Scoprite la soluzione per semplificare la gestione dei vostri documenti
Migliorate la gestione dei documenti e dei registri aziendali, sia fisici che digitali, con una piattaforma digitale al 100% e un'interfaccia intuitiva e amichevole.
Principali vantaggi
Centralizzazione
Archiviate i contenuti in modo centralizzato e riducete la possibilità di dati duplicati o obsoleti. Garantite che le persone abbiano sempre accesso alle informazioni nelle versioni più aggiornate.
Aumento della produttività
Eliminate i rallentamenti, semplificate l'accesso ai contenuti, garantite l'integrità e la sicurezza delle informazioni e ottenete risultati in poco tempo.
Riduzione dei costi
Riducete drasticamente la necessità di carta, armadi, scatole e cartelle di archiviazione. Automatizzate i processi manuali e riducete i costi in tutta l'organizzazione.
Collaborazione
Combinate le funzionalità ECM con la Gestione dei processi aziendali (BPM) ed avrete un'infrastruttura solida e robusta per stimolare la comunicazione e la collaborazione tra i team.
Conformità
Eliminate le attività che espongono la vostra azienda a rischi di conformità. Standardizzate i processi e soddisfate i requisiti di standard tra cuiISO 9000, HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11.
Uso offline
Documenti sempre a portata di mano! Accedete ai vostri contenuti ovunque, e soprattutto: senza dover dipendere da una connessione internet.
Piattaforma unica e integrata
SoftExpert ECM è una soluzione completa che consente di creare, acquisire, gestire, archiviare, conservare e distribuire contenuti relativi ai processi organizzativi. È lo strumento GED/ECM perfetto per centralizzare i contenuti non strutturati e gestirne l'intero ciclo di vita.
Acquisizione avanzata
- Acquisite automaticamente dati da più fonti come scanner, e-mail, directory di rete, servizi Web, MS Office, Google Docs, Office365, ecc.
- Trasformate record, documenti cartacei e file elettronici in contenuti digitali rilevanti per il business attraverso la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri).
- Controllate tutti i tipi di contenuto tra cui procedure, fatture, contratti, report, disegni e video, ecc.
Gestione sicura e organizzata
- Standardizzate i controlli di sicurezza e proteggete i contenuti da perdite e usi indesiderati.
- Stabilite diverse categorie per classificare, organizzare e facilitare la gestione dei vostri documenti.
- Automatizzate la revisione e l’approvazione dei documenti, la firma elettronica e i flussi di pubblicazione.
- Monitorate eventi come la visualizzazione, la stampa, la revisione o l’eliminazione, attraverso un controllo completo.
Facile consegna dei contenuti
- Individuate i documenti da qualsiasi metadato come codici, oggetti o parole chiave utilizzando il computer o lo smartphone.
- Ricevete notifiche automatiche per eventi vari, come l’approvazione di un documento o quando si avvicina la scadenza.
- Create portali di esecuzione utilizzando gli strumenti di analisi. Piena visibilità su modelli, tendenze e deviazioni e input nel processo decisionale e nel miglioramento continuo.
Conservazione ottimale
- Dite addio ai mucchi di carta, a tutti i limiti e alla scomodità. Ma nel caso in cui la registrazione fisica sia ancora necessaria, mantenete il controllo in modo organizzato di tutte le copie stampate.
- Standardizzate i repository su database, directory controllato o su Amazon S3. Ottimizzate il controllo e riducete i rischi legali e di conformità.
- Stabilite tabelle di temporalità che determinano il termine di conservazione del documento e la sua destinazione dopo questo periodo.
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Content capturing and indexing
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Document centric workflows
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Digital signature
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Physical records management
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Audit trail
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Monitoring portals
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