Conozca la solución para simplificar la gestión de sus documentos
Mejore la gestión de sus documentos y registros corporativos, físicos y digitales, con una plataforma 100 % basada en web con una interfaz intuitiva y amigable.
Principales beneficios
Centralización
Almacene el contenido de forma centralizada y reduzca la posibilidad de datos duplicados u obsoletos. Asegúrese de que las personas tengan acceso a las últimas versiones de la información cuando sea necesario.
Mayor productividad
Elimine los obstáculos, acelere el acceso al contenido, garantice la integridad y la seguridad de la información y logre resultados en menos tiempo.
Reducción de costos
Reduzca drásticamente la necesidad de papel, armarios, cajas y carpetas de almacenamiento. Automatice los procesos manuales y reduzca los costos en toda la organización.
Colaboración
Combine las características de ECM con la gestión de procesos de negocio (BPM) y disponga de una infraestructura sólida y robusta para fomentar la comunicación y la colaboración entre los equipos.
Cumplimiento
Elimine las actividades que exponen a su empresa a riesgos de cumplimiento. Estandarizar procesos y cumplir con los requisitos de estándares como ISO 9000, HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11, entre otros.
Uso sin conexión
¡Tenga sus documentos en la palma de su mano! Acceda a su contenido dondequiera que esté, y lo más importante: sin depender de una conexión a internet.
Plataforma única e integrada
SoftExpert ECM es una solución completa que permite crear, capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir contenidos relacionados con los procesos organizacionales. Es la herramienta de GED/ECM perfecta para centralizar contenido no estructurado y administrar su ciclo de vida completo.
Captura avanzada
- Capture automáticamente datos de varias fuentes, como escáneres, correos electrónicos, directorios de red, servicios de Internet, MS Office, Google Docs, Office365, entre otros.
- Convierta registros, documentos en papel y archivos electrónicos en contenido digital relevante para el negocio a través de la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
- Controle todo tipo de contenido, incluyendo procedimientos, facturas, contratos, informes, dibujos, videos, entre otros.
Gestión segura y organizada
- Estandarice los controles de seguridad y proteja su contenido contra pérdidas y uso indebido.
- Establezca diferentes categorías para clasificar, organizar y facilitar la gestión de sus documentos.
- Automatice los flujos de revisión y aprobación, firma electrónica y publicación de documentos.
- Supervise eventos como la visualización, la impresión, la revisión o la eliminación a través de una pista de auditoría completa.
Entrega fácil de contenido
- Busque documentos a partir de cualesquier metadatos, como código, asunto o palabra clave utilizando su computadora o teléfono inteligente.
- Reciba notificaciones automáticas para varios eventos, como la aprobación de un documento o cuando se acerca su vencimiento.
- Cree portales ejecutivos utilizando las herramientas de analytics. Tenga visibilidad total sobre patrones, tendencias y desviaciones, y disponga de información para la toma de decisiones y la mejora continua.
Retención optimizada
- Despídase de las pilas de papel y de todas sus limitaciones e inconvenientes. Pero en caso de que el registro físico aún sea necesario, tenga el control organizado de las copias impresas.
- Estandarice los repositorios en base de datos, directorio controlado o Amazon S3. Optimice el control y reduzca los riesgos legales y de cumplimiento.
- Establezca tablas de temporalidad determinando el plazo de custodia del documento y su destino después de este plazo.
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Captura de contenido e indexación
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Revisión de documentos
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Firma-digital
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Control de registros físicos
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Auditoría de sistema
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Portales de monitoreo
