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    SoftExpert ECM

    Dokumente und Datensatzmanagement

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    Home » SoftExpert ECM

    Die Herausforderung

    Täglich erstellen die Organisationen ein riesiges Volumen an unstrukturierten Inhalten, einschließlich Kundenprofile, Bestellungen, Mitarbeiterdaten, Finanzberichte, Formulare, Rechnungen, Verträge, interne Abläufe, technische Zeichnungen, E-Mails, u.a. Die Herausforderung des Umgangs mit Papieren, Dokumenten, Aufzeichnungen und digitalen Inhalten steigt zunehmend. Studien haben gezeigt, dass unstrukturierte Inhalte aus mindestens 80 % oder mehr der gesamten Unternehmensinformationen bestehen und zwischen 65 % und 200 % pro Jahr wachsen, abhängig von dem industriellen Sektor.

    In den meisten Unternehmen existieren die Inhalte in Papier- und Digitalform oft in einem Zustand des “nichtverwalteten Chaos”. Dieser Inhalt wird an mehreren Orten gespeichert, wie auf Computer-Laufwerken, Netzwerkfreigaben, Dateiordnern und Mappen ohne eine konsistente Taxonomie, um ihre Natur zu identifizieren. Dies erschwert den Benutzern, die Inhalte, die sie für die alltäglichen Aktivitäten brauchen, zu finden und wiederzuverwenden. Das Ergebnis auf Suche und Neuerstellung von Informationen ist verlorene Zeit, neben der Förderung weniger effiziente Praktiken, wie die E-Mail-Benutzung, anstelle eines kollaborativen Dokumenten-Management-Tools zu verwenden.

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    Die Unternehmen nehmen die Enterprise Content Management-Plattformen an (Enterprise Content Management – ECM), um die Herausforderungen mit den nicht verwalteten Informationen zuzuordnen. Die Enterprise Content Management-Lösungen [ECM] steigern die Produktivität und die geschäftliche Flexibilität, fördern einen besseren Zugang zu Informationen und die Schaffung einer Infrastruktur für den Austausch, Sicherheit und Wiederverwendung vom Inhalt im gesamten Unternehmen. Eine Enterprise-Content-Management-Plattform ermöglicht den Unternehmen, die Hardware- und Softwarekosten zu reduzieren, neben der Integration der wichtigsten Informationen in einem einzigen Pfad, neue Möglichkeiten zu erkunden und sich schnell an neue Geschäftsanforderungen anzupassen.

    Die Lösung – SoftExpert ECM

    SoftExpert ECM-Lösung ist eine komplette und webbasierte Lösung, die alle wichtigsten Content-Management-Ressourcen anbietet. Die sind erforderlich, um Inhalte zu erstellen, erfassen, verwalten, speichern, bewahren und verteilen in Bezug auf die Organisationsprozesse. Sie ist die perfekte Lösung, um den unstrukturierten Inhalt zu zentralisieren und den Lebenszyklus der Inhalte komplett zu verwalten.

    SoftExpert ECM-Lösung liefert einen Satz von Enterprise-Content-Management-Funktionen, bietet eine Plattform an, die die Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen, Arbeitsabläufe, Forschung und Archivierung umfasst. Sowie spezifische Anwendungen, wie die Verwaltung von Verträgen und technische Dokumente, die alle in einer einzigen vollständigen webbasierten Lösung integriert sind.

    SoftExpert ECM-Lösung ist eine leistungsstarke und flexible Lösung, um Prozesse im gesamten Unternehmen zu automatisieren, die auf dem Inhalt orientiert sind. Es ist möglich, jedes Dokument zu analysieren und zu klassifizieren, seien es gut strukturierte Dokumente, z. B. Formulare, bis nicht so gut strukturierte Dokumente, wie verschiedene Anfragen oder informelle Datensätze. Sobald die Dokumente klassifiziert wurden, verwendet die SoftExpert ECM-Lösung die optische Zeichenerkennung (OCR), um die erwünschten Datenfelder automatisch zu erfassen. Das Endergebnis beschleunigt die Verfügbarkeit der Daten im System, eliminiert manuelle Dateneingaben und fördert die Prozesse.

    Enterprise Content Management – ECM

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    Durch die Kombination von ECM-Funktionalitäten mit einer leistungsstarken Business Prozess Management-Lösung (BPM), Sicherheit und Audit, bietet die SoftExpert ECM-Lösung eine komplette Content-Management-Infrastruktur, die die organisatorischen Inhalte verwaltet, unabhängig von der Art (physisch oder digital), die die bestehenden Governance-Praktiken integriert, die die flexiblen Dashboards, Berichte und Arbeitsabläufe anpasst.

    SoftExpert ECM-Lösung bietet einen vollständigen konfigurierbaren Arbeitsablaufmechanismus an, um Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit den Inhalten zu automatisieren. Dazu gehört eine einfache Überprüfung oder Genehmigung eines Dokuments bis zu komplexen Geschäftsprozessen. Die Benutzer können Dokumente erstellen und überarbeiten, sie an ihren Kollegen oder Vorgesetzten zum Überprüfen senden und wenn sie einmal genehmigt sind, können Sie das Dokument dem gesamten Unternehmen weitergeben. Alle Objekte unterliegen der Versionskontrolle und Sicherheit, bieten einen umfassenden Audit-Trail und die Einhaltung der geltenden Regeln und Vorschriften.

    • Content capturing and indexing

      Content capturing and indexing

    • Document centric workflows

      Document centric workflows

    • Digital signature

      Digital signature

    • Physical records management

      Physical records management

    • Audit trail

      Audit trail

    • Monitoring portals

      Monitoring portals

    Hauptvorteile der Lösung

    Zentralisierung des gesamten Unternehmeninhaltes in einem einzigen Ambiente, Beschleunigung des Zugriffs auf Informationen.

    Kostenreduktion für die Lagerung von physischen Dokumenten.

    Verringerte Notwendigkeit für den Dokumentendruck und Verarbeitung auf Papier.

    Gewährleistete Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.

    Vereinfachte und beschleunigte Prozesse der Erstellung, Überprüfung und Veröffentlichung von Dokumenten.

    Erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit durch den Echtzeit-Zugriff auf Inhalte.

    Beseitigung von Verzögerungen und Ineffizienzen aufgrund veralteter Dokumente und manueller Prozesse.

    Steigerung der Produktivität im gesamten Unternehmen durch die Standardisierung von Dokumentenkontrollprozessen.

    Automatisierung der Erkennung von Zeichen und Verringerung der Risiken von Fehlinhaltsindizierung.

    Vollständige Transparenz bei Aktivitäten, Terminen und Arbeitsbelastung der Teams; Ermöglichung der Identifizierung von Lücken und Engpässen.

    Gewährleistete größere Unterstützung für Governance-, Risk- und Compliance-Initiativen und Bereitstellung eines sicheren Zugriffes auf die Unternehmensinhalte durch die Standardisierung von Aktivitäten und die auf Richtlinien basierende Bewahrung von Inhalten.

    Demonstration und Katalog Weitere Informationen ONLINE PRÄSENTATION
    Ressourcen für die Lösung

    Ressourcen

    DOKUMENTENERFASSUNG

    Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen.

    TASKMANAGER

    Zentraler Taskmanager mit Terminkontrolle.

    BEARBEiTUNG

    Erweiterte Dokumentbearbeitung mit Google Docs und Microsoft Office 365

    LOKALISIERUNG

    Einfacher und präziser Inhaltsort durch verschiedene Filter.

    ANZEIGE

    Anzeige von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die in dem System integriert sind.

    PORTALE

    Echtzeit-Leistungsüberwachung über personalisierte Portale

    Lösungsübersicht

    Lösungsübersicht

    (Sollten Sie das Video nicht ansehen können, klicken Sie hier)

    Investitionsrentabilität

    Zunehmend wurde die ECM-Lösung als Enterprise-Anwendung und als Schlüsseltechnologie bei der Verringerung der Verwaltungskosten, bei der Verbesserung der organisatorischen Effizienz und beim profitablen Wachstum angesehen.

    In der Regel, wenn Profis das ROI einer Investition diskutieren, denken Sie vor allem an "finanzielle Vorteile", weil das ROI in der Regel als eine Maßnahme zur Kostensenkung oder Gewinnerhöhung gesehen wird, direkt auf eine Investition zugewiesen. Jedoch heute müssen die Organisationen auch die "nicht finanziellen" Vorteile einer Investition berücksichtigen.

    Finanzielle Vorteile sind die Auswirkungen auf das Budget und die Unternehmensfinanzierung, wie z.B. die Kostensenkung oder die Umsatzsteigerung. Dies ist nur ein Aspekt des ROIs.

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    Nicht-finanzielle Vorteile sind als “immaterielle Vorteile” oder “nicht quantifizierbare” in einer Investition bekannt. Diese Vorteile können das echte ROI darstellen und die Auswirkungen auf den Betrieb und die Unternehmensproduktivität umfassen, die nicht direkt die Zunahme des positiven Cashflows übersetzen. Diese “nicht-finanziellen” Vorteile sind fast immer auf wichtige geschäftliche Aktivitäten konzentriert, notwendig, um die Anforderungen mit den Kunden, Partnern oder regulatorischen Partnern zu erfüllen.

    SoftExpert ECM-Suite produziert positive Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung und auf die strategischen Ziele. Diese Auswirkungen umfassen eine höhere Kundenzufriedenheit, eine bessere Nutzung der Informationen und reduzierte Zykluszeiten.

    Die Berechnung der Leistungen von der ECM-Lösung können entweder direkt durch die Reduzierung der Papierkosten und Archivierung oder als indirekt durch die Verbesserung der Qualität oder Produktivität sein. Beide sollten gemessen werden, um einen Business Case für ECM durchzuführen.

    Nach Einschätzungen, ein typisches Unternehmen mit 1. 000 Fachleuten, dass im Bereich Information und Wissen (Erstellung, Überprüfung, Austausch, Verteilung) verknüpft arbeitet, gibt durchschnittlich 2,5 $ bis $ 3,5 Millionen pro Jahr aus, auf der Suche nach nicht vorhandenen Informationen beim Versuch, vorhandene Informationen zu finden oder Informationen neu zu erstellen, die nicht mehr gefunden werden können. Obwohl Gartner schätz, dass ein wirksames Enterprise Content Management [ECM] die Gesamtkosten für Dokumente und Aufzeichnungen in 40% reduzieren kann.

    Die SoftExpert ECM-Suite bietet folgende Vorteile:

    Finanzielles ROI:

    • Reduziert drastisch die Speicherkosten der aktuellen Datei (umfasst den Wert des Platzbedarfs des Raumes, hält die Kosten der Schränke/Aktenschränke von Dokumenten, die Kosten für Ordner und Dateien von Datensätzen, sowie Tabellen für die Dokumentenanalyse und andere Einrichtungsgegenstände.)
    • Beseitigt die Kosten für Zwischen- und permanente Lagerung der Dateien durch die Kontrolle und zentrales Repository von Dokumenten (umfasst den Wert des Platzbedarfs des Raumes, Kosten für das Outsourcing der Dokumentenlagerung, Kosten für den Zugriff auf Dokumente, Kosten für physische Gegenstände, wie Kartons, Etiketten, usw.)
    • Reduziert die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten, die benötigt wird, um die Zentren der Zwischen- und dauerhaften Speicherung von Papierdokumenten zu unterstützen.
    • Kürzt die Druckkosten und den Papiererwerb durch die Verwaltung und den Vertrieb von elektronischen Dokumenten.
    • Beseitigt die “versteckten Kosten” von der Existenz der Dokumente in lokalen Dateien, persönlichen Dateien und kleine “inoffizielle” Bereiche von Abteilungsdateien.
      • (Ich halte Kopien von Berichten auf meinem Schreibtisch, denn es dauert lange Zeit, sie im Dateiraum zu erhalten und darüber hinaus kann jemand bereits die Unterlagen entnommen haben.)
    • Verhindert die Betreibungskosten und den Ersatz verlorener Dokumente, die durch den Gebrauch missbraucht und abgenutzt werden. Wie viel kostet es, ein verlorenes Dokument neu zu erstellen, ein verlorenes Dokument zu finden und ein Dokument zu ersetzen, das nicht mehr lesbar ist?
      • Unternehmen geben durchschnittlich $ 20 Dollar in Arbeitskraft aus, um ein Dokument zu archivieren, $ 120 Dollar, um ein falsch archiviertes Dokument zu finden und $ 220 Dollar, um ein verlorenes Dokument neu zu erstellen. (Quelle: AIIM)
    • Reduziert die Kosten bei rechtlichen Fragen aufgrund der Reduzierung von Datensätzen, die durchsucht werden müssen, (durch die Erfassung und ordnungsgemäße Entsorgung von Datensätzen) und die Verwendung von Suchmaschinen mit effizienteren und präziseren Filtern.
    • Erhöht die Unternehmensumsätze und senkt die Gesamtbetriebskosten …
      • … verringert die Papierhandhabungskosten;
      • … kürzt die Archivierungskosten, Vervielfältigung und Wiederherstellung in externen Repositorien;
      • … reduziert die Ausfallzeiten der Unternehmen im Falle von Naturkatastrophen;
      • … vereinfacht den Geschäftskontinuitätsplan;
      • … verwendet den derzeit benötigten Speicherplatz, um Papier mit produktiven Aktivitäten und schaffende Einnahmen zu speichern;
      • … verbessert die Nutzung von digitalen Ressourcen;
      • … erhöht die Zusammenarbeit auf Daten und Wissen.

    Investition

    • Die Investition in der SoftExpert ECM-Lösung hängt von der Größe des Unternehmens in der Einführungsmethodik ab.

    Return on Investment (%)

    • ((((Gesamte jährliche Einsparung) x Anzahl der Jahre) – Anfangsinvestition) / Anfangsinvestition x 100.

    Rücklaufzeit – Payback (Jahre)

    • Anfangsinvestition / gesamte jährliche Einsparung.

    Nicht finanzielles ROI:

    • Erhöht die Produktivität durch das elektronische Content-Management, die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Verteilung und verbesserte Zykluszeiten, in dem Maße, dass nur die neusten Versionen der Dokumente zur Verfügung stehen.
    • Spart Zeit durch eine zentrale Verwaltung der Inhaltsversionen.
    • Spart IT-Ressourcen, während der Inhalt gespeichert ist und sich in einem zentralen Repository befindet.
    • Beseitigt elektronische und physische persönliche Kopien, die in der gesamten Organisation verstreut sind.
    • Reduziert die physischen Ressourcen, sobald das Papier nicht mehr gedruckt und überprüft wird und mehrere Versionskopien archiviert werden.
    • Führt das Wachstum der Kundenbindungsrate, die Marktpräsenz und die Betriebseinnahmen durch die Kundenzufriedenheit.
    • Unterstützt die Initiativen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und richtet ein Management-Umfeld für Unternehmensdaten ein.
    • Reduziert die Verarbeitung von Papier und das Drucken von Berichten durch umfassende Dashboards und benutzerdefinierte Abfragen des Inhalts.
    • Verkürzt den Projektbeginn, verkürzt die Lernkurve der Mitglieder eines Projektteams und spart Zeit, da die Prozesse, Verfahren und Dokumentvorlagen erzeugt und wiederverwendet werden.

    Denken Sie daran! Das ROI kann nicht separat berechnet werden. Das ROI, dass Sie für Ihre ECM-Initiative entwerfen, wird wahrscheinlich anders sein als das ROI, dass Sie am Ende erreichen werden, das ist, weil es viele Faktoren gibt, wie z. B. – die Mitarbeiterfluktuation, neue Initiativen von Konkurrenten, Veränderungen der Lieferanten – die das ROI Ihres Projekts auswirken können. In diesem Fall sollten Sie bedenken, dass das ROI nicht immer messbar in brasilianischen Reais oder Dollar ist.

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