Lernen Sie die Lösung zur Vereinfachung des Managements Ihrer Dokumente kennen
Verbessern Sie die Verwaltung Ihrer geschäftlichen, physischen und digitalen Dokumente sowie Aufzeichnungen über eine vollständig webbasierte Plattform mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche.
Wichtigste Vorteile
Zentralisierung
Speichern Sie Inhalte zentral und reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit doppelter oder veralteter Daten. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Zugriff auf Informationen in den neuesten Versionen haben, wann immer sie diese benötigen.
Höhere Produktivität
Eliminieren Sie Engpässe, optimieren Sie den Zugriff auf Inhalte, gewährleisten Sie die Integrität und Sicherheit von Informationen und erzielen Sie Ergebnisse in kürzerer Zeit.
Reduzierung der Kosten
Verringern Sie den Bedarf an Papier, Schränken, Kisten und Ordnern auf drastische Weise. Automatisieren Sie manuelle Prozesse und senken Sie die Kosten im gesamten Unternehmen.
Zusammenarbeit
Kombinieren Sie ECM-Funktionen mit Geschäftsprozessmanagement (BPM) und arbeiten Sie mit einer soliden und robusten Infrastruktur, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams zu fördern.
Compliance
Eliminieren Sie Aktivitäten, die Ihr Unternehmen Compliance-Risiken aussetzen. Standardisieren Sie Prozesse und erfüllen Sie die Anforderungen von Standards wie ISO 9000, HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Part 11 und mehr.
Offline-Nutzung
Halten Sie Ihre Dokumente immer griffbereit! Greifen Sie von überall auf Ihre Inhalte zu – und ohne dabei auf eine Internetverbindung angewiesen zu sein.
Eine einzige, integrierte Plattform
SoftExpert ECM ist eine Komplettlösung, mit der Sie Inhalte im Zusammenhang mit organisatorischen Prozessen erstellen, erfassen, verwalten, speichern, aufbewahren und verteilen können. Die Lösung ist das ideale ECM/EDM-Tool, um unstrukturierte Inhalte zu zentralisieren und ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten.
Erweiterte Erfassung
- Erfassen Sie automatisch Daten aus verschiedenen Quellen wie Scannern, E-Mails, Netzwerkverzeichnissen, Webdiensten, MS Office, Google Docs, Office365 und mehr.
- Konvertieren Sie Aufzeichnungen und Dokumente in Papierform sowie elektronische Dateien mithilfe der Optical Character Recognition (OCR)-Technologie in geschäftsrelevante digitale Inhalte.
- Kontrollieren Sie alle Arten von Inhalten, einschließlich Verfahren, Rechnungen, Verträge, Berichte, Zeichnungen, Videos und andere.
Sichere und organisierte Verwaltung
- Standardisieren Sie Sicherheitskontrollen und schützen Sie Ihre Inhalte vor Verlust und Missbrauch.
- Richten Sie verschiedene Kategorien ein, um Ihre Dokumente zu klassifizieren, zu organisieren und zu verwalten.
- Automatisieren Sie die Workflows für die Überprüfung und Genehmigung, die E-Signaturen sowie die Veröffentlichung von Dokumenten.
- Überwachen Sie Ereignisse wie Anzeigen, Drucken, Überprüfen oder Löschen über eine vollständige Prüfkette.
Einfache Bereitstellung von Inhalten
- Finden Sie Dokumente anhand beliebiger Metadaten wie Kennnummer, Betreff oder Stichwort mithilfe Ihres Computers oder Smartphones.
- Erhalten Sie automatische Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse, z. B. die Genehmigung eines Dokuments oder wenn sich deren Frist nähert.
- Erstellen Sie Portale für Führungskräfte mithilfe von Analysetools. Verschaffen Sie sich einen vollständigen Einblick in Muster, Trends und Abweichungen und erhalten Sie Input für die Entscheidungsfindung und die kontinuierliche Verbesserung.
Optimierte Aufbewahrung
- Verabschieden Sie sich von Papierbergen und all den dazugehörigen Einschränkungen und Unannehmlichkeiten.
Sollten physische Aufzeichnungen jedoch weiterhin notwendig sein, behalten Sie die organisierte Kontrolle über die Papierkopien. - Standardisieren Sie Repositories über eine Datenbank, ein kontrolliertes Verzeichnis oder Amazon S3. Optimieren Sie die Kontrolle und reduzieren Sie Rechts- und Compliance-Risiken.
- Erstellen Sie Zeittabellen, in denen der Zeitraum der Aufbewahrung eines Dokuments und sein Bestimmungsort nach diesem Zeitraum festgelegt sind.