Todos os dias as organizações criam um volume imenso de conteúdo não-estruturado, que inclui ordens de compra, registros de empregados, relatórios financeiros, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. O desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registros e documentos aumenta cada vez mais. Estudos mostram que o conteúdo não-estruturado compreende 80% ou mais de toda a informação corporativa e vem crescendo entre 65% a 200% ao ano, dependendo do segmento.
Na maior parte das empresas, é comum que conteúdos em papel e digital se encontrem em situação de “caos não-gerenciado”. Este conteúdo é armazenado em múltiplos locais, tais como, drives de computadores, compartilhamentos de rede, pastas de arquivos e fichários, sem uma taxonomia consistente para identificar sua natureza. Com isso, os usuários enfrentam dificuldades para encontrar e reutilizar os conteúdos necessários para as atividades do dia-a-dia. Como resultado, muito tempo é perdido na busca e na recriação de informações. Isso também incentiva práticas menos eficientes, como a utilização de e-mail no lugar de uma ferramenta colaborativa de gestão documental.
