Découvrez la solution pour simplifier la gestion de vos documents
Améliorez la gestion de vos documents et dossiers d'entreprise, tant physiques que numériques, grâce à une plateforme 100 % web dotée d'une interface intuitive et conviviale.
Principaux avantages
La centralisation
Stockez le contenu de manière centralisée et réduisez les risques de doublons ou de données à jour. Veillez à ce que les personnes aient accès à la dernière version des informations chaque fois que cela est nécessaire.
Une productivité accrue
Éliminez les entraves, accélérez l'accès au contenu, garantissez l'intégrité et la sécurité des informations et obtenez des résultats en moins de temps.
Une réduction des coûts
Réduisez considérablement le besoin de papier, d'armoires de rangement, de boîtes et de dossiers. Automatisez les processus manuels ressources et réduisez les coûts sur l'ensemble de l'organisation.
La collaboration
Combinez les ressources ECM avec la gestion des processus commerciaux (BPM) et disposez d'une infrastructure solide et robuste pour favoriser la communication et la collaboration entre les équipes.
La conformité
Éliminez les activités qui exposent votre entreprise à des risques de conformité. Standardisez les processus et répondez aux exigences de normes telles que ISO 9000HIPAA Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Partie 11entre autres.
Une utilisation hors ligne
Ayez vos documents à portée de main ! Accédez à vos contenus où que vous soyez, et surtout : sans dépendre d'une connexion internet.
Plateforme unique et intégrée
SoftExpert ECM est une solution complète pour créer, capturer, gérer, stocker, préserver et distribuer le contenu lié aux processus organisationnels. C'est l'outil idéal de GED/GED pour centraliser les contenus non structurés et gérer leur cycle de vie complet.
Capture avancée
- Capturez automatiquement des données provenant de sources multiples telles que des scanners, des e-mails, des répertoires de réseau, des services internet, MS Office, Google Docs, Office365, etc.
- Transformez les enregistrements, les documents papier et les fichiers électroniques en contenu numérique pertinent pour l’entreprise grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR).
- Contrôlez tous les types de contenu, y compris les procédures, les factures, les contrats, les rapports, les dessins, les vidéos, entre autres.
Une gestion sécurisée et bien organisée
- Standardisez les contrôles de sécurité et protégez vos contenus contre les pertes et les usages abusifs.
- Établissez différentes catégories afin de classer, organiser et faciliter la gestion de vos documents.
- Automatisez l’examen et l’approbation des documents, la signature électronique et les flux de publication.
- Surveillez les événements tels que l’affichage, l’impression, la révision ou la suppression grâce à une piste d’audit complète.
Faciliter la diffusion de contenu
- Trouvez des documents à partir de n’importe quelles métadonnées telles que des codes, des thèmes ou des mots-clés, en utilisant votre ordinateur ou votre smartphone.
- Recevez des notifications automatiques pour divers événements, comme l’approbation d’un document ou l’approche de sa date d’échéance.
- Créez des portails exécutifs en utilisant des outils analytiques. Bénéficiez d’une visibilité totale sur les modèles, les tendances et les écarts, et disposez de données pour la prise de décision et l’amélioration continue.
Une rétention optimale
- Dites adieu aux piles de papier et à toutes leurs limites et inconvénients. Mais si un enregistrement physique est toujours nécessaire, disposez d’un contrôle organisé des exemplaires papier.
- Standardisez les référentiels sur une base de données, un répertoire contrôlé ou Amazon S3. Optimisez le contrôle et réduisez les risques juridiques et de conformité.
- Établissez des tableaux de temporalité déterminant le délai de conservation du document et sa destination après ce délai.