Integración

Integración con Microsoft Active Directory

Practicidad y agilidad en la administración de las cuentas de los usuarios. Estos son los principales puntos de destaque en la integración de las aplicaciones SoftExpert con el Microsoft Active Directory (AD). Como reflejo directo de esta integración, se tiene aún la rapidez en la liberación del acceso a las aplicaciones y la comodidad para los usuarios, que no necesitan memorizar más que un nombre de usuario y contraseña (entre tantos ya existentes).

La integración con el Active Directory elimina la necesidad de registro y mantenimiento manual de las informaciones administrativas, o sea, aquellas relacionadas a los usuarios, áreas y funciones (estructura organizacional). Los procesos relacionados a la actualización, desactivación y inclusión de estas informaciones son todos configurados para ocurrieren de forma automática y en sincronía con las modificaciones efectuadas en el Active Directory.

A través de configuración y rutinas específicas, los datos de los usuarios, áreas y funciones son importados para dentro de los módulos de administración y configuración de las aplicaciones SoftExpert.

Un beneficio adicional obtenido con la integración con el Active Directory es la posibilidad de efectuarse el single sign-on, o sea, una vez conectado en la red, el usuario no necesita informar su usuario y contraseña para acceder las aplicaciones SoftExpert. La autenticación ocurrida en la red ya habilita el acceso a las aplicaciones. La habilitación del single sign-on debe estar vinculada a políticas corporativas consistentes de seguridad y autenticación.

Modalidades

La integración con el AD presenta las siguientes modalidades de implementación: Standard y Advanced. Cada una posee características, ventajas, desventajas y esfuerzos de implementaciones propios. A continuación presentamos informaciones detalladas acerca de cada una de ellas.

Modalidad “Standard”

Alcance

• Autenticación en el AD.
• Sincronización de la matrícula, login, nombre y e-mail del usuario en el AD con la aplicación SoftExpert. La sincronización puede se agendar para ser ejecutada a intervalos determinados de tiempo (sincronización general, de todos los usuarios) o el sistema puede ser configurado para efectuar la sincronización en el momento de entrada del usuario en el sistema (sincronización individual, sólo del usuario que efectuó el login en el sistema).

Ventajas

• Repositorio único para autenticación del usuario.
• Rápida implementación.
• Posibilita el single sign-on (SSO) (vea el ítem 8.Restricciones).
• Usuarios nuevos registrados en el AD son importados para la aplicación SoftExpert durante la sincronización con las informaciones mínimas necesarias para acceso (matrícula, login, nombre, e-mail).
• Si hay modificaciones de informaciones como Nombre o e-mail del usuario del AD, estas serán modificadas en la aplicación SoftExpert en el momento de la sincronización.
• Usuarios excluidos en el AD serán deshabilitados automáticamente en la aplicación SoftExpert después de la sincronización.

Desventajas

• Después de la sincronización, los nuevos usuarios registrados en el AD sólo tendrán acceso a la aplicación SoftExpert después de la modificación manual del grupo de acceso, área y función.
• Si no es utilizado un filtro para identificar los usuarios del AD que deberán ser considerados para sincronización, todos los usuarios registrados en el AD serán importados automáticamente para la aplicación SoftExpert después de la sincronización.

Esfuerzo de implementación

• Mínimo: sólo el campo escogido para depósito de la matrícula del usuario en el AD deberá ser el mismo de la matrícula del SE Suite
• Los datos de de matrícula, login, nombre y e-mail deberán estar todos completos en el AD.

Modalidad “Advanced”

Alcance

• Autenticación en el AD.
• Sincronización de la matrícula, login, nombre, e-mail, área y función del usuario en el AD con la aplicación del SoftExpert. La sincronización puede se agendar para ser ejecutada a intervalos determinados de tiempo (sincronización general, de todos los usuarios) o el sistema puede ser configurado para efectuar la sincronización en el momento de entrada del usuario en el sistema (sincronización individual, sólo del usuario que efectuó el login en el sistema).
• Control de área y función vía AD.

Ventajas

• Repositorio único para autenticación del usuario.
• Posibilita el single sign-on (SSO) (vea el ítem 8.Restricciones).
• Usuarios nuevos registrados en el AD son importados para la aplicación SoftExpert durante la sincronización con las informaciones necesarias para acceso (matrícula, login, nombre, e-mail, área y función).
• Se hay modificaciones de informaciones como Nombre, e-mail, área o función del usuario del AD, estas serán modificadas en la aplicación SoftExpert en el momento de la sincronización.
• Usuarios excluidos en el AD serán deshabilitados automáticamente en la aplicación SoftExpert después de la sincronización.
• Nuevos usuarios ya podrán acceder al sistema automáticamente si es definido el grupo de acceso estándar para nuevos usuarios.

Desventajas

• Las descripciones de área y función que están definidas en los usuarios dentro del AD deben ser siempre iguales para la misma función, de lo contrario serán creados registros distintos para la misma área/función dentro de la aplicación SoftExpert. Ejemplo:
• • Usuario “A” -> Área: Tecnología -> Función: Analista
  • Usuario “B” -> Área: Tecn. ->Función: Analista de Tecnología
• En la práctica, los usuarios “A” y “B” trabajan en la misma área (Tecnología) y poseen la misma función (Analista de Tecnología). Todavía, por el facto de estar escritas de forma distintas, la operación de sincronización creará dos áreas (Tecnología y Tecn.) y dos funciones (Analista y Analista de Tecnología) en la aplicación SoftExpert. De esta forma, si ya fueron registradas manualmente áreas y funciones dentro de la aplicación SoftExpert, la descripción de estas debe ser exactamente igual a las descripciones que ya fueron informadas en el AD. De lo contrario, duplicidades ocurrirán de acuerdo con lo explicado en el ejemplo mencionado.

• Los cuidados en la manipulación de las informaciones de área y función en el AD y en la aplicación SoftExpert deberán ser redobladas para que no ocurra la duplicación de estas informaciones en la aplicación SoftExpert.
• Si no es utilizado un filtro para identificar los usuarios del AD que deberán ser considerados para sincronización, todos los usuarios registrados en el AD serán importados automáticamente para la aplicación SoftExpert después de la sincronización.

Esfuerzo para implementación

• Medio.
• El contenido de los campos arriba, matrícula, área y función en el AD deberán ser exactamente iguales a los adoptados en la aplicación SoftExpert.
• Todos los usuarios del AD que fueren acceder al sistema deberán tener los campos matricula, login, nombre, e-mail, área y función debidamente completos y verificados en el AD.

Características/Modalidades	Light	Standard	Advanced
Autenticación
Single sign-on (SSO) (vea el ítem 8.Restricciones)
Sincronización individual en el login	–
Sincronización general vía agenda	–
Área y función	–	–

Beneficios para el Cliente

• Eliminación de la necesidad de hacer nuevo registro manual de los datos de los usuarios, áreas y funciones.
• Manutención de repositorio de datos único para fines de administración de sistemas.
• Modificaciones de reglas de acceso en función de admisiones, despidos, permisos (de trabajo) y transferencias de usuarios son gestionadas en un sólo local.
• Integridad de informaciones entre ambos los repositorios.
• Agilidad en procesos de implantación para liberación de las aplicaciones a los usuarios.
• Provecho de recursos humanos de TI en actividades de mayor valor agregado.

Principales Actividades

• Con base en el escenario del cliente y en sus requisitos, definir la modalidad (Light, Standard o Advanced) a ser implementada.
• Asegúrese de que todos los datos del AD y de la aplicación SoftExpert encuéntrense dentro de las condiciones establecidas por la modalidad escogida.
• Evaluar con el cliente la opción de habilitar o no el recurso de single sign-on.
• Homologar la integración en la modalidad seleccionada, con SSO si se necesite.
• Repase de la sistemática de integración utilizada al equipo de TI del cliente.

Solución inteligente para digitalización de Documentos

La variedad de contenido corporativo, aliada al volumen y velocidad creciente con que son generados, es algo que ha venido preocupando a muchos ejecutivos. Delante de eso, garantizar que informaciones críticas para el negocio sean capturadas y estén prontamente disponibles, se vuelve una tarea cada vez más desafiadora.
La integración entre la línea de scanners INfuse AX, desarrollada por Kodak Alaris y la plataforma SoftExpert Suite, simplifica el día a día de las empresas que trabajan con documentos en papel de un modo extensivo.
Mediante una conexión perfecta entre hardware y software, un simple toque en el panel del Scanner digitaliza al documento, pudiendo disparar un proceso en SoftExpert Workflow, o su registro en el SoftExpert Documento. Es un modo eficiente de integrar el contenido a los procesos de negocio.
La estandarización y automatización del proceso hace que los documentos digitalizados sean convertidos en informaciones útiles y puedan ser utilizados con facilidad. De ese modo es posible garantizar la seguridad de la información, una vez que el contenido se envía directamente al sistema, sin pasar por una bandeja de entrada de e-mail, o local compartido de red, lo que reduce las posibilidades de violación de las informaciones y hace que todo el proceso de captura sea más fácil, rápido e inteligente.
Los equipos necesitan sólo de una conexión con la Internet para operar. Toda la solución funciona en nube, desde la configuración de los equipos hasta la publicación y gestión de documentos. Es posible ejecutar actividades y consultar documentos a partir de un web-brownser, de un smartphone o de un tablet, a cualquier hora y en cualquier lugar.
Esa tecnología garantiza la integridad de las informaciones, es fácil de usar y de rápida implementación, atendiendo a una amplia gama de segmentos, incluyendo servicios financieros, educación, salud, seguros, gobierno, comunicaciones, energía, logística y transporte, entre otros.

Principales Beneficios:
• Centraliza el contenido corporativo y garantiza la seguridad sobre informaciones críticas.
• Garantiza rapidez y precisión en la captura y compartida de documentos y registros.
• Evita la pérdida de documentos, errores de retrabajo a lo largo del proceso.
• Proporciona visibilidad sobre el contenido, a lo largo de todo su ciclo de vida.
• Acelera los procesos de negocio y aumenta la productividad de los equipos.
• Garantiza escala y flexibilidad de adaptación, para atender a las nuevas exigencias del mercado.
• Fortalece la colaboración, reduce gastos con papel y otros costos operativos.

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Integraciones con Otras Aplicaciones

Más que nunca, ningún sistema puede ser considerado una isla. Tal como los procesos de una organización son interconectados, lo mismo sucede con los sistemas que dan soporte a estos procesos. Las tecnologías actuales han permitido que aplicaciones de diferentes proveedores sean integradas de manera inteligente y productiva, elevando a niveles diferenciados los beneficios de la Tecnología de la Información para las organizaciones.

La arquitectura de integración de las aplicaciones SoftExpert cumple con las principales necesidades de interface que el mercado exige durante el proceso de implantación de una integración. Además del apoyo al uso de esa arquitectura, necesidades específicas de importación, exportación o integración directa con sistemas o ambientes externos pueden ser trabajadas de forma personalizada.

A través del uso de tecnologías como herramientas ETL (Extract-Transform-Load), Web Services, API’s y del mecanismo nativo de integración de SoftExpert, necesidades específicas de integración pueden ser trabajadas caso-a-caso en el ambiente del cliente.

La integración entre aplicaciones es una de las mejores opciones para evitar la redundancia de entrada de datos y garantizar su integridad, una vez que existe solamente una puerta de entrada para las informaciones. Adicionalmente, ganancias significativas son obtenidas en términos de economía de tiempo y fluidez de los procesos.

Beneficios para el Cliente

• Mejor integridad de los datos.
• Mayor fluidez de los procesos.
• Potencialización de los beneficios de las aplicaciones involucradas en la integración.
• Ahorro de tiempo y esfuerzo para los usuarios.

Principales Actividades

• Analizar el escenario expuesto por el cliente y evaluar la viabilidad de la integración exigida.
• Proponer opciones de integración, especificando esfuerzo, impacto, ventajas y desventajas de cada alternativa.
• Implementar la modalidad de integración escogida en el ambiente del cliente.
• En conjunto con el cliente, evaluar los resultados obtenidos con la integración.

Principales Entregables

• Especificación técnica de la integración que va a ser realizada.
• Rutinas de integración desarrolladas (cuando aplicable).
• Conectores de integración configurados e instalados en el ambiente del cliente (cuando aplicable).