Software de Gestión de Procesos de Negocio

Uso de tecnología para aumentar la eficiencia, reducir errores y mejorar la calidad y el cumplimiento de los productos.

Asociación internacional responsable de la publicación del BPM CBOK, la guía de referencia principal para la disciplina de la gestión de procesos de negocio.

Estudio de un proceso para identificar cuellos de botella, redundancias y oportunidades de mejora. Etapa central del ciclo de vida de BPM, ejecutada tras el mapeo del estado actual.

Estructura jerárquica que organiza los procesos de una organización en niveles (macroprocesos, procesos, subprocesos), creando una visión de cómo se relacionan entre sí.

Elemento que representa una unidad de trabajo realizada por personas o sistemas. En BPMN, puede ser una tarea simple o un subproceso, representada por un rectángulo con bordes redondeados.

Representación del proceso en su estado actual, antes de cualquier intervención de mejora. Contrasta con el modelo To-Be, que describe el estado futuro deseado.

Gestión de Procesos de Negocio. Enfoque continuo y estratégico para definir, ejecutar, monitorizar y optimizar los procesos de una organización de extremo a extremo, combinando personas, tecnología y métodos.

Estándar gráfico internacional mantenido por el OMG para la representación de procesos con símbolos normalizados. La versión vigente es BPMN 2.0.

Software que permite modelar, ejecutar, automatizar, monitorizar y optimizar procesos de negocio. Es la capa tecnológica que viabiliza la práctica del BPM en las organizaciones.

Business Process Management Common Body of Knowledge. Guía publicada por la ABPMP que consolida el conjunto de conocimientos esenciales para la práctica profesional de BPM.

Declaración que define o restringe un aspecto del proceso, como condiciones de aprobación o plazos. Orienta decisiones automatizadas dentro del flujo de ejecución.

Conjunto de actividades estratégicas que una organización realiza para entregar valor al cliente (concepto de Michael Porter). En BPM, é referencia para identificar qué procesos son críticos para el negocio.

Medida de la habilidad de un proceso para producir resultados dentro de los límites especificados. Evalúa si el proceso es predecible, estable y capaz de cumplir con los requisitos definidos.

Certificación emitida por la ABPMP que valida competencias en gestión de procesos. Es la principal certificación del área de BPM reconocida en el mercado global.

Fases que componen la gestión continua de procesos: planificación, análisis, modelado, implementación, monitorización y refinamiento. Representa la naturaleza iterativa de la disciplina.

Grado en que la ejecución real de un proceso sigue el flujo modelado. Medida por herramientas de Process Mining, indica desviaciones que requieren corrección o rediseño.

Mecanismos que aseguran la ejecución del proceso conforme a lo modelado, dentro de los parámetros esperados. Incluye alertas, escalados y cuadros de mando de monitorización.

Etapa del ciclo de BPM en la que el proceso futuro se diseña con base en las oportunidades identificadas en el análisis del As-Is, definiendo cómo debe funcionar de forma optimizada.

Estándar del OMG para el modelado de decisiones de negocio. Complementa al BPMN al representar visualmente reglas de decisión (como tablas de decisión) que rigen el comportamiento de los procesos.

Responsable formal del rendimiento y la mejora continua de un proceso de extremo a extremo. Rol estratégico en BPM, es el principal responsable (accountable) del éxito del proceso.

Relación entre los resultados entregados y los recursos consumidos. Los procesos eficientes producen los resultados esperados con el menor desperdicio de tiempo, esfuerzo y coste.

Sistema integrado de gestión empresarial. En BPM, se integra con el BPMS para que los procesos automatizados lean y escriban datos en módulos como el financiero, inventario y RR. HH.

Capacidad de un proceso o plataforma BPMS de crecer en volumen sin pérdida de rendimiento. Los procesos escalables son estandarizados y replicables.

Acontecimiento que afecta al flujo de un proceso. Pueden ser de inicio, intermedios o de fin, y se representan mediante círculos en BPMN.

Desviación del flujo estándar de un proceso. El tratamiento de excepciones garantiza que los casos atípicos se gestionen de forma controlada, sin comprometer el proceso principal.

Secuencia lógica de actividades, decisiones y eventos que componen un proceso. En BPMN, el Sequence Flow indica el orden de ejecución de las actividades.

Conjunto de etapas secuenciales que definen quién hace qué, cuándo y en qué orden. Es la representación operativa de un proceso modelado en BPM.

Interfaz digital para la recopilación de datos y la interacción de los usuarios con una instancia de proceso en ejecución. Se configura en el BPMS para cada actividad humana del proceso.

Punto del proceso donde el flujo se ralentiza debido a una capacidad insuficiente, colas o dependencias. La eliminación de cuellos de botella es uno de los objetivos principales del análisis de procesos en BPM.

Elemento que representa puntos de decisión, unión o ramificación en el flujo. Controla cómo se divide el proceso (paralelo o exclusivo) o cómo converge. Se representa mediante rombos en BPMN.

Políticas, roles y mecanismos de control que orientan cómo se definen, gestionan y mejoran los procesos. Garantiza el alineamiento estratégico y la consistencia en la ejecución.

Transferencia de una actividad o responsabilidad entre los participantes de un proceso. Los handoffs mal gestionados son una fuente frecuente de retrasos y pérdida de información.

Ejecución individual de un proceso. Cada instancia cuenta con su propio historial, datos y estado, creándose cada vez que se inicia un proceso.

Capacidad del BPMS para conectarse a sistemas corporativos a través de APIs o Web Services, lo que permite que los procesos automatizados consuman y generen datos en diferentes plataformas.

Evolución del BPMS que incorpora inteligencia artificial, machine learning y análisis predictivo para hacer que los procesos sean más adaptativos e inteligentes.

Subdivisión de un Pool que representa un rol, departamento o sistema responsable de actividades específicas. Permite identificar visualmente quién realiza cada etapa del proceso.

Paradigma que permite construir y modificar procesos con poco o ningún código. Las plataformas de BPMS modernas adoptan este enfoque para acelerar la implementación por parte de los usuarios de negocio.

Documentación visual de las etapas, actores, sistemas y flujos de información de un proceso. Es el punto de partida de cualquier iniciativa de análisis y mejora en BPM.

Principio central del BPM que presupone que los procesos deben ser constantemente revisados, medidos y perfeccionados. Está directamente relacionado con PDCA, Lean y Six Sigma.

Creación de una representación formal de un proceso utilizando una notación estandarizada, como BPMN. Describe visualmente actividades, eventos, decisiones y participantes.

Business Activity Monitoring. Seguimiento en tiempo real de las instancias de proceso en ejecución, con emisión de alertas cuando los parámetros salen de los límites establecidos.

Conjunto estandarizado de símbolos para representar procesos gráficamente. El BPMN es el estándar más adoptado en el mercado, garantizando un entendimiento común entre analistas, desarrolladores y gestores.

Elemento que representa información (documentos o registros) producida o consumida por las actividades. Hace explícitas las dependencias de datos dentro del flujo de proceso.

Coordinación centralizada de servicios, sistemas y participantes para ejecutar un proceso de extremo a extremo. Presupone un controlador central, generalmente el BPMS.

Acciones para mejorar el rendimiento de un proceso existente, reduciendo costes, tiempo de ciclo y errores. Se fundamenta en los datos de monitorización y en el análisis del proceso.

Elemento del BPMN que representa a un participante autónomo en un proceso colaborativo (empresa, sistema u organización). Delimita los procesos bajo la responsabilidad de una única entidad y puede contener Lanes.

Técnica que utiliza los registros de eventos (logs) de los sistemas para descubrir y monitorizar procesos reales. Permite identificar desviaciones entre el proceso modelado y el efectivamente ejecutado.

Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas con valor para un cliente interno o externo. Es la unidad fundamental de gestión en BPM.

Visión completa de un proceso que atraviesa diferentes áreas y sistemas, desde el inicio hasta el resultado final. El BPM adopta esta perspectiva para evitar una gestión fragmentada por silos.

Grado de adherencia de los resultados de un proceso a los requisitos establecidos. Se monitoriza mediante indicadores y se audita a través de trazas de ejecución, garantizando la conformidad y la previsibilidad.

Revisión profunda de un proceso con el objetivo de crear un modelo To-Be significativamente diferente del As-Is. Implica replantear el proceso a partir de sus premisas fundamentales.

Base centralizada donde se almacenan, versionan y ponen a disposición los modelos de procesos. Es esencial para la gobernanza y la trazabilidad de los procesos organizacionales.