Todos los días las organizaciones crean un volumen inmenso de contenido no estructurado, que incluye órdenes de compra, registros de empleados, informes financieros, formularios, facturas fiscales, contratos, procedimientos internos, diseños de ingeniería, e-mails, entre otros. El desafío de lidiar con papeles, contenidos digitales, registros y documentos aumenta cada vez más. Estudios muestran que el contenido no estructurado comprende 80% ó más de toda la información corporativa y viene creciendo entre 65% a 200% al año, dependiendo del segmento.
En la mayor parte de las empresas, es común que contenidos en papel y digital se encuentren en situación de “caos no administrado”. Este contenido es almacenado en múltiples locales, tales como medios de almacenamiento de computadoras, uso compartido de red, carpetas de archivos y ficheros, sin la taxonomía consistente para identificar su naturaleza. Con eso, los usuarios enfrentan dificultades para encontrar y reutilizar los contenidos necesarios para las actividades del día a día. Como resultado, es perdido mucho tiempo en la búsqueda y en la reautoría de informaciones. Eso también incentiva prácticas menos eficientes, como el uso de e-mail en lugar de una herramienta colaborativa de gestión documental.
