Politica di Privacy Globale

1. OBIETTIVO

SoftExpert Software SA (“SoftExpert” o “organizzazione”) è stata fondata il 1° febbraio 1995 ed è attualmente un’azienda leader nel settore delle tecnologie dell’informazione, con l’obiettivo principale di offrire ai propri clienti software e servizi orientati al miglioramento continuo e all’ottimizzazione dei loro processi aziendali, trasformando l’eccellenza operativa in un vero vantaggio competitivo.

L’attività di SoftExpert consiste nella vendita di prodotti e servizi a persone giuridiche. Tuttavia, nello svolgimento delle proprie funzioni, l’organizzazione può svolgere attività qualificabili come trattamento di dati personali. Durante l’esecuzione di tali operazioni, SoftExpert si impegna a rispettare i requisiti fondamentali di sicurezza e privacy definiti dalla Legge Generale sulla Protezione dei Dati (“LGPD”).

La privacy e la sicurezza dei dati personali raccolti da SoftExpert sono di fondamentale importanza. Per questo motivo, SoftExpert intende, attraverso il presente documento, dimostrare il proprio impegno nella protezione e nella privacy dei dati personali, trattando argomenti quali i diritti degli interessati, le modalità di utilizzo e le tipologie di dati raccolti, le basi giuridiche che legittimano il trattamento, i mezzi di contatto per l’esercizio dei diritti e la comunicazione con SoftExpert.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE

Il presente documento si applica a tutti i titolari dei dati personali trattati da SoftExpert, inclusi dipendenti, clienti, fornitori, partner commerciali e qualsiasi altra parte coinvolta, in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

3. RIFERIMENTI

Di seguito sono indicate le norme adottate dal presente documento:

• a) LGPD – Legge Generale sulla Protezione dei Dati Personali.
• b) NBR ISO 27001 – Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni - Requisiti.

4. TERMINI

Ai fini del presente documento, si adottano i seguenti termini e definizioni:

4.1 Interessato

Persona fisica a cui si riferiscono i dati personali oggetto di trattamento.

4.2 Titolare del trattamento

Si tratta della persona fisica o giuridica, pubblica o privata, responsabile delle decisioni relative al trattamento dei dati personali. In altre parole, è il soggetto responsabile di prendere le decisioni sull’attività da svolgere con i dati personali.

4.3 Responsabile del trattamento

È la persona fisica o giuridica, di diritto pubblico o privato, che tratta i dati personali per conto del titolare del trattamento e in conformità con la finalità da questi stabilita.

4.4 Dato personale

Qualsiasi informazione o combinazione di informazioni in grado di identificare in modo inequivocabile un interessato, ossia senza lasciare alcun dubbio.

4.5 Dato personale sensibile

Dato personale relativo all’origine razziale o etnica, alle convinzioni religiose, alle opinioni politiche, all’appartenenza a un sindacato o a un’organizzazione religiosa, filosofica o politica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale, dati genetici o biometrici.

4.6 Responsabile della Protezione dei Dati/DPO

È la persona incaricata di fungere da canale di comunicazione tra il Titolare del trattamento, gli interessati e l’Autorità Nazionale per la Protezione dei Dati, quando la questione riguarda dati personali.

4.7 Trattamento

Qualsiasi attività che utilizzi dati personali nella sua esecuzione, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, raccolta, produzione, ricezione, classificazione, utilizzo, accesso, riproduzione, trasmissione, distribuzione, elaborazione, archiviazione, conservazione, eliminazione, valutazione.

5. Informazioni sulla presente politica

La presente Politica ha lo scopo di:

1. Garantire che le persone da cui SoftExpert raccoglie informazioni comprendano quali dati personali SoftExpert tratta, le ragioni per cui li tratta e li utilizza e se le loro informazioni vengono condivise.
2. Spiegare in che modo SoftExpert utilizza i suddetti dati personali.
3. Spiegare i rispettivi diritti e le opzioni di cui dispongono le persone in relazione ai dati personali che SoftExpert raccoglie e tratta, e in che modo SoftExpert proteggerà tali dati.

SoftExpert auspica che la presente politica aiuti a comprendere il proprio impegno nei confronti della privacy dei propri clienti e dei terzi da cui SoftExpert raccoglie informazioni.

6. Diritti e preferenze individuali: SoftExpert offre agli utenti possibilità di scelta e controllo.

Come previsto dalla legge applicabile e salvo limitazioni da essa stabilite, i diritti riconosciuti alle persone sono i seguenti:

1. Diritto di conferma e di accesso: l’interessato ha il diritto di verificare se una determinata organizzazione tratta i suoi dati personali. In caso affermativo, ha inoltre il diritto di accedere alle proprie informazioni.
2. Diritto di rettifica dei dati incompleti, inesatti o non aggiornati: è il diritto di richiedere che SoftExpert modifichi o aggiorni i dati personali ogniqualvolta siano inesatti o incompleti.
3. Diritto alla cancellazione delle informazioni, ove possibile: l’interessato ha il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati, purché non vi sia una base giuridica che giustifichi la conservazione delle sue informazioni nel database.
4. Diritto di opposizione: (i) il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei propri dati personali per motivi connessi alla propria situazione; (ii) il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali per finalità di marketing diretto.
5. Diritto alla portabilità dei dati: consiste nel diritto di richiedere una copia dei propri dati personali in formato elettronico e nel diritto di trasmettere tali dati personali per l’utilizzo in servizi di terzi.
6. Diritto di revocare il consenso, quando la base giuridica è il consenso: consiste nel diritto di richiedere la revoca di qualsiasi consenso precedentemente prestato che abbia autorizzato il trattamento dei propri dati personali.
7. Diritto di ottenere informazioni sulla possibilità di non prestare il consenso e sulle conseguenze del rifiuto: a seconda del caso specifico, la base giuridica utilizzata può essere il consenso. Pertanto, qualora ciò avvenga, l’interessato ha il diritto di ottenere informazioni chiare su ciò che verrà fatto con i suoi dati personali, nonché su ciò che potrebbe accadere qualora non ne autorizzi il trattamento.

Si precisa inoltre che l’interessato può esercitare i propri diritti mediante comunicazione scritta, indicando quale diritto intende esercitare, e può altresì richiedere chiarimenti su eventuali dubbi relativi al trattamento. A tal fine, dovrà inviare un’e-mail a dpo@softexpert.com. SoftExpert risponderà alle richieste entro il termine di legge di 15 giorni, riservandosi il diritto di prorogare tale termine, purché debitamente giustificato.

7. Come SoftExpert raccoglie i dati personali

SoftExpert raccoglie i dati personali nei seguenti modi:

1. Compilazione dei moduli sul sito web di SoftExpert: SoftExpert riceve e conserva tutte le informazioni fornite tramite i moduli di contatto presenti sul proprio sito web, sia per l’acquisto di prodotti e servizi SoftExpert sia per manifestare interesse verso materiali promozionali e di marketing.
2. Terzi: SoftExpert riceve determinate informazioni da terzi, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i partner con cui collabora.
3. Dati dei dipendenti dei Clienti: SoftExpert riceve e conserva i dati personali dei dipendenti dei Clienti designati per centralizzare l’apertura dei ticket per il servizio di supporto di SoftExpert.
4. Dati dei firmatari dei Contratti: SoftExpert riceve i dati personali dei rappresentanti legali e dei testimoni designati come firmatari di Contratti e Addendum stipulati con clienti, fornitori di servizi e fornitori.
5. Cookie: SoftExpert raccoglie dati per migliorare l’esperienza di navigazione degli utenti durante l’utilizzo del sito web dell’organizzazione.
6. Eventi: SoftExpert raccoglie dati attraverso gli eventi a cui partecipa o che organizza per clienti, partner o la comunità in generale. Tali dati vengono raccolti per contattare i partecipanti quando vi è interesse a mantenere il contatto.
7. Piattaforma di Reclutamento e Dati dei Dipendenti: Durante il processo di selezione per la copertura di posizioni lavorative, SoftExpert utilizza software di terzi per ospitare le informazioni e gestire l’intera ricerca dei candidati, i colloqui e l’assunzione. Una volta concluso tale processo, al candidato verrà richiesto di inviare la documentazione e le informazioni necessarie per la registrazione.

Ove possibile, SoftExpert utilizza informazioni anonimizzate e aggregate per finalità che includono il test dei propri sistemi informatici, la ricerca, l’analisi dei dati, la creazione di modelli di marketing e promozionali, il miglioramento dei propri software e servizi e lo sviluppo di nuove caratteristiche e funzionalità.

8. Dati personali trattati da SoftExpert

Nello svolgimento delle attività commerciali di SoftExpert, l’azienda può trattare dati personali relativi a persone che sono, sono state o saranno in relazione con l’organizzazione, direttamente o indirettamente, nonché dati personali relativi specificamente a clienti, partner commerciali, fornitori di servizi, dipendenti e soci. Tali dati personali possono essere ampliati a seconda del caso specifico; tuttavia, SoftExpert tratta principalmente:

1. Dati di contatto e identificazione: informazioni in grado di identificare minimamente un interessato, come nome, e-mail, numero di telefono, qualifica professionale e l’azienda per cui lavora. Tali dati possono essere utilizzati anche da SoftExpert per fornire servizi ai clienti;
2. Dati professionali: oltre ai dati precedenti, possono essere trattati anche dati relativi al contesto professionale dell’interessato, come il percorso e le esperienze;
3. Cookie: i cookie sono informazioni relative al modo in cui si utilizza il sito web di SoftExpert, come i contenuti e i link a cui si accede e il tempo dedicato alla visualizzazione delle informazioni. L’interessato può trovare maggiori informazioni nella Linea Guida sui Cookie di SoftExpert.

SoftExpert può, in determinate situazioni, trattare dati personali di bambini o adolescenti, collegando sempre tale trattamento alla base giuridica che lo rende legittimo, in conformità con la LGPD (Legge Generale sulla Protezione dei Dati brasiliana).

Eventualmente, SoftExpert può trattare dati personali sensibili. Nei casi in cui SoftExpert sia il titolare del trattamento, rispetterà l’Articolo 11 della LGPD (Legge Generale sulla Protezione dei Dati brasiliana), che impone di ottenere il consenso dell’interessato o, in assenza di consenso, quando il trattamento è indispensabile per l’adempimento di un obbligo legale o regolamentare, per l’esercizio regolare di diritti, anche in contratti e in procedimenti giudiziari, amministrativi e arbitrali, per la tutela della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di terzi, per la tutela della salute, esclusivamente in procedure svolte da professionisti sanitari, servizi sanitari o autorità sanitarie; o per garantire la prevenzione delle frodi e la sicurezza dell’interessato nei processi di identificazione e autenticazione per la registrazione in sistemi elettronici, fatti salvi i diritti di cui all’Articolo 9 della LGPD, salvo nei casi in cui prevalgano i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali. Le tipologie di dati personali trattati variano in base alle finalità di utilizzo e alle attività svolte.

Nei casi in cui SoftExpert agisca come responsabile del trattamento, il trattamento dei dati personali sarà limitato all’esecuzione del servizio stesso, spettando al titolare del trattamento la responsabilità di collegare correttamente la base giuridica o, se del caso, di ottenere l’apposito modulo di consenso.

Tuttavia, SoftExpert tratta esclusivamente la quantità minima di dati personali necessaria per ciascun processo.

9. Il ruolo di SoftExpert come titolare e/o responsabile del trattamento dei dati personali

A seconda del rapporto giuridico formalizzato, SoftExpert può assumere il ruolo di Titolare del trattamento o di Responsabile del trattamento, secondo i concetti indicati nel presente documento e in conformità con la LGPD (Legge Generale sulla Protezione dei Dati brasiliana).

Pertanto, quando spetta a SoftExpert determinare le finalità, i mezzi e le decisioni relative al trattamento dei dati, l’organizzazione sarà considerata Titolare del trattamento, come avviene, ad esempio, per i dati personali dei propri dipendenti.

Tuttavia, quando SoftExpert tratta dati per conto di un Titolare del trattamento, sarà considerata Responsabile del trattamento, come nei casi in cui SoftExpert fornisce al cliente servizi di gestione dell’ambiente cloud. Inoltre, anche fornitori di servizi, consulenti e partner possono agire come Responsabili del trattamento quando svolgono operazioni di trattamento dei dati per conto dei clienti di SoftExpert.

Indipendentemente dal ruolo svolto da SoftExpert durante l’esecuzione delle proprie attività, SoftExpert dichiara, attraverso il presente documento, di adottare buone pratiche di governance dei dati, tenendo conto della natura, dell’ambito, della finalità, della probabilità e della gravità dei rischi e dei benefici derivanti dal trattamento dei dati dell’interessato.

10. Base giuridica per il trattamento dei dati personali

L’Articolo 7 della LGPD (Legge Generale sulla Protezione dei Dati brasiliana) stabilisce le basi giuridiche che legittimano il trattamento dei dati personali; ossia, elenca le circostanze che autorizzano lo svolgimento delle attività considerate trattamento di dati. La Legge stabilisce che ogni processo che comporti il trattamento di dati deve fondarsi su almeno una base giuridica che autorizzi l’operazione.

SoftExpert può trattare i dati personali sulla base delle seguenti situazioni:

1. quando l’interessato autorizza e presta il proprio consenso al trattamento dei suoi dati.
2. per adempiere a un obbligo legale o regolamentare imposto dalla legge o da un’autorità competente.
3. per eseguire contratti o procedure preliminari relative a un contratto di cui l’interessato è parte.
4. per l’esercizio regolare di diritti in procedimenti giudiziari, amministrativi o arbitrali.
5. per la tutela della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di terzi.
6. per perseguire i legittimi interessi di SoftExpert o di terzi, salvo nei casi in cui prevalgano i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali.
7. per la tutela del credito, anche in conformità con quanto previsto dalla legislazione pertinente.

Inoltre, SoftExpert investe, adotta e compie notevoli sforzi per implementare misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati personali da accessi impropri e non autorizzati. Tali misure e soluzioni tengono conto della natura, del contesto, dei rischi, delle finalità e dei costi sostenuti per la loro applicazione.

11. Trasferimenti internazionali di dati

SoftExpert tratta le informazioni personali sia a livello nazionale sia in paesi dotati di legislazioni simili o equivalenti. In tal senso, quando SoftExpert effettua trattamenti di dati transfrontalieri, tutela i diritti degli interessati e adotta misure tecniche e organizzative idonee a proteggere i dati personali degli interessati.

Inoltre, SoftExpert può condividere dati personali per contribuire a indagini e alla prevenzione delle frodi, nei casi in cui vi siano richieste da parte delle autorità competenti, purché conformi ai requisiti di legge, ai regolamenti o al procedimento legale applicabile.

12. Conservazione ed eliminazione dei dati

SoftExpert può conservare i dati personali che raccoglie per il tempo necessario a fornire i servizi offerti ai propri clienti e per finalità commerciali legittime ed essenziali, come mantenere le prestazioni dei propri software, prendere decisioni aziendali basate sui dati in merito a funzionalità e offerte, adempiere ai propri obblighi di legge e risolvere controversie.

Una volta raggiunta la finalità per cui sono state raccolte, tali informazioni possono essere eliminate, salvo che esista un’altra base giuridica che ne giustifichi la conservazione.

13. Sicurezza dei dati personali

SoftExpert si impegna ad adottare le misure tecniche e organizzative necessarie per proteggere i dati personali che tratta, garantendo che siano tutelati contro accessi non autorizzati, distruzione, perdita, alterazione, comunicazione impropria o divulgazione non autorizzata. Sebbene ci impegniamo a mantenere un elevato livello di sicurezza, è importante sottolineare che nessun sistema è completamente immune da rischi.

Per garantire una protezione adeguata, SoftExpert utilizza soluzioni che seguono le migliori pratiche tecniche disponibili sul mercato, tenendo conto dei costi di implementazione, della natura e del contesto del trattamento dei dati, delle sue finalità specifiche e dei rischi associati ai diritti e alle libertà degli interessati.

SoftExpert è inoltre in possesso della certificazione ISO 27001:2022, che attesta l’esistenza di un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (SGSI). Tale sistema comprende politiche, procedure e processi che orientano la protezione della riservatezza, dell’integrità e della disponibilità delle informazioni. Nell’ambito di questo impegno, vengono svolti periodicamente audit interni ed esterni da parte di organismi di certificazione, garantendo il miglioramento continuo e la conformità a elevati standard di sicurezza.

Inoltre, SoftExpert si impegna a notificare tempestivamente agli interessati qualsiasi incidente di sicurezza che possa comportare rischi o danni significativi ai loro diritti e libertà, adottando tutte le misure correttive necessarie.

È importante ricordare che, ai sensi della Legge Generale sulla Protezione dei Dati (LGPD), SoftExpert non può essere ritenuta responsabile per eventi causati esclusivamente da terzi o dall’interessato stesso.

Infine, SoftExpert garantisce che i dati personali sotto la propria gestione siano trattati sulla base dei principi di riservatezza, integrità e disponibilità, in conformità con i requisiti di legge e con gli standard di sicurezza delle informazioni.

14. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è la persona designata dal Titolare del trattamento per fungere da canale di comunicazione tra il Titolare del trattamento, gli interessati e l’ANPD (Autorità Nazionale brasiliana per la Protezione dei Dati).

La Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) di SoftExpert è Daniele da Silva Novais, che può essere contattata via e-mail all’indirizzo dpo@softexpert.com.

15. Come contattarci

In caso di domande sul presente documento o sulle modalità con cui l’organizzazione tratta i dati personali, è possibile contattarci attraverso i seguenti mezzi:

1. Titolare/Responsabile del trattamento: SoftExpert Software SA
2. Telefono: +55 (47) 2101-9900
3. DPO/Responsabile della Protezione dei Dati: dpo@softexpert.com