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    SoftExpert Dokument

    Management von Dokumenten und Aufzeichnungen

    Organisation und Integrität während des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten

    SoftExpert Dokument

    Dokumentenmanagement, Lieferung und Kontrolle sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
    Täglich erhalten und erzeugen die Unternehmen unglaubliche Mengen an Informationen – Angebote, Personaldokumente, Finanzberichte, Bestellungen, Verträge, Qualitätsdokumente, technische Zeichnungen, Formulare, Anzeigen, E-Mails – und die Liste geht weiter. Mehr als 90% dieser Informationen wird auf Papier und elektronische Dokumente gespeichert. Die Unternehmen können keinen Unternehmenswert erstellen und hinzufügen ohne die Dokumente proaktiv zu verwalten, die Ihr Unternehmen unterstützen. Darüber hinaus sollten die Dokumente nicht nur weitergeleitet werden, um die täglichen Aktivitäten zu unterstützen, aber müssen auch gewährleistet und kontrolliert werden, von einem Ende zum anderen, um die Unternehmenswerte zu unterstützen und spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

    SoftExpert Dokument ist eine Software, die es ermöglicht, dass die Unternehmen effektiv und effizient die Verwaltung elektronischer Dokumente und auf Papier automatisieren, während ihres gesamten Lebenszyklus – erfassen, erzeugen, klassifizieren, veröffentlichen und speichern, archivieren und zerstören. Jede autorisierte Person (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder Partner) kann die Dokumente schnell und sicher verwalten und bearbeiten.

    Die SoftExpert Dokument ist ein Dokumentenmanagementsystem, das die Kommunikation und Teamarbeit in allen Abteilungen und Funktionsbereichen deutlich verbessert, unterstützt die Organisation, die Verwaltung und den Überblick über die Dokumentenkontrolle, so dass jeder sie finden kann, wenn er sie benötigt.

    SoftExpert Dokument minimiert auch die Risiken und Kosten verbunden mit einer wachsenden Zahl von regulatorischen Compliance-Prozessen und Corporate Governance, wie die im Zusammenhang mit der ISO 9000– Qualitätsmanagement,  Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Teil 11 – Wartung von elektronischen Aufzeichnungen, gute Herstellungsmethoden,ISO 14000,  ISO 45001 und andere.

    Screenshots

    • Document security controls

      Document security controls

    • Automatic indexing

      Automatic indexing

    • Document viewing

      Document viewing

    • Digital signature

      Digital signature

    Ressourcen

      Erfassen /erstellen
      Management/Überarbeitung
      Lieferung/Veröffentlichen
      Speichern/Erhalten
      Erfassen /erstellen

      Erfassen /erstellen

      • Hierarchische Klassifizierung von Dokumenten in Kategorien.
      • Unterstützt alle Dateiarten ohne Veränderung seines ursprünglichen Formats.
      • Integration, die mit populären Softwares vollendet ist, wie (Office 365, Google Docs), Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook und Visio) und Open Office, Adobe PDF, Corel Draw, Bildbearbeitungsprogrammen und viele andere.
      • Verwendung von Modellen in Arbeitsprozessen und Dokumentenüberprüfung.
      • Speichern von Dateien in der Datenbank oder in verteilten Servern mit Kompressionsmechnismus und Passwortschutz.
      • Integration von gespeicherten Inhalten mit dem Corporate ERP-System oder dem CRM-System.
      Management/Überarbeitung

      Management/Überarbeitung

      • Zugriffsüberwachung auf die Aktionen (Ansicht, Aufnahme, Ausschluss und Drucken von Dokumenten).
      • Dokumentenrevisionskontrolle unter Verwendung von Standard-Workflow oder angepasste Geschäftsanforderungen.
      • Definition der Zugangsrechte zu den Dokumenten von Benutzergruppen und Dokumentearten.
      • Sicherheit Mechanismus zur Kopie Einschränkung und Drucken von Dokumenten.
      • Wasserzeichen zur Identifikation der kontrollierten Kopie im Druck der Dokumente.
      • Versandkontrolle, Empfang und Annullierung von Kopien der gedruckten Dokumente oder per E-Mail verteilt.
      • Ausgabe von Masterlisten aus verschiedenen Klassifizierungskriterien.
      • Check-in und Check-out Kontrolle, um sicherzustellen, dass dasselbe Dokument nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet wird.
      • Kennzeichnungen (Markup) und Änderungskontrollmöglichkeiten für die Verfolgung bestimmter Änderungen an einem Dokument.
      • Digitale Unterschrift in Dokumenten und in PDF-Dateien, um die Anforderungen der Vorschriften und Compliance zu erfüllen, einschlieblich der Integration in die DocuSign- und ClickSign-Plattformen;
      Lieferung/Veröffentlichen

      Lieferung/Veröffentlichen

      • Dokumentensuche von irgendwelchen Daten, wie Anzahl, Inhalt, Schlüsselwort, usw.
      • Online- und Offline-Anzeige von Dokumenten, die mit Windows- und Android-Geräten kompatibel sind (siehe genehmigte Versionen).
      • Erweiterte Suche nach Texten im eigentlichen Körper der Dokumente [Full-Text Search].
      • Ausführung von Dokumentengenehmigungs- und Veröffentlichungsaufgaben über den Webbrowser auf mobilen Geräten;
      • Einen eigenen Viewer für Dutzende von Dateiformaten, wie Word, Excel, AutoCAD, Bildformate (bmp, tiff, jpeg, usw.).
      Speichern/Erhalten

      Speichern/Erhalten

      • Kontrollierte Aufbewahrungsorte, die die Räume optimieren und das Risiko von Rechts- und Compliance fragen reduzieren.
      • Die Aufbewahrungsfrist, um die Aufbewahrungdauer eines Dokuments und ihr Ziel nach dieser Zeit zu bestimmen.
      • Dokumentenarchivierung, um zu definieren, wie rechtliche Risiken zu erhalten und zu vermeiden sind, für die Aufbewahrung derselben.
      • Entfernung der veralteten Dokumente nur dann, wenn sie ausgeschlossen werden können.

    Erfahren Sie mehr

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