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SoftExpert ECM

Gestión de Contenido Empresarial

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    Home » SoftExpert ECM

    El Desafío

    Todos los días las organizaciones crean un volumen inmenso de contenido no estructurado, que incluye órdenes de compra, registros de empleados, informes financieros, formularios, facturas fiscales, contratos, procedimientos internos, diseños de ingeniería, e-mails, entre otros. El desafío de lidiar con papeles, contenidos digitales, registros y documentos aumenta cada vez más. Estudios muestran que el contenido no estructurado comprende 80% ó más de toda la información corporativa y viene creciendo entre 65% a 200% al año, dependiendo del segmento.

    En la mayor parte de las empresas, es común que contenidos en papel y digital se encuentren en situación de “caos no administrado”. Este contenido es almacenado en múltiples locales, tales como medios de almacenamiento de computadoras, uso compartido de red, carpetas de archivos y ficheros, sin la taxonomía consistente para identificar su naturaleza. Con eso, los usuarios enfrentan dificultades para encontrar y reutilizar los contenidos necesarios para las actividades del día a día. Como resultado, es perdido mucho tiempo en la búsqueda y en la reautoría de informaciones. Eso también incentiva prácticas menos eficientes, como el uso de e-mail en lugar de una herramienta colaborativa de gestión documental.

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    Las organizaciones están adoptando plataformas de Gestión de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management – ECM) para tratar los desafíos asociados con la información no administrada. Las soluciones de ECM mejoran la productividad y agilidad de los negocios, suministrando mejor acceso a la información y creando una infraestructura de uso compartido, seguridad y reúso de contenido por toda la organización. Una plataforma de Gestión de Contenido Empresarial permite que las empresas reduzcan costos con hardware y software, además de integrar las informaciones claves en un camino único para explotar nuevas oportunidades y rápidamente adaptarse a los nuevos requisitos del negocio.

    La Solución – SoftExpert ECM

    SoftExpert ECM es una solución robusta 100% web, que ofrece todos los principales recursos necesarios para crear, capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir contenidos relacionados a los procesos organizacionales. Es la solución perfecta para centralizar contenido no estructurado y administrar su ciclo de vida por completo.

    La solución provee un conjunto de tecnologías de gestión de contenido corporativo, a través de una plataforma que incluye la gestión de documentos y registros, flujos de trabajo, búsqueda y archivado, así como aplicaciones específicas, tales como la gestión de contratos y la gestión de documentos de ingeniería, todos integrados en un único ambiente.

    Debido a la robustez y flexibilidad de la herramienta en administrar procesos orientados al contenido, es posible analizar y clasificar documentos estructurados, tales como formularios, o documentos no estructurados, tales como solicitudes o registros informales. Una vez que los documentos fueron clasificados, SoftExpert ECM usa el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar automáticamente las informaciones relevantes para el negocio. Como resultado, elimina la entrada manual de datos, agiliza las operaciones y acelera la disponibilidad de los datos en el sistema.

    Gestión de Contenido Empresarial – ECM

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    La combinación de los recursos de ECM con la solución de gestión de procesos de negocios (BPM), provee una infraestructura sólida para gestión de contenido, independiente del tipo (físico o digital). La solución se integra con las prácticas de gobernanza existentes, ofreciendo flexibilidad para personalizar paneles (portales), informes y flujos de trabajo (workflows).

    El mecanismo de workflow es totalmente configurable y ayuda a automatizar los procesos de negocios relacionados a contenido. Esto incluye desde una simple revisión o aprobación de un documento hasta procesos de negocio más complejos. Los usuarios pueden crear y revisar documentos, enviarlos para revisión de sus pares o superiores, y una vez aprobados, pueden divulgar el documento para toda la empresa. Todos los objetos están sujetos al control de versión y seguridad, suministrando un recorrido de auditoría amplio y garantizando conformidad con normas y reglamentos aplicables.

    • Captura de contenido e indexación

      Captura de contenido e indexación

    • Revisión de documentos

      Revisión de documentos

    • Firma-digital

      Firma-digital

    • Control de registros físicos

      Control de registros físicos

    • Auditoría de sistema

      Auditoría de sistema

    • Portales de monitoreo

      Portales de monitoreo

    Principales Beneficios

    Centraliza todo el contenido de la empresa en un único ambiente, agilizando el acceso a la información.

    Reduce gastos con almacenamiento de documentos físicos.

    Minimiza la necesidad de impresión de documentos y tramitación de papel.

    Garantiza la atención a requisitos legales y regulatorios.

    Simplifica y acelera los procesos de creación, revisión y publicación de documentos.

    Amplía la capacidad de colaboración, estimulada por el acceso al contenido en tiempo real.

    Elimina atrasos e ineficiencias por cuenta de documentos obsoletos y procesos manuales.

    Eleva la productividad por toda la empresa, a través de la estandarización de los procesos de control de documentos.

    Automatiza el reconocimiento de los caracteres y reduce riesgos de indexación incorrecta de contenido.

    Proporciona visibilidad total sobre actividades, plazos y carga de trabajo de los equipos, permitiendo identificar desvíos y cuellos de botella.

    Asegura mayor sustentación a las iniciativas de gobernanza, riesgos y compliance [GRC], permitiendo acceso seguro al contenido corporativo, estandarizando actividades y aplicando retención de contenido con base en políticas.

    Demostración y Catálogo Más Informaciones Solicite una Presentación
    Recursos

    Recursos

    Captura

    Captura de documentos a partir de diversas fuentes.

    Administrador de tareas

    Administrador de tareas centralizado, con control de plazos.

    Edición

    Edición avanzada de documentos compatible con Google Docs y Microsoft Office 365

    Localización

    Localización de contenido simple y precisa, a través de diversos filtros.

    Visualización

    Visualización de documentos nativos en el sistema, compatible con dispositivos móviles.

    Portales

    Monitorización de contenido en tiempo real, a través de portales personalizados.

    Visión general

    Visión general

    (Si no puede ver este video, haga clic aqui)

    Retorno sobre la Inversión (ROI)

    De forma creciente, el ECM ha sido visto como una aplicación empresarial y tecnología fundamental en la reducción de costos administrativos, perfeccionamiento de la eficiencia organizacional y para el crecimiento de la rentabilidad.

    Generalmente, cuando profesionales discuten el ROI de una inversión, están principalmente pensando sobre beneficios "financieros", ya que ROI es típicamente visto como una medida de reducción de costo o aumento de beneficio directamente atribuido a una inversión realizada. Sin embargo, hoy, las organizaciones deben también considerar los beneficios "no financieros" de una inversión.

    Beneficios Financieros engloban los impactos sobre el presupuesto y las finanzas empresariales, tales como, reducción de costo o aumento de ingreso. Este es solamente un aspecto del ROI.

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    Beneficios No Financieros son los beneficios conocidos como “intangibles” o “no cuantificables” de una inversión. Estos beneficios pueden representar ROI real y englobar los efectos sobre las operaciones y la productividad del negocio que no directamente se traducen en aumento positivo del flujo de caja. Estos beneficios “no financieros” están casi siempre concentrados sobre las actividades críticas del negocio, necesarias para cumplir con los requisitos de clientes, aliados o regulatorios.

    El SoftExpert ECM produce impactos positivos sobre el desempeño del negocio y sobre los objetivos estratégicos. Estos impactos incluyen mayor satisfacción del cliente, mejor utilización de las informaciones y tiempos de ciclo reducidos.

    El cálculo de beneficios del ECM puede ser tanto directo, por medio de la reducción de costos con papel y archivamiento, como indirecto, perfeccionando la calidad o la productividad. Ambos deben ser medidos para la realización de un business case de ECM.

    De acuerdo con estimativas del IDC, una típica empresa con 1.000 profesionales que trabajan conectados a la información y conocimiento (creación, revisión, compartimiento, distribución) gasta en promedio de U$ 2.5 a U$ 3.5 millones por año buscando por informaciones inexistentes, intentando encontrar informaciones existentes, o recreando informaciones que no pueden más ser encontradas. Mientras el Gartner estima que una Gestión de Contenido Empresarial (ECM) eficaz puede reducir los costos totales relacionados a documentos y registros en un 40%.

    El SoftExpert ECM proporciona los siguientes beneficios:

    ROI Financiero:

    • Reduce drásticamente los costos de almacenaje del archivo corriente (incluye el valor del espacio físico de la sala, el costo para mantener los armarios/ficheros de documentos, el costo de carpetas y fichas de archivos, así como mesas para análisis de documentos y otros muebles y utensilios.)
    • Elimina costos de almacenaje intermediario y permanente de archivos a través del control y repositorio centralizado de documentos (incluye el valor del espacio físico de la sala, costo de tercerización del almacén de documentos, costo para acceder documentos, costo de ítems físicos como cajas, rótulos, etc.)
    • Reduce el número de empleados en tiempo integral necesarios para soportar los centros de almacenaje, intermediarios y permanentes, de documentos en papel.
    • Corta los gastos con impresión y adquisición de papeles por medio de la gestión y distribución electrónica de documentos.
    • Elimina los “costos ocultos” de la existencia de documentos en papel, en archivos locales, archivos personales y pequeñas áreas “no oficiales” de archivos departamentales.
      • (Yo mantengo copias de los reportes en mi mesa porque lleva mucho tiempo para obtenerlos en la sala de archivos, y, además, alguien puede que ya haya tomado los documentos.)
    • Evita costos de recuperación y sustitución de documentos extraviados, mal utilizados y desgastados por el uso. ¿Cuánto cuesta recrear un documento perdido, encontrar un documento extraviado y sustituir un documento que no está más legible?
      • Empresas gastan en promedio $20 en mano de obra para archivar un documento, $120 en mano de obra para encontrar un documento erróneamente archivado y $220 en mano de obra para recrear un documento perdido. (Fuente: AIIM)
    • Reduce los costos en cuestiones judiciales, debido a la reducción de registros a ser buscados (a través de la captura y eliminación adecuada de registros) y el uso de herramientas de búsqueda con filtradores más eficientes y precisos.
    • Eleva los ingresos del negocio y reduce el costo total de operación…
      • disminuyendo los costos con manoseo de papel;
      • cortando costos de archivamiento, duplicación y recuperación en repositorios externos;
      • reduciendo el downtime de la organización en caso de desastres naturales;
      • simplificando el plan de continuidad del negocio;
      • utilizando el espacio actualmente necesario para almacenar papel con actividades más productivas y generadores de ingreso;
      • mejorando la utilización de los activos digitales;
      • aumentando la colaboración sobre los datos y el conocimiento.

    Inversión

    • La inversión en el SoftExpert ECM dependerá del tamaño de la organización y del objetivo definido para el proyecto.

    Retorno de la Inversión (%)

    • ((((Economía Anual Total) x años) – Inversión Inicial) / Inversión Inicial) x 100.

    Tiempo de Retorno – Payback (años)

    • Inversión Inicial / Economía Anual Total.

    ROI no Financiero:

    • Aumenta la productividad debido a la administración electrónica del contenido -creación, revisión, aprobación, distribución y tiempos de ciclo perfeccionados a medida que solamente las versiones más nuevas de documentos están disponibles.
    • Ahorra tiempo por medio de la administración centralizada de las versiones de los contenidos.
    • Ahorra recursos de TI manteniendo el contenido almacenado y localizado en solamente un repositorio central.
    • Elimina copias personales electrónicas y físicas esparcidas por toda la organización.
    • Proporciona reducción de los recursos físicos a medida que el papel no es más impreso, señalado y copias de múltiples versiones son archivadas.
    • Conduce el crecimiento de la tasa de retención de clientes, presencia en el mercado e ingresos operacionales por medio de la satisfacción elevada de los clientes.
    • Sustenta las iniciativas de conformidad regulatoria y establece un ambiente de gestión para los registros corporativos.
    • Reduce la tramitación de papel e impresión de reportes por medio de dashboards de alcance y consultas personalizadas de contenido.
    • Disminuye el tiempo de inicio de un proyecto, abrevia la curva de aprendizaje de los miembros de un equipo de proyecto y ahorra tiempo, una vez que los procesos, procedimientos y modelos de documentos son creados y reutilizados.

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