O grupo empresarial colombiano Aviatur aprimorou a gestão das informações com a solução de ECM da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.
A companhia é formada por 28 empresas que atuam em diversos setores como turismo, logística, exportação, hotéis, entre outros. Com mais de 60 anos de mercado, possui 240 escritórios próprios em 23 cidades da Colômbia, além de Havana (Cuba), Cidade do Panamá (Panamá), Paris (França) e Miami (Estados Unidos), e conta com cerca de 3.000 colaboradores.
Segundo Roger Duvan Molina Romero, diretor de Gestão Documental e Arquivos, o Grupo Aviatur buscava uma solução para auxiliar no cumprimento da resolução 8934/2014 da Superintendência de Indústria e Comércio (SIC-Colômbia), que estabelece as diretrizes de gestão documental para empresas e instituições privadas no país.
“Nossa gestão de informação era feita de forma muito descentralizada, com documentos distribuídos entre todos nossos escritórios, e isso dificultava muito o controle e acesso à informação. Além disso, o processo acarretava no uso extensivo de papel e um volume de arquivos físicos armazenados que chegavam a 35 mil caixas”, afirma Molina.
A escolha pelo SoftExpert ECM, solução integrante da plataforma SoftExpert Suite, se deu por que a ferramenta consegue atender a requisitos fundamentais para o Grupo Aviatur: garantir a conservação da memória institucional da empresa, otimizar os processos operacionais, diminuir drasticamente o consumo de papel, reduzir o armazenamento físico de documentos, aumentar a eficácia no acesso e busca de informações e a segurança de documentos físicos e eletrônicos.
“O SoftExpert ECM nos permitiu implementar o programa de gestão de documentos em sua totalidade. A ferramenta é 100% aderente às tabelas de retenção documental do grupo e aumentou a segurança de documentos sensíveis, controlando o nível de acesso online e ao arquivo físico da empresa, além de ser totalmente rastreável”, salienta Molina.
ZERO PAPEL
Outro tema importante para o grupo Aviatur era o uso intensivo de papel. No último ano, foram movimentados em média de 2.000 documentos por dia. Por um compromisso com o meio ambiente e os princípios do Pacto Global das Nações Unidas, a companhia está digitalizando quase 5.000 documentos por dia.
“Tínhamos um volume de cerca de 35.000 caixas com documentos e, através do inventário eletrônico e centralizado, já conseguimos diminuir para 30.000 caixas. A ideia é alcançar o volume mínimo possível de papel para elevarmos o grupo a um patamar digital. Uma de nossas empresas, a agencia de turismo Cielos Abiertos, já alcançou o marco Zero Papel”.
A digitalização trouxe também ganhos de eficiência e agilidade. Um exemplo é a tramitação de faturas, que já não precisam mais ser enviadas pelo correio de outras cidades para a central, em Bogotá, o que reduziu o tempo de 8 para 1 dia.
PRÓXIMOS PASSOS
A companhia pretende digitalizar todo o acervo da documentação de RH. Além disso, já foram adquiridos e estão em fase final de parametrização os componentes do SoftExpert Suite para a gestão de Auditoria e Riscos. A ideia é dar andamento, ainda em 2019, aos planos de auditoria, à matriz de riscos e aos indicadores para a gestão de processos.
SOBRE A SOFTEXPERT
Atuante no mercado de softwares para gestão empresarial, a SoftExpert surgiu em 1995 no sul do Brasil. Atualmente, a marca conta com mais de 500 funcionários, 2 mil clientes, 600 mil usuários espalhados em cerca de 50 países, 300 parceiros ao redor do mundo, incluindo alianças estratégicas com empresas como AWS, Bakertilly, Deloitte, Kodak Alaris e DocuSign, além de unidades de negócios em 9 países. Isso porque a SoftExpert possui soluções para as empresas que vão desde gestão de negócios e qualidade empresarial até gestão ambiental, de projetos e governamental em somente um contrato para seus clientes, atribuindo a eles maior eficiência, agilidade e economia. Sua presença a nível global evidencia que a SoftExpert adapta sua gama de serviços de acordo com as necessidades das empresas, assim como suas localidades. A plataforma oferece um conjunto de módulos multi-idiomas que se integram para automatizar processos e otimizar diferentes áreas de negócios das organizações. Em 2022, a empresa atingiu a nota 4,5 no Glassdoor, buscando agregar boas experiências à jornada de todos conectados com a plataforma.