Politique de Confidentialité Globale

1. OBJECTIF

SoftExpert Software SA (« SoftExpert » ou « organisation ») a été fondée le 1er février 1995 et est actuellement une entreprise leader dans le secteur des technologies de l'information, avec pour objectif principal d'offrir à ses clients des logiciels et des services visant l'amélioration continue et l'optimisation de leurs processus métier, transformant l'excellence opérationnelle en un véritable avantage concurrentiel.

L'activité de SoftExpert est la vente de produits et de services à des personnes morales. Cependant, dans l'exercice de ses fonctions, l'organisation peut réaliser des activités caractérisées comme un traitement de données personnelles. Lors de l'exécution de ces opérations, SoftExpert s'engage à respecter les exigences fondamentales de sécurité et de confidentialité définies par la Loi Générale sur la Protection des Données (« LGPD »).

La confidentialité et la sécurité des données personnelles collectées par SoftExpert revêtent une importance primordiale. C'est pourquoi SoftExpert cherche, à travers ce document, à démontrer son engagement en faveur de la protection et de la confidentialité des données personnelles, en abordant des sujets tels que les droits des personnes concernées, les formes d'utilisation et les types de données collectées, les bases légales qui légitiment le traitement, les moyens de contact pour l'exercice des droits et la communication avec SoftExpert.

2. PORTÉE

Ce document s'applique à tous les titulaires de données personnelles traitées par SoftExpert, y compris les employés, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux et toute autre partie concernée, conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

3. RÉFÉRENCES

Les normes adoptées par ce document sont les suivantes :

a) LGPD – Loi Générale sur la Protection des Données Personnelles.
b) NBR ISO 27001 – Systèmes de management de la sécurité de l'information - Exigences.

4. TERMES

Aux fins du présent document, les termes et définitions suivants sont adoptés :

4.1 Personne concernée

Personne physique à laquelle se rapportent les données personnelles faisant l'objet du traitement.

4.2 Responsable du traitement

Il s'agit de la personne physique ou morale, publique ou privée, responsable des décisions relatives au traitement des données personnelles. En d'autres termes, elle est chargée de prendre les décisions concernant l'activité à réaliser avec les données personnelles.

4.3 Opérateur

Il s'agit de la personne physique ou morale, de droit public ou privé, qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement et conformément à la finalité déterminée par celui-ci.

4.4 Données personnelles

Toute information ou combinaison d'informations permettant d'identifier une personne concernée de manière univoque, c'est-à-dire sans laisser aucun doute.

4.5 Données personnelles sensibles

Données personnelles relatives à l'origine raciale ou ethnique, aux convictions religieuses, aux opinions politiques, à l'appartenance à un syndicat ou à une organisation religieuse, philosophique ou politique, données concernant la santé ou la vie sexuelle, données génétiques ou biométriques.

4.6 Délégué à la protection des données/DPO

Cette personne est chargée d'agir en tant que canal de communication entre le Responsable du traitement, les personnes concernées et l'Autorité Nationale de Protection des Données lorsque le sujet concerne des données personnelles.

4.7 Traitement

Toute activité qui utilise des données personnelles dans son exécution, y compris, mais sans s'y limiter, la collecte, la production, la réception, la classification, l'utilisation, l'accès, la reproduction, la transmission, la distribution, le traitement, l'archivage, le stockage, l'élimination, l'évaluation.

5. À propos de la présente politique

La présente Politique a pour objet de :

Garantir que les personnes auprès desquelles SoftExpert collecte des informations comprennent quelles données personnelles SoftExpert traite, les raisons pour lesquelles elle les traite et les utilise, et si leurs informations sont partagées.
Expliquer comment SoftExpert utilise les données personnelles susmentionnées.
Expliquer les droits et options respectifs dont disposent les personnes concernant les données personnelles que SoftExpert collecte et traite, ainsi que la manière dont SoftExpert protégera ces données.

SoftExpert espère que la présente politique aidera à comprendre son engagement envers la confidentialité de ses clients et des tiers auprès desquels SoftExpert collecte des informations.

6. Droits et préférences des personnes : SoftExpert offre aux utilisateurs choix et contrôle.

Conformément à la législation applicable et sauf limitation prévue par celle-ci, les droits accordés aux personnes sont les suivants :

Droit de confirmation et d'accès : la personne concernée a le droit de vérifier si une organisation donnée traite ses données personnelles. Dans l'affirmative, elle a également le droit d'accéder à ses propres informations.
Droit de rectification des données incomplètes, inexactes ou obsolètes : il s'agit du droit de demander à SoftExpert de modifier ou de mettre à jour les données personnelles chaque fois qu'elles sont incorrectes ou incomplètes.
Droit à l'effacement des informations, lorsque cela est possible : la personne concernée a le droit de demander l'effacement de ses données, à condition qu'aucune base légale ne justifie la conservation de ses informations dans la base de données.
Droit d'opposition : (i) le droit de s'opposer, à tout moment, au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation ; (ii) le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.
Droit à la portabilité des données : il consiste en le droit de demander une copie de vos données personnelles sous format électronique et le droit de transmettre ces données personnelles pour une utilisation dans des services tiers.
Droit de retirer son consentement, lorsque la base légale est le consentement : il consiste en le droit de demander la révocation de tout consentement précédemment donné ayant autorisé le traitement de vos données personnelles.
Droit d'obtenir des informations sur la possibilité de ne pas donner son consentement et sur les conséquences d'un refus : selon le cas, la base légale utilisée peut être le consentement. Par conséquent, si cela se produit, la personne concernée a le droit d'obtenir des informations claires sur ce qui sera fait de ses données personnelles, ainsi que sur ce qui peut se produire si elle n'en autorise pas le traitement.

Il convient également de préciser que la personne concernée peut exercer ses droits par communication écrite, en indiquant le droit qu'elle souhaite exercer, et peut également demander des éclaircissements sur toute question relative au traitement. Pour ce faire, elle doit envoyer un e-mail à dpo@softexpert.com. SoftExpert répondra aux demandes dans le délai légal de 15 jours, en se réservant le droit de prolonger ce délai, à condition que cela soit dûment justifié.

7. Comment SoftExpert collecte des données personnelles

SoftExpert collecte des données personnelles de la manière suivante :

En remplissant des formulaires sur le site web de SoftExpert : SoftExpert reçoit et stocke toutes les informations fournies via les formulaires de contact de son site web, que ce soit pour la souscription de produits et services SoftExpert ou pour manifester un intérêt pour des supports promotionnels et marketing.
Tiers : SoftExpert reçoit certaines informations de tiers, y compris, mais sans s'y limiter, des partenaires avec lesquels elle travaille.
Données des employés des clients : SoftExpert reçoit et stocke les données personnelles des employés désignés des Clients afin de centraliser l'ouverture de tickets auprès du service de support de SoftExpert.
Données des signataires de contrats : SoftExpert reçoit les données personnelles des représentants légaux et des témoins désignés comme signataires des Contrats et Avenants conclus avec des clients, des prestataires de services et des fournisseurs.
Cookies : SoftExpert collecte des données afin d'améliorer l'expérience de navigation des utilisateurs lors de l'utilisation du site web de l'organisation.
Événements : SoftExpert collecte des données lors des événements auxquels elle participe ou qu'elle organise pour des clients, des partenaires ou la communauté en général. Ces données sont collectées afin de contacter les participants lorsqu'il existe un intérêt à maintenir le contact.
Plateforme de recrutement et données des employés : Au cours du processus de sélection pour pourvoir des postes vacants, SoftExpert utilise un logiciel tiers pour héberger les informations et mener l'ensemble de la prospection des candidats, des entretiens et de l'embauche. Une fois ce processus terminé, il sera demandé au candidat de transmettre la documentation et les informations nécessaires à son enregistrement.

Dans la mesure du possible, SoftExpert utilise des informations anonymisées et agrégées à des fins comprenant le test de ses systèmes informatiques, la recherche, l'analyse de données, la création de modèles marketing et promotionnels, l'amélioration de ses logiciels et services, ainsi que le développement de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités.

8. Données personnelles traitées par SoftExpert

Dans le cadre des activités commerciales de SoftExpert, l'entreprise peut traiter des données personnelles relatives à des personnes qui sont, ont été ou seront liées à l'organisation, directement ou indirectement, ainsi que des données personnelles relatives spécifiquement aux clients, partenaires commerciaux, prestataires de services, employés et actionnaires. Ces données personnelles peuvent être étendues selon le cas ; toutefois, SoftExpert traite principalement :

Données de contact et d'identification : informations permettant d'identifier au minimum une personne concernée, telles que le nom, l'e-mail, le numéro de téléphone, la fonction et l'entreprise pour laquelle elle travaille. Ces données peuvent également être utilisées par SoftExpert pour fournir des services aux clients ;
Données professionnelles : outre les données précédentes, des données relatives au contexte professionnel du titulaire, telles que son parcours et ses expériences, peuvent également être traitées ;
Cookies : les cookies sont des informations relatives à la manière dont vous utilisez le site web de SoftExpert, telles que les contenus et liens consultés et le temps passé à consulter les informations. Le titulaire peut trouver plus d'informations dans la Directive sur les Cookies de SoftExpert.

SoftExpert peut, dans certaines situations, traiter des données personnelles d'enfants ou d'adolescents, en rattachant toujours ce traitement à la base légale qui le rend légitime, conformément à la LGPD (Loi Générale brésilienne sur la Protection des Données).

Le cas échéant, SoftExpert peut traiter des données personnelles sensibles. Dans les cas où SoftExpert est responsable du traitement, elle se conformera à l'article 11 de la LGPD (Loi Générale brésilienne sur la Protection des Données), qui impose d'obtenir le consentement de la personne concernée ou, en l'absence de consentement, lorsque le traitement est indispensable au respect d'une obligation légale ou réglementaire, à l'exercice régulier de droits, y compris dans le cadre de contrats et de procédures judiciaires, administratives et arbitrales, à la protection de la vie ou de l'intégrité physique de la personne concernée ou de tiers, à la protection de la santé, exclusivement dans le cadre de procédures réalisées par des professionnels de santé, des services de santé ou des autorités sanitaires ; ou à la garantie de la prévention de la fraude et de la sécurité de la personne concernée dans les processus d'identification et d'authentification pour l'enregistrement dans des systèmes électroniques, en préservant les droits mentionnés à l'article 9 de la LGPD, sauf lorsque prévalent les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée exigeant la protection des données personnelles. Les types de données personnelles traitées varient en fonction des finalités d'utilisation et des activités réalisées.

Dans les cas où SoftExpert agit en tant que sous-traitant, le traitement des données personnelles sera limité à l'exécution du service lui-même, le responsable du traitement étant chargé de rattacher correctement la base légale, voire d'obtenir le formulaire de consentement approprié, selon le cas.

Toutefois, SoftExpert ne traite que la quantité minimale de données personnelles nécessaire à chaque processus.

9. Rôle de SoftExpert en tant que responsable du traitement et/ou sous-traitant de données personnelles

Selon la relation juridique formalisée, SoftExpert peut occuper la position de Responsable du traitement ou de Sous-traitant, conformément aux concepts indiqués dans ce document et à la LGPD (Loi Générale brésilienne sur la Protection des Données).

Ainsi, lorsqu'il appartient à SoftExpert de déterminer les finalités, les moyens et la prise de décision concernant le traitement des données, l'organisation sera considérée comme Responsable du traitement, comme c'est le cas, par exemple, pour les données personnelles de ses employés.

En revanche, lorsque SoftExpert traite des données pour le compte d'un Responsable du traitement, elle sera considérée comme Sous-traitant, comme dans les cas où SoftExpert fournit au client des services de gestion de l'environnement cloud. En outre, les prestataires de services, consultants et partenaires peuvent également agir en tant que Sous-traitants lorsqu'ils réalisent une opération de traitement de données pour le compte de clients de SoftExpert.

Indépendamment du rôle joué par SoftExpert dans l'exécution de ses activités, SoftExpert déclare, par le présent document, disposer de bonnes pratiques de gouvernance des données, en tenant compte de la nature, de la portée, de la finalité, de la probabilité et de la gravité des risques et des bénéfices découlant du traitement des données de la personne concernée.

10. Base légale pour le traitement des données personnelles

L'article 7 de la LGPD (Loi Générale brésilienne sur la Protection des Données) établit les bases légales qui légitiment le traitement des données personnelles ; autrement dit, il énumère les circonstances qui autorisent l'exécution d'activités considérées comme un traitement de données. La Loi établit que chaque processus impliquant un traitement de données doit reposer sur au moins une base légale autorisant l'opération.

SoftExpert peut traiter des données personnelles sur la base des situations suivantes :

lorsque la personne concernée autorise le traitement de ses données et y consent.
pour respecter une obligation légale ou réglementaire imposée par la loi ou par une autorité compétente.
pour exécuter des contrats ou des procédures préliminaires liées à un contrat auquel la personne concernée est partie.
pour l'exercice régulier de droits dans le cadre de procédures judiciaires, administratives ou arbitrales.
pour la protection de la vie ou de la sécurité physique du titulaire ou de tiers.
pour répondre aux intérêts légitimes de SoftExpert ou de tiers, sauf lorsque prévalent les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée exigeant la protection des données personnelles.
pour la protection du crédit, y compris conformément aux dispositions de la législation applicable.

En outre, SoftExpert investit dans des mesures techniques et organisationnelles, les adopte et déploie des efforts importants pour les mettre en œuvre afin de protéger les données personnelles contre tout accès indu et non autorisé. Ces mesures et solutions tiennent compte de la nature, du contexte, des risques, des finalités et des coûts engagés pour leur application.

11. Transferts internationaux de données

SoftExpert traite des informations personnelles à la fois sur le territoire national et dans des pays dotés d'une législation similaire ou équivalente. À cet égard, lorsque SoftExpert traite des données transfrontalières, elle préserve les droits des personnes concernées et adopte des mesures techniques et organisationnelles propres à protéger les données personnelles des personnes concernées.

En outre, SoftExpert peut partager des données personnelles afin de contribuer aux enquêtes et à la prévention de la fraude, lorsque des demandes émanent des autorités compétentes, dès lors qu'elles sont conformes aux exigences légales, aux réglementations ou à la procédure légale applicable.

12. Stockage et élimination des données

SoftExpert peut conserver les données personnelles qu'elle collecte aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services qu'elle propose à ses clients et à des fins commerciales légitimes et essentielles, telles que le maintien des performances de ses logiciels, la prise de décisions commerciales fondées sur les données concernant les fonctionnalités et les offres, le respect de ses obligations légales et la résolution de litiges.

Une fois la finalité pour laquelle elles étaient destinées atteinte, ces informations peuvent être supprimées, sauf s'il existe une autre base légale justifiant leur conservation.

13. Sécurité des données personnelles

SoftExpert s'engage à adopter les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données personnelles qu'elle traite, en veillant à ce qu'elles soient protégées contre tout accès non autorisé, destruction, perte, altération, communication indue ou divulgation non autorisée. Bien que nous nous efforcions de maintenir un niveau de sécurité élevé, il est important de souligner qu'aucun système n'est entièrement à l'abri des risques.

Pour assurer une protection adéquate, SoftExpert utilise des solutions qui suivent les meilleures pratiques techniques disponibles sur le marché, en tenant compte des coûts de mise en œuvre, de la nature et du contexte du traitement des données, de ses finalités spécifiques et des risques associés aux droits et libertés des personnes concernées.

SoftExpert est également titulaire de la certification ISO 27001:2022, qui atteste de l'existence d'un Système de Management de la Sécurité de l'Information (SMSI). Ce système comprend des politiques, des procédures et des processus qui orientent la protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des informations. Dans le cadre de cet engagement, des audits internes et externes sont réalisés périodiquement par des organismes de certification, garantissant l'amélioration continue et la conformité à des normes de sécurité élevées.

En outre, SoftExpert s'engage à informer sans délai les personnes concernées en cas d'incident de sécurité susceptible d'entraîner des risques ou des préjudices importants pour leurs droits et libertés, en adoptant toutes les mesures correctives nécessaires.

Il est important de rappeler que, conformément à la Loi Générale sur la Protection des Données (LGPD), SoftExpert ne peut être tenue responsable d'événements causés exclusivement par des tiers ou par la personne concernée elle-même.

Enfin, SoftExpert garantit que les données personnelles placées sous sa gestion sont traitées sur la base des principes de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité, conformément aux exigences légales et aux normes de sécurité de l'information.

14. Délégué à la protection des données (DPO)

Le Délégué à la protection des données (DPO) est la personne désignée par le Responsable du traitement pour agir en tant que canal de communication entre le Responsable du traitement, les personnes concernées et l'ANPD (Autorité Nationale brésilienne de Protection des Données).

La Déléguée à la protection des données (DPO) de SoftExpert est Daniele da Silva Novais, qui peut être contactée par e-mail à l'adresse dpo@softexpert.com.

15. Comment nous contacter

Pour toute question concernant ce document ou la manière dont les données personnelles sont traitées par l'organisation, vous pouvez nous contacter par les moyens suivants :

Responsable du traitement/Opérateur : SoftExpert Software SA
Téléphone : +55 (47) 2101-9900
DPO/Délégué à la protection des données : dpo@softexpert.com