personenbezogener Daten gelten. Bei der Durchführung dieser Vorgänge verpflichtet sich SoftExpert, die grundlegenden Sicherheits- und Datenschutzanforderungen des brasilianischen Allgemeinen Datenschutzgesetzes („LGPD“) einzuhalten.

Der Schutz und die Sicherheit der personenbezogenen Daten, die SoftExpert erhebt, sind von größter Bedeutung. Aus diesem Grund möchte SoftExpert mit diesem Dokument sein Engagement für den Schutz personenbezogener Daten und die Privatsphäre darlegen und dabei Themen wie die Rechte der betroffenen Personen, die Verwendungsformen und Arten der erhobenen Daten, die Rechtsgrundlagen, die die Verarbeitung legitimieren, die Kontaktmöglichkeiten zur Ausübung von Rechten sowie die Kommunikation mit SoftExpert behandeln.

2. ANWENDUNGSBEREICH

Dieses Dokument gilt für alle Inhaber personenbezogener Daten, die von SoftExpert verarbeitet werden, einschließlich Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und allen anderen beteiligten Parteien, im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen.

3. VERWEISE

Im Folgenden sind die Normen aufgeführt, die dieses Dokument übernimmt:

  • a) LGPD – Allgemeines Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (Brasilien).
  • b) NBR ISO 27001 – Informationssicherheits-Managementsysteme - Anforderungen.

4. BEGRIFFE

Für die Zwecke dieses Dokuments gelten die folgenden Begriffe und Definitionen:

4.1 Betroffene Person

Natürliche Person, auf die sich die verarbeiteten personenbezogenen Daten beziehen.

4.2 Verantwortlicher

Bezeichnet die natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts, die für Entscheidungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist. Mit anderen Worten: Sie ist dafür verantwortlich, über die mit den personenbezogenen Daten durchzuführende Tätigkeit zu entscheiden.

4.3 Auftragsverarbeiter

Die natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts, die personenbezogene Daten im Namen des Verantwortlichen und gemäß dem von diesem festgelegten Zweck verarbeitet.

4.4 Personenbezogene Daten

Alle Informationen oder Kombinationen von Informationen, die eine betroffene Person eindeutig identifizieren können, das heißt, ohne dass Zweifel bestehen.

4.5 Sensible personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten über die rassische oder ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen, politische Meinungen, die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder einer religiösen, weltanschaulichen oder politischen Organisation, Daten über die Gesundheit oder das Sexualleben sowie genetische oder biometrische Daten.

4.6 Datenschutzbeauftragter/DPO

Diese Person ist dafür verantwortlich, als Kommunikationskanal zwischen dem Verantwortlichen, den betroffenen Personen und der Nationalen Datenschutzbehörde zu fungieren, wenn es um personenbezogene Daten geht.

4.7 Verarbeitung

Jede Tätigkeit, bei der personenbezogene Daten verwendet werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Erhebung, Erzeugung, Empfang, Klassifizierung, Nutzung, Zugriff, Vervielfältigung, Übermittlung, Verbreitung, Verarbeitung, Archivierung, Speicherung, Löschung und Bewertung.

5. Über die aktuelle Richtlinie

Diese Richtlinie verfolgt folgende Ziele:

  1. Sicherzustellen, dass die Personen, von denen SoftExpert Informationen erhebt, verstehen, welche personenbezogenen Daten SoftExpert verarbeitet, aus welchen Gründen diese verarbeitet und verwendet werden und ob ihre Informationen weitergegeben werden.
  2. Zu erläutern, wie SoftExpert die genannten personenbezogenen Daten verwendet.
  3. Die jeweiligen Rechte und Wahlmöglichkeiten zu erläutern, die Personen in Bezug auf die personenbezogenen Daten haben, die SoftExpert erhebt und verarbeitet, und wie SoftExpert diese Daten schützt.

SoftExpert hofft, dass diese Richtlinie dazu beiträgt, das Engagement des Unternehmens für den Schutz der Privatsphäre seiner Kunden und Dritter, von denen SoftExpert Informationen erhebt, zu verstehen.

6. Rechte und Präferenzen des Einzelnen: SoftExpert bietet den Nutzern Wahlmöglichkeiten und Kontrolle.

Gemäß den geltenden Gesetzen und sofern diese keine Einschränkungen vorsehen, stehen den Personen folgende Rechte zu:

  1. Recht auf Bestätigung und Auskunft: Die betroffene Person hat das Recht zu überprüfen, ob eine bestimmte Organisation ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Ist dies der Fall, hat sie zudem das Recht, auf ihre eigenen Informationen zuzugreifen.
  2. Recht auf Berichtigung unvollständiger, unrichtiger oder veralteter Daten: Dies ist das Recht, von SoftExpert die Änderung oder Aktualisierung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig oder unvollständig sind.
  3. Recht auf Löschung von Informationen, sofern möglich: Die betroffene Person hat das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen, sofern keine Rechtsgrundlage die weitere Speicherung ihrer Informationen in der Datenbank rechtfertigt.
  4. Widerspruchsrecht: (i) das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen; (ii) das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung zu widersprechen.
  5. Recht auf Datenübertragbarkeit: Dies umfasst das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in elektronischem Format anzufordern, sowie das Recht, diese personenbezogenen Daten zur Nutzung in Diensten Dritter zu übermitteln.
  6. Recht auf Widerruf der Einwilligung, wenn die Rechtsgrundlage die Einwilligung ist: Dies umfasst das Recht, den Widerruf jeder zuvor erteilten Einwilligung zu verlangen, mit der die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten genehmigt wurde.
  7. Recht auf Information über die Möglichkeit, die Einwilligung zu verweigern, und über die Folgen der Verweigerung: Je nach Einzelfall kann die verwendete Rechtsgrundlage die Einwilligung sein. In diesem Fall hat die betroffene Person das Recht, klare Informationen darüber zu erhalten, was mit ihren personenbezogenen Daten geschehen wird und was passieren kann, wenn sie der Verarbeitung nicht zustimmt.

Es sei zudem darauf hingewiesen, dass die betroffene Person ihre Rechte durch schriftliche Mitteilung ausüben kann, in der sie angibt, welches Recht sie ausüben möchte, und dass sie auch um Klärung etwaiger Fragen zur Verarbeitung bitten kann. Dazu ist eine E-Mail an dpo@softexpert.com zu senden. SoftExpert beantwortet Anfragen innerhalb der gesetzlichen Frist von 15 Tagen und behält sich das Recht vor, diese Frist zu verlängern, sofern dies ordnungsgemäß begründet ist.

7. Wie SoftExpert personenbezogene Daten erhebt

SoftExpert erhebt personenbezogene Daten auf folgende Weise:

  1. Durch das Ausfüllen von Formularen auf der SoftExpert-Website: SoftExpert empfängt und speichert alle Informationen, die über Kontaktformulare auf seiner Website bereitgestellt werden, sei es zur Beauftragung von SoftExpert-Produkten und -Dienstleistungen oder um Interesse an Werbe- und Marketingmaterialien zu bekunden.
  2. Dritte: SoftExpert erhält bestimmte Informationen von Dritten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Partner, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet.
  3. Daten von Mitarbeitern der Kunden: SoftExpert empfängt und speichert personenbezogene Daten von benannten Mitarbeitern der Kunden, um die Eröffnung von Support-Tickets für den SoftExpert-Support zu zentralisieren.
  4. Daten von Vertragsunterzeichnern: SoftExpert erhält personenbezogene Daten von gesetzlichen Vertretern und Zeugen, die als Unterzeichner von Verträgen und Nachträgen mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten benannt sind.
  5. Cookies: SoftExpert erhebt Daten, um das Browsing-Erlebnis der Nutzer bei der Nutzung der Website der Organisation zu verbessern.
  6. Veranstaltungen: SoftExpert erhebt Daten über Veranstaltungen, an denen das Unternehmen teilnimmt oder die es für Kunden, Partner oder die allgemeine Öffentlichkeit organisiert. Diese Daten werden erhoben, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, wenn ein Interesse an der Aufrechterhaltung des Kontakts besteht.
  7. Recruiting-Plattform und Mitarbeiterdaten: Im Auswahlverfahren zur Besetzung offener Stellen nutzt SoftExpert Software von Drittanbietern, um Informationen zu speichern und die gesamte Kandidatensuche, die Vorstellungsgespräche und die Einstellung durchzuführen. Nach Abschluss dieses Verfahrens wird der Bewerber gebeten, die für die Registrierung erforderlichen Unterlagen und Informationen einzureichen.

Wann immer möglich, verwendet SoftExpert anonymisierte und aggregierte Informationen für Zwecke wie das Testen seiner IT-Systeme, Forschung, Datenanalyse, die Erstellung von Marketing- und Werbemodellen, die Verbesserung seiner Software und Dienstleistungen sowie die Entwicklung neuer Merkmale und Funktionen.

8. Von SoftExpert verarbeitete personenbezogene Daten

Im Rahmen der Geschäftstätigkeit von SoftExpert kann das Unternehmen personenbezogene Daten von Personen verarbeiten, die direkt oder indirekt mit der Organisation in Beziehung stehen, standen oder stehen werden, sowie personenbezogene Daten, die sich speziell auf Kunden, Geschäftspartner, Dienstleister, Mitarbeiter und Gesellschafter beziehen. Diese personenbezogenen Daten können je nach Einzelfall erweitert werden; SoftExpert verarbeitet jedoch hauptsächlich:

  1. Kontakt- und Identifikationsdaten: Informationen, die eine betroffene Person mindestens identifizieren können, wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung und das Unternehmen, für das sie arbeitet. Diese Daten können von SoftExpert auch zur Erbringung von Dienstleistungen für Kunden verwendet werden;
  2. Berufliche Daten: Zusätzlich zu den vorgenannten Daten können auch Daten aus dem beruflichen Kontext des Inhabers, wie Werdegang und Erfahrungen, verarbeitet werden;
  3. Cookies: Cookies sind Informationen darüber, wie Sie die SoftExpert-Website nutzen, etwa die aufgerufenen Inhalte und Links sowie die Zeit, die Sie mit dem Ansehen der Informationen verbringen. Weitere Informationen finden Sie in der Cookie-Leitlinie von SoftExpert.

SoftExpert kann in bestimmten Situationen personenbezogene Daten von Kindern oder Jugendlichen verarbeiten, wobei diese Verarbeitung stets an die Rechtsgrundlage gebunden ist, die sie legitimiert, gemäß dem LGPD (brasilianisches Allgemeines Datenschutzgesetz).

Gegebenenfalls kann SoftExpert sensible personenbezogene Daten verarbeiten. In Fällen, in denen SoftExpert der Verantwortliche ist, hält das Unternehmen Artikel 11 des LGPD (brasilianisches Allgemeines Datenschutzgesetz) ein, der die Einholung der Einwilligung der betroffenen Person vorschreibt oder, wenn keine Einwilligung vorliegt, die Verarbeitung erlaubt, wenn sie unerlässlich ist für die Erfüllung einer gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtung, die ordnungsgemäße Ausübung von Rechten, auch in Verträgen sowie in Gerichts-, Verwaltungs- und Schiedsverfahren, den Schutz des Lebens oder der körperlichen Unversehrtheit der betroffenen Person oder Dritter, den Schutz der Gesundheit ausschließlich in Verfahren, die von Angehörigen der Gesundheitsberufe, Gesundheitsdiensten oder Gesundheitsbehörden durchgeführt werden, oder die Gewährleistung der Betrugsprävention und der Sicherheit der betroffenen Person bei Identifizierungs- und Authentifizierungsverfahren für die Registrierung in elektronischen Systemen, unter Wahrung der in Artikel 9 des LGPD genannten Rechte, außer in Fällen, in denen die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen und den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Die Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten variieren je nach Verwendungszweck und den durchgeführten Tätigkeiten.

In Fällen, in denen SoftExpert als Auftragsverarbeiter tätig ist, beschränkt sich die Verarbeitung personenbezogener Daten auf die Erbringung der Dienstleistung selbst, wobei der Verantwortliche dafür verantwortlich ist, die Rechtsgrundlage korrekt zuzuordnen oder gegebenenfalls die entsprechende Einwilligungserklärung einzuholen.

SoftExpert verarbeitet jedoch nur die für jeden Prozess erforderliche Mindestmenge an personenbezogenen Daten.

9. Rolle von SoftExpert als Verantwortlicher und/oder Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten

Je nach formalisiertem Rechtsverhältnis kann SoftExpert die Position des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters einnehmen, entsprechend den in diesem Dokument dargelegten Begriffen und im Einklang mit dem LGPD (brasilianisches Allgemeines Datenschutzgesetz).

Wenn es daher SoftExpert obliegt, die Zwecke, Mittel und Entscheidungen hinsichtlich der Datenverarbeitung festzulegen, gilt die Organisation als Verantwortlicher, wie dies beispielsweise bei den personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter der Fall ist.

Wenn SoftExpert jedoch Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet, gilt das Unternehmen als Auftragsverarbeiter, beispielsweise wenn SoftExpert für den Kunden Verwaltungsdienste für Cloud-Umgebungen erbringt. Darüber hinaus können auch Dienstleister, Berater und Partner als Auftragsverarbeiter tätig werden, wenn sie Datenverarbeitungsvorgänge im Auftrag von SoftExpert-Kunden durchführen.

Unabhängig von der Rolle, die SoftExpert bei der Ausübung seiner Tätigkeiten einnimmt, erklärt SoftExpert mit diesem Dokument, dass es über gute Data-Governance-Praktiken verfügt und dabei die Art, den Umfang, den Zweck, die Wahrscheinlichkeit und die Schwere der Risiken und Vorteile berücksichtigt, die sich aus der Verarbeitung der Daten der betroffenen Person ergeben.

10. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Artikel 7 des LGPD (brasilianisches Allgemeines Datenschutzgesetz) legt die Rechtsgrundlagen fest, die die Verarbeitung personenbezogener Daten legitimieren; das heißt, er führt die Umstände auf, die die Durchführung von Tätigkeiten gestatten, die als Datenverarbeitung gelten. Das Gesetz bestimmt, dass jeder Prozess, der eine Datenverarbeitung beinhaltet, auf mindestens einer Rechtsgrundlage beruhen muss, die den Vorgang gestattet.

SoftExpert kann personenbezogene Daten in den folgenden Situationen verarbeiten:

  1. wenn die betroffene Person die Verarbeitung ihrer Daten genehmigt und ihre Einwilligung dazu erteilt.
  2. zur Erfüllung einer gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtung, die durch Gesetz oder eine zuständige Behörde auferlegt wird.
  3. zur Erfüllung von Verträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Zusammenhang mit einem Vertrag, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist.
  4. zur ordnungsgemäßen Ausübung von Rechten in Gerichts-, Verwaltungs- oder Schiedsverfahren.
  5. zum Schutz des Lebens oder der körperlichen Sicherheit des Inhabers oder Dritter.
  6. zur Wahrung der berechtigten Interessen von SoftExpert oder Dritter, außer wenn die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen und den Schutz personenbezogener Daten erfordern.
  7. zum Schutz von Krediten, einschließlich der Bestimmungen der einschlägigen Gesetzgebung.

Darüber hinaus investiert SoftExpert in technische und organisatorische Maßnahmen, setzt diese ein und unternimmt erhebliche Anstrengungen zu ihrer Umsetzung, um personenbezogene Daten vor unbefugtem und unrechtmäßigem Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen und Lösungen berücksichtigen die Art, den Kontext, die Risiken, die Zwecke und die Kosten ihrer Anwendung.

11. Internationale Datenübermittlungen

SoftExpert verarbeitet personenbezogene Informationen sowohl im Inland als auch in Ländern mit ähnlicher oder gleichwertiger Gesetzgebung. Wenn SoftExpert in diesem Zusammenhang Daten grenzüberschreitend verarbeitet, wahrt das Unternehmen die Rechte der betroffenen Personen und ergreift technische und organisatorische Maßnahmen, die geeignet sind, die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen zu schützen.

Darüber hinaus kann SoftExpert personenbezogene Daten weitergeben, um zu Ermittlungen und zur Betrugsprävention beizutragen, wenn entsprechende Anfragen der zuständigen Behörden vorliegen, sofern diese mit den gesetzlichen Anforderungen, Vorschriften oder dem geltenden Rechtsverfahren im Einklang stehen.

12. Speicherung und Entsorgung von Daten

SoftExpert kann die erhobenen personenbezogenen Daten so lange aufbewahren, wie dies erforderlich ist, um die Dienstleistungen zu erbringen, die das Unternehmen seinen Kunden anbietet, sowie für legitime und wesentliche geschäftliche Zwecke, etwa um die Leistungsfähigkeit seiner Software aufrechtzuerhalten, datengestützte Geschäftsentscheidungen über Funktionen und Angebote zu treffen, seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und Streitigkeiten beizulegen.

Sobald der Zweck, für den sie bestimmt waren, erfüllt ist, können diese Informationen gelöscht werden, sofern keine andere Rechtsgrundlage ihre weitere Aufbewahrung rechtfertigt.

13. Sicherheit personenbezogener Daten

SoftExpert verpflichtet sich, die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten zu schützen und sicherzustellen, dass sie vor unbefugtem Zugriff, Zerstörung, Verlust, Veränderung, unzulässiger Übermittlung oder unbefugter Offenlegung geschützt sind. Obwohl wir uns bemühen, ein hohes Sicherheitsniveau aufrechtzuerhalten, ist darauf hinzuweisen, dass kein System vollständig vor Risiken gefeit ist.

Um einen angemessenen Schutz zu gewährleisten, setzt SoftExpert Lösungen ein, die den besten auf dem Markt verfügbaren technischen Praktiken folgen, und berücksichtigt dabei die Implementierungskosten, die Art und den Kontext der Datenverarbeitung, ihre spezifischen Zwecke sowie die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.

SoftExpert verfügt außerdem über die Zertifizierung nach ISO 27001:2022, die das Bestehen eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) bescheinigt. Dieses System umfasst Richtlinien, Verfahren und Prozesse, die den Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen steuern. Im Rahmen dieser Verpflichtung werden regelmäßig interne und externe Audits durch Zertifizierungsstellen durchgeführt, die eine kontinuierliche Verbesserung und die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards gewährleisten.

Darüber hinaus verpflichtet sich SoftExpert, die betroffenen Personen unverzüglich zu benachrichtigen, wenn ein Sicherheitsvorfall eintritt, der erhebliche Risiken oder Schäden für ihre Rechte und Freiheiten verursachen kann, und alle erforderlichen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Es ist zu beachten, dass SoftExpert gemäß dem Allgemeinen Datenschutzgesetz (LGPD) nicht für Ereignisse haftbar gemacht werden kann, die ausschließlich von Dritten oder von der betroffenen Person selbst verursacht wurden.

Schließlich stellt SoftExpert sicher, dass die von ihm verwalteten personenbezogenen Daten auf der Grundlage der Grundsätze der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sowie im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen und den Standards der Informationssicherheit verarbeitet werden.

14. Datenschutzbeauftragter (DPO)

Der Datenschutzbeauftragte (DPO) ist die vom Verantwortlichen benannte Person, die als Kommunikationskanal zwischen dem Verantwortlichen, den betroffenen Personen und der ANPD (brasilianische Nationale Datenschutzbehörde) fungiert.

Datenschutzbeauftragte (DPO) von SoftExpert ist Daniele da Silva Novais, die per E-Mail unter dpo@softexpert.com erreichbar ist.

15. Kontaktaufnahme

Wenn Sie Fragen zu diesem Dokument oder zum Umgang der Organisation mit personenbezogenen Daten haben, können Sie uns über die folgenden Kontaktmöglichkeiten erreichen:

  1. Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter: SoftExpert Software SA
  2. Telefon: +55 (47) 2101-9900
  3. DPO/Datenschutzbeauftragter: dpo@softexpert.com