Integration

Intégration à Microsoft Active Directory

Praticité et rapidité dans la gestion des comptes utilisateurs. Ce sont les principaux points forts de l’intégration des applications SoftExpert avec Microsoft Active Directory (AD). Un reflet direct de cette intégration est la vitesse à laquelle l’accès aux applications et la commodité de l’utilisateur sont accordés, ce qui rend inutile la mémorisation d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe supplémentaires (parmi beaucoup d’autres).

L’intégration avec Active Directory élimine le besoin d’enregistrer et de maintenir manuellement les informations administratives, c’est-à-dire celles liées aux utilisateurs, aux services et aux fonctions (structure organisationnelle). Les processus liés aux mises à jour, la désactivation et l’inclusion de ces informations sont tous définis pour se produire automatiquement et en synchronisation avec les modifications apportées dans Active Directory.

Grâce à la configuration et à des routines spécifiques, les données relatives aux utilisateurs, aux départements et aux postes sont importées dans les modules d’administration et de configuration des applications SoftExpert.

Un avantage supplémentaire obtenu en s’intégrant à Active Directory est la possibilité d’effectuer une connexion unique, c’est-à-dire qu’une fois connecté au réseau, l’utilisateur n’a pas besoin d’entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe pour accéder aux applications SoftExpert. L’authentification sur le réseau permet également d’accéder aux applications. L’activation de l’authentification unique doit être liée à des politiques d’entreprise de sécurité et d’authentification cohérentes.

Modalités

L’intégration avec AD comprend les modalités d’implémentation suivantes: Standard et Advanced. Chacun a ses propres caractéristiques, avantages, inconvénients et efforts de mise en œuvre. Ci-dessous, vous pouvez voir des informations détaillées sur chacun d’eux.

Modalité «standard»

Portée

• Authentification AD.
• Synchronisation de l’ID utilisateur, de la connexion, du nom et de l’e-mail dans AD avec l’application SoftExpert. La synchronisation peut être planifiée pour s’exécuter à des intervalles de temps spécifiés (synchronisation générale de tous les utilisateurs) ou le système peut être configuré pour effectuer la synchronisation chaque fois que l’utilisateur se connecte au système (synchronisation individuelle, uniquement pour l’utilisateur qui se connecte au système).

Les avantages

• Référentiel unique pour l’authentification des utilisateurs.
• Implémentation rapide.
• Active la connexion unique (SSO) (cochez la case 8. Restrictions).
• Les nouveaux utilisateurs enregistrés dans AD sont importés dans l’application SoftExpert pendant la synchronisation, avec un minimum d’informations requises pour l’accès (ID utilisateur, identifiant, nom, e-mail).
• Si des modifications sont apportées à des informations telles que le nom d’utilisateur AD ou l’e-mail, elles sont modifiées dans l’application SoftExpert lors de la synchronisation.
• Les utilisateurs supprimés dans AD sont automatiquement désactivés dans l’application SoftExpert lors de la synchronisation.

Désavantages

• Après la synchronisation, les nouveaux utilisateurs enregistrés dans AD n’ont accès à l’application SoftExpert qu’après un changement manuel du groupe d’accès, du département et de la position.
• Si vous n’utilisez pas de filtre pour identifier les utilisateurs AD à prendre en compte pour la synchronisation, tous les utilisateurs enregistrés sont automatiquement importés dans l’application AD SoftExpert après la synchronisation.

Effort de mise en œuvre

• Minimum: seul le champ choisi pour le stockage de l’ID utilisateur dans AD doit être le même que l’ID utilisateur dans SE Suite.
• Les données telles que l’ID utilisateur, la connexion, le nom et l’e-mail doivent être complétées dans l’AD.

Modalité «avancée»

Portée

• Authentification AD.
• Synchronisation de l’ID utilisateur, de la connexion, du nom, de l’e-mail, du département et de la position dans AD avec l’application SoftExpert. La synchronisation peut être planifiée pour s’exécuter à des intervalles de temps spécifiés (synchronisation générale de tous les utilisateurs) ou le système peut être configuré pour effectuer la synchronisation chaque fois que l’utilisateur se connecte au système (synchronisation individuelle, uniquement pour l’utilisateur qui se connecte au système).
• Contrôle de département et de position via AD.

Les avantages

• Référentiel unique pour l’authentification des utilisateurs.
• Active la connexion unique (SSO) (cochez la case 8. Restrictions).
• Les nouveaux utilisateurs enregistrés dans AD sont importés dans l’application SoftExpert lors de la synchronisation avec les informations d’accès nécessaires (ID utilisateur, identifiant, nom, e-mail, service et position).
• Si des modifications sont apportées aux informations utilisateur AD telles que le nom, l’e-mail, le service ou le poste, elles sont modifiées dans l’application SoftExpert lors de la synchronisation.
• Les nouveaux utilisateurs peuvent désormais accéder automatiquement au système si un groupe d’accès par défaut pour les nouveaux utilisateurs est défini.

Désavantages

• Les descriptions de service et de poste définies pour les utilisateurs dans AD doivent toujours être identiques pour le même service et le même poste, sinon le système crée des enregistrements séparés pour le même service / poste dans l’application SoftExpert. Exemple:
• • Utilisateur “A” -> Département: Technologie -> Poste: Analyste
  • Utilisateur “B” -> Département: Tech. -> Poste: Analyste Analyste
• En pratique, les utilisateurs “A” et “B” travaillent dans le même département (technologie) et occupent le même poste (Analyste technologique). Cependant, comme ils sont écrits différemment, l’opération de synchronisation créera deux départements (Technologie et Technologie) et deux postes (Analyste et Analyste technologique) dans l’application SoftExpert. De même, si les départements et les postes ont déjà été enregistrés manuellement dans l’application SoftExpert, une description de ceux-ci doit correspondre exactement aux descriptions entrées dans l’AD. Sinon, des doublons peuvent se produire, comme expliqué dans l’exemple ci-dessus.

• Il faut faire très attention à la manipulation des informations de département et de position dans les applications AD et SoftExpert, afin que ces informations ne soient pas dupliquées dans les applications SoftExpert.
• Si vous n’utilisez pas de filtre pour identifier les utilisateurs AD à prendre en compte pour la synchronisation, tous les utilisateurs enregistrés sont automatiquement importés dans l’application AD SoftExpert après la synchronisation.

Effort de mise en œuvre

• Moyen.
• Le contenu de l’ID utilisateur, du département et du champ position dans AD doit être exactement le même que ceux adoptés dans l’application SoftExpert.
• Tous les utilisateurs d’AD qui ont accès au système doivent avoir l’ID utilisateur, la connexion, le nom et l’e-mail, les départements et les postes correctement remplis et vérifiés dans AD.

Caractéristiques / Modalités	Light	Standard	Advanced
Authentification
Authentification unique (SSO) (cochez la case 8. Restrictions)
Synchronisation individuelle à la connexion	–
Synchronisation générale via la planification	–
Département et fonction	–	–

Avantages clients

• Élimination de la nécessité de réenregistrer manuellement les données des utilisateurs, des services et des positions.
• Maintenance d’un référentiel de données unique à des fins d’administration système.
• Les modifications des règles d’accès dues aux admissions, licenciements, congés et transferts d’utilisateurs sont gérées en un seul endroit.
• Intégrité des informations entre les deux référentiels.
• Diffusion rapide des applications aux utilisateurs dans les processus de mise en œuvre.
• Possibilité de déplacer les ressources humaines informatiques vers des activités à plus grande valeur ajoutée.

Activités principales

• En fonction du scénario client et de ses exigences, définissez la modalité (légère, standard ou avancée) à mettre en œuvre.
• Assurez-vous que les données d’AD et de l’application SoftExpert respectent les conditions définies par la modalité choisie.
• Évaluez avec le client la possibilité d’activer ou de désactiver la fonction de connexion unique.
• Si nécessaire, approuvez l’intégration avec SSO dans la modalité sélectionnée.
• Intégration et transfert systémique à l’aide de l’équipe informatique du client.

Smart solution for scanning documents

The diversity of corporate content, combined with the volume and increasing speed with which it is generated, is something that has concerned many executives. That is why ensuring that critical business information is captured and readily available has become an increasingly challenging task.
INfuse AX scanners, developed by Kodak Alaris, integrated with the SoftExpert Suite platform simplifies the day-to-day at companies that deal extensively with paper documents.
Through a perfect connection between hardware and software, one simple tap on the Scanner panel scans the document and is able to trigger a process in SoftExpert Workflow or registration in SoftExpert Document. It is an efficient way to integrate content into business processes.
Process standardization and automation means that scanned documents are converted into useful information and can be easily used. This makes it possible to guarantee information security, since content is sent directly to the system, without going through e-mail or network sharing, which lessens the chances for information to be breached and makes the capture process easier, faster and smarter.
All that is needed to operate the equipment is an internet connection. The entire solution works on the cloud, from configuration of equipment to the publication and management of documents. Activities can be performed and documents can be viewed from a web browser, smartphone or tablet, anytime and anywhere.
This technology ensures the information integrity, it is easy to use and it is quickly implemented, serving a wide variety of segments, including financial services, education, health, insurance, government, communications, energy, logistics and transportation, among others.

Main benefits:
• Centralizes corporate content and ensures the security of critical information.
• Ensures speed and accuracy in capturing and sharing documents and records.
• Prevents document loss, errors and rework throughout the process.
• Provides visibility of content, throughout its entire lifecycle.
• Speeds up business processes and increases team productivity.
• Ensures scale and flexibility to adapt in order to meet new market demands.
• Strengthens collaboration while reducing paper and other operating costs.

Intégration avec d’autres applications

Le dicton selon lequel aucun système ne peut être considéré comme une île est plus vrai aujourd’hui que jamais auparavant. Tout comme les processus d’une organisation sont interconnectés, il en va de même pour le soutien de ces processus. La technologie actuelle permet aux applications de différents fournisseurs d’être intégrées de manière intelligente et productive, augmentant les avantages des technologies de l’information à des niveaux différenciés pour les organisations.

L’architecture d’intégration des applications SoftExpert est conforme aux principaux besoins d’interface que le marché exige pendant le processus de mise en œuvre de l’intégration. En plus de la prise en charge de l’utilisation de cette architecture, des besoins d’importation et d’exportation spécifiques ou une intégration directe avec des systèmes ou des environnements externes peuvent être utilisés comme personnalisation.

Grâce à l’utilisation des technologies en tant qu’outils d’ETL (Extract-Transform-Load), de services Web, d’API et du mécanisme d’intégration natif de SoftExpert, des besoins d’intégration spécifiques peuvent être traités au cas par cas dans l’environnement du client.

L’intégration entre les applications est l’une des meilleures options pour éviter la redondance de l’entrée de données et garantir son intégrité, car il n’y a qu’un seul port d’entrée pour les informations. De plus, des gains importants sont obtenus en termes de gain de temps et de fluidité des processus.

Avantages clients

• Meilleure intégrité des données.
• Augmentation du flux de processus.
• Avantages améliorés de l’application impliquée dans l’intégration.
• Gain de temps et d’efforts pour les utilisateurs.

Activités principales

• Analyser le scénario exposé par le client et évaluer la faisabilité de l’intégration demandée.
• Suggérer des options d’intégration, en spécifiant l’effort, l’impact, les avantages et les inconvénients de chaque alternative.
• Implémentez la modalité d’intégration choisie dans l’environnement du client.
• Avec le client, évaluez les résultats obtenus avec l’intégration.

Principaux produits livrables

• Spécification technique de l’intégration à réaliser.
• Développé des routines d’intégration (le cas échéant).
• Connecteurs d’intégration configurés et installés dans l’environnement du client (le cas échéant).