Política de Privacidad Global

1. OBJETIVO

SoftExpert Software SA (“SoftExpert” u “la organización”) se fundó el 1 de febrero de 1995 y actualmente es una empresa líder en el sector de las tecnologías de la información, con el objetivo principal de ofrecer a sus clientes software y servicios orientados a la mejora continua y la optimización de sus procesos de negocio, transformando la excelencia operativa en una verdadera ventaja competitiva.

La actividad principal de SoftExpert es la venta de productos y servicios a personas jurídicas. Sin embargo, en el desempeño de sus funciones, la organización puede llevar a cabo actividades que implican el tratamiento de datos personales. Durante la ejecución de estas operaciones, SoftExpert se compromete a respetar los requisitos básicos de seguridad y privacidad establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

La privacidad y la seguridad de los datos personales que SoftExpert recopila son de suma importancia. Por ello, SoftExpert busca, a través de este documento, demostrar su compromiso con la protección y la privacidad de los datos personales, abarcando temas como los derechos de los titulares de los datos, las formas de uso y los tipos de datos recopilados, las bases legales que legitiman el tratamiento, los medios de contacto para ejercer los derechos y la comunicación con SoftExpert.

2. ALCANCE

Este documento se aplica a todos los titulares de datos personales tratados por SoftExpert, incluidos empleados, clientes, proveedores, socios comerciales y cualquier otra parte involucrada, de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables.

3. REFERENCIAS

A continuación, se detallan las normas que adopta este documento:

• a) LGPD – Ley General de Protección de Datos Personales.
• b) NBR ISO 27001 – Sistemas de gestión de la seguridad de la información - Requisitos.

4. TÉRMINOS

Para los fines del presente documento, se adoptan los siguientes términos y definiciones:

4.1 Sujeto de datos

Persona física a la que se refieren los datos personales que se están tratando.

4.2 Controlador

Se refiere a la persona física o jurídica, pública o privada, responsable de las decisiones relativas al tratamiento de datos personales. En otras palabras, es responsable de tomar decisiones sobre la actividad que se realizará con dichos datos.

4.3 Operador

Es la persona física o jurídica, de derecho público o privado, que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y de acuerdo con la finalidad determinada por este.

4.4 Datos personales

Toda información o combinación de información que pueda identificar inequívocamente a un interesado, es decir, sin dejar lugar a dudas.

4.5 Datos personales sensibles

Datos personales relativos al origen racial o étnico, creencias religiosas, opiniones políticas, afiliación a un sindicato u organización religiosa, filosófica o política, datos relativos a la salud o la vida sexual, datos genéticos o biométricos.

4.6 Responsable de Protección de Datos/DPO

Esta persona es responsable de actuar como canal de comunicación entre el Responsable del tratamiento, los interesados y la Agencia Nacional de Protección de Datos cuando el asunto involucre datos personales.

4.7 Tratamiento

Cualquier actividad que utilice datos personales en su ejecución, incluyendo, pero no limitándose a, la recopilación, producción, recepción, clasificación, uso, acceso, reproducción, transmisión, distribución, procesamiento, archivo, almacenamiento, eliminación, evaluación.

5. Sobre la política actual

El propósito de esta Política es:

1. Para garantizar que las personas de las que SoftExpert recopila información comprendan qué datos personales procesa SoftExpert, los motivos por los que los procesa y utiliza, y si su información se comparte o no.
2. Explique cómo SoftExpert utiliza los datos personales mencionados anteriormente.
3. Explicar los derechos y opciones que tienen las personas con respecto a los datos personales que SoftExpert recopila y procesa, y cómo SoftExpert protegerá estos datos.

SoftExpert espera que esta política ayude a comprender su compromiso con la privacidad de sus clientes y de los terceros de quienes SoftExpert recopila información.

6. Derechos y preferencias individuales: SoftExpert ofrece a los usuarios opciones y control

De conformidad con lo dispuesto en la legislación aplicable y salvo que esta lo limite, los derechos otorgados a las personas físicas son los siguientes:

1. Derecho de confirmación y acceso: el interesado tiene derecho a verificar si una organización determinada trata o no sus datos personales. En caso afirmativo, también tiene derecho a acceder a su propia información.
2. Derecho a rectificar datos incompletos, inexactos o desactualizados: Este es el derecho a solicitar a SoftExpert que modifique o actualice los datos personales siempre que sean incorrectos o incompletos.
3. Derecho a la supresión de la información, cuando sea posible: el interesado tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos, siempre que no exista una base legal que justifique la conservación de su información en la base de datos.
4. Derecho a oponerse: (i) el derecho a oponerse, en cualquier momento, al tratamiento de sus datos personales por razones relacionadas con su situación particular; (ii) el derecho a oponerse a que sus datos personales sean tratados con fines de marketing directo.
5. Derecho a la portabilidad de los datos: este consiste en el derecho a solicitar una copia de sus datos personales en formato electrónico y el derecho a transmitir dichos datos personales para su uso en servicios de terceros.
6. Derecho a revocar el consentimiento, cuando la base legal sea el consentimiento: este consiste en el derecho a solicitar la revocación de todos y cada uno de los consentimientos otorgados previamente que autorizaron el tratamiento de sus datos personales.
7. Derecho a obtener información sobre la posibilidad de no otorgar el consentimiento y sobre las consecuencias de la negativa: según el caso específico, la base legal utilizada puede ser el consentimiento. Por lo tanto, si esto ocurre, el interesado tiene derecho a obtener información clara sobre qué se hará con sus datos personales, así como sobre las consecuencias de no autorizar su tratamiento.

Asimismo, cabe aclarar que el interesado puede ejercer sus derechos mediante comunicación escrita, indicando el derecho que desea ejercer, y también puede solicitar aclaraciones sobre cualquier duda relativa al tratamiento de sus datos. Para ello, deberá enviar un correo electrónico a dpo@softexpert.com. SoftExpert responderá a las solicitudes en el plazo legal de 15 días, reservándose el derecho a prorrogar dicho plazo si está debidamente justificado.

7. Cómo SoftExpert recopila datos personales

SoftExpert recopila datos personales de las siguientes maneras:

1. Al completar los formularios en el sitio web de SoftExpert: SoftExpert recibe y almacena toda la información proporcionada a través de los formularios de contacto en su sitio web, ya sea para contratar productos y servicios de SoftExpert o para expresar interés en materiales promocionales y de marketing.
2. Terceros: SoftExpert recibe cierta información de terceros, incluidos, entre otros, los socios con los que trabaja.
3. Datos de los empleados del cliente: SoftExpert recibe y almacena datos personales de los empleados designados del cliente para centralizar la apertura de incidencias para el servicio de soporte de SoftExpert.
4. Datos de los firmantes del contrato: SoftExpert recibe datos personales de los representantes legales y testigos designados como firmantes de los contratos y anexos firmados con clientes, proveedores de servicios y suministradores.
5. Cookies: SoftExpert recopila datos para mejorar la experiencia de navegación del usuario al utilizar el sitio web de la organización.
6. Eventos: SoftExpert recopila datos a través de los eventos en los que participa u organiza para clientes, socios o la comunidad en general. Estos datos se recopilan para contactar a los participantes cuando existe interés en mantener el contacto.
7. Plataforma de reclutamiento y datos de empleados: Durante el proceso de selección para cubrir vacantes, SoftExpert utiliza software de terceros para gestionar la información y llevar a cabo la búsqueda de candidatos, las entrevistas y la contratación. Una vez finalizado este proceso, se le solicitará al candidato que envíe la documentación e información necesarias para su registro.

Siempre que es posible, SoftExpert utiliza información anonimizada y agregada para fines que incluyen probar sus sistemas informáticos, realizar investigaciones, analizar datos, crear modelos de marketing y promoción, mejorar su software y servicios, y desarrollar nuevas características y funcionalidades.

8. Datos personales procesados por SoftExpert

En el curso de sus actividades comerciales, SoftExpert puede procesar datos personales de personas que están, han estado o estarán relacionadas con la organización, directa o indirectamente, así como datos personales específicos de clientes, socios comerciales, proveedores de servicios, empleados y accionistas. Dichos datos personales pueden ampliarse según el caso; sin embargo, SoftExpert procesa principalmente:

1. Datos de contacto e identificación: información que permite identificar mínimamente a un titular de datos, como nombre, correo electrónico, número de teléfono, cargo y la empresa para la que trabaja. SoftExpert también puede utilizar estos datos para prestar servicios a sus clientes.
2. Datos profesionales: Además de los datos anteriores, también se pueden procesar datos relacionados con el contexto profesional del titular, como su historial y experiencia;
3. Cookies: Las cookies son información relacionada con el uso que usted hace del sitio web de SoftExpert, como el contenido y los enlaces a los que accede, y el tiempo que dedica a consultar la información. El propietario puede encontrar más información en la Directriz de Cookies de SoftExpert.

En determinadas situaciones, SoftExpert podrá tratar datos personales de niños o adolescentes, vinculando siempre este tratamiento a la base jurídica que lo legitima, de conformidad con la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil).

Eventualmente, SoftExpert puede procesar datos personales sensibles. En los casos en que SoftExpert sea el responsable del tratamiento de datos, cumplirá con el Artículo 11 de la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil), que exige obtener el consentimiento del interesado o, en ausencia de consentimiento, cuando el tratamiento sea indispensable para el cumplimiento de una obligación legal o reglamentaria, el ejercicio regular de derechos, incluso en contratos y en procedimientos judiciales, administrativos y arbitrales, la protección de la vida o la integridad física del interesado o de terceros, la protección de la salud, exclusivamente en procedimientos llevados a cabo por profesionales de la salud, servicios de salud o autoridades sanitarias; o garantizar la prevención del fraude y la seguridad del interesado en los procesos de identificación y autenticación para el registro en sistemas electrónicos, salvaguardando los derechos mencionados en el Artículo 9 de la LGPD, excepto en los casos en que prevalezcan los derechos y libertades fundamentales del interesado y requieran la protección de datos personales. Los tipos de datos personales tratados varían según las finalidades de uso y las actividades realizadas.

En los casos en que SoftExpert actúe como encargado del tratamiento de datos, el tratamiento de los datos personales se limitará a la prestación del servicio en sí, siendo el responsable del tratamiento quien deberá vincular correctamente la base jurídica o incluso obtener el formulario de consentimiento adecuado, según el caso.

Sin embargo, SoftExpert solo procesa la cantidad mínima de datos personales necesaria para cada proceso.

9. El papel de SoftExpert como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales

Dependiendo de la relación jurídica formalizada, SoftExpert podrá ocupar la posición de Responsable del Tratamiento de Datos o Encargado del Tratamiento de Datos, según los conceptos indicados en este documento y de conformidad con la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil).

Por lo tanto, cuando SoftExpert deba determinar los fines, los medios y la toma de decisiones en relación con el procesamiento de datos, la organización será considerada el Responsable del Tratamiento, como ocurre, por ejemplo, con los datos personales de sus empleados.

Sin embargo, cuando SoftExpert procesa datos en nombre de un Responsable del Tratamiento, se le considerará Encargado del Tratamiento, como en los casos en que SoftExpert presta servicios de gestión de entornos en la nube al cliente. Asimismo, los proveedores de servicios, consultores y socios también pueden actuar como Encargados del Tratamiento cuando realizan cualquier operación de procesamiento de datos en nombre de los clientes de SoftExpert.

Independientemente del papel que desempeñe SoftExpert durante la ejecución de sus actividades, SoftExpert declara, mediante este documento, que cuenta con buenas prácticas de gobernanza de datos, teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, la finalidad, la probabilidad y la gravedad de los riesgos y beneficios derivados del tratamiento de los datos del interesado.

10. Base jurídica para el tratamiento de datos personales

El artículo 7 de la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil) establece los fundamentos jurídicos que legitiman el tratamiento de datos personales; es decir, enumera las circunstancias que autorizan la realización de actividades consideradas tratamiento de datos. La Ley establece que cada proceso que implique el tratamiento de datos debe basarse en al menos un fundamento jurídico que autorice su operación.

SoftExpert puede procesar datos personales en función de las siguientes situaciones:

1. cuando el interesado autoriza y da su consentimiento para el tratamiento de sus datos.
2. para cumplir con una obligación legal o reglamentaria impuesta por la ley o por una autoridad competente.
3. ejecutar contratos o procedimientos preliminares relacionados con un contrato en el que el interesado sea parte.
4. para el ejercicio regular de los derechos en procedimientos judiciales, administrativos o arbitrales.
5. para la protección de la vida o la seguridad física del titular o de terceros.
6. para satisfacer los intereses legítimos de SoftExpert o de terceros, salvo cuando prevalezcan los derechos y libertades fundamentales del interesado y sea necesaria la protección de los datos personales.
7. para la protección del crédito, incluso según lo previsto en la legislación pertinente.

Además, SoftExpert invierte en medidas técnicas y organizativas, las adopta y realiza importantes esfuerzos para implementarlas, con el fin de proteger los datos personales contra el acceso indebido y no autorizado. Estas medidas y soluciones tienen en cuenta la naturaleza, el contexto, los riesgos, los fines y los costes derivados de su aplicación.

11. Transferencias internacionales de datos

SoftExpert procesa información personal tanto a nivel nacional como en países con legislación similar o equivalente. En este sentido, cuando SoftExpert procesa datos transfronterizos, salvaguarda los derechos de los interesados y adopta medidas técnicas y organizativas capaces de proteger los datos personales de los interesados.

Además, SoftExpert podrá compartir datos personales para contribuir a las investigaciones y la prevención del fraude, en los casos en que las autoridades competentes lo soliciten, siempre que dichas solicitudes sean coherentes con los requisitos legales, las normativas o los procedimientos legales aplicables.

12. Almacenamiento y eliminación de datos

SoftExpert podrá conservar los datos personales que recopile durante el tiempo que sea necesario para prestar los servicios que ofrece a sus clientes y para fines comerciales legítimos y esenciales, como mantener el rendimiento de su software, tomar decisiones comerciales basadas en datos sobre funciones y ofertas, cumplir con sus obligaciones legales y resolver disputas.

Una vez cumplido el propósito para el que fue recopilada, dicha información podrá desecharse, a menos que exista otra base legal que justifique su conservación.

13. Seguridad de los datos personales

SoftExpert se compromete a adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger los datos personales que procesa, garantizando su salvaguarda contra el acceso no autorizado, la destrucción, la pérdida, la alteración, la comunicación indebida o la divulgación no autorizada. Si bien nos esforzamos por mantener un alto nivel de seguridad, es importante tener en cuenta que ningún sistema es completamente inmune a los riesgos.

Para garantizar una protección adecuada, SoftExpert utiliza soluciones que siguen las mejores prácticas técnicas disponibles en el mercado, teniendo en cuenta los costes de implementación, la naturaleza y el contexto del tratamiento de datos, sus fines específicos y los riesgos asociados a los derechos y libertades de los interesados.

SoftExpert también cuenta con la certificación ISO 27001:2022, que acredita la existencia de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Este sistema incluye políticas, procedimientos y procesos que guían la protección de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información. Como parte de este compromiso, organismos de certificación realizan auditorías internas y externas periódicamente, lo que garantiza la mejora continua y el cumplimiento de altos estándares de seguridad.

Además, SoftExpert se compromete a notificar de inmediato a los interesados en caso de un incidente de seguridad que pueda causar riesgos significativos o daños a sus derechos y libertades, adoptando todas las medidas correctivas necesarias.

Es importante recordar que, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), SoftExpert no se hace responsable de los hechos causados exclusivamente por terceros o por el propio interesado.

Por último, SoftExpert garantiza que los datos personales bajo su gestión se procesan sobre la base de los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, de conformidad con los requisitos legales y las normas de seguridad de la información.

14. Responsable de Protección de Datos (RPD)

El Delegado de Protección de Datos (DPD) es la persona designada por el Responsable del Tratamiento para actuar como canal de comunicación entre el Responsable del Tratamiento, los interesados y la ANPD (Autoridad Nacional de Protección de Datos de Brasil).

La encargada de protección de datos (DPO) de SoftExpert es Daniele da Silva Novais, con quien se puede contactar por correo electrónico en dpo@softexpert.com.

15. Cómo contactarnos

Si tiene alguna pregunta sobre este documento o sobre cómo la organización gestiona los datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros a través de los siguientes medios:

1. Controlador/Operador: SoftExpert Software SA
2. Teléfono: +55 (47) 2101-9900
3. DPO/Responsable de Protección de Datos: dpo@softexpert.com