Täglich erstellen die Organisationen ein riesiges Volumen an unstrukturierten Inhalten, einschließlich Kundenprofile, Bestellungen, Mitarbeiterdaten, Finanzberichte, Formulare, Rechnungen, Verträge, interne Abläufe, technische Zeichnungen, E-Mails, u.a. Die Herausforderung des Umgangs mit Papieren, Dokumenten, Aufzeichnungen und digitalen Inhalten steigt zunehmend. Studien haben gezeigt, dass unstrukturierte Inhalte aus mindestens 80 % oder mehr der gesamten Unternehmensinformationen bestehen und zwischen 65 % und 200 % pro Jahr wachsen, abhängig von dem industriellen Sektor.
In den meisten Unternehmen existieren die Inhalte in Papier- und Digitalform oft in einem Zustand des “nichtverwalteten Chaos”. Dieser Inhalt wird an mehreren Orten gespeichert, wie auf Computer-Laufwerken, Netzwerkfreigaben, Dateiordnern und Mappen ohne eine konsistente Taxonomie, um ihre Natur zu identifizieren. Dies erschwert den Benutzern, die Inhalte, die sie für die alltäglichen Aktivitäten brauchen, zu finden und wiederzuverwenden. Das Ergebnis auf Suche und Neuerstellung von Informationen ist verlorene Zeit, neben der Förderung weniger effiziente Praktiken, wie die E-Mail-Benutzung, anstelle eines kollaborativen Dokumenten-Management-Tools zu verwenden.
