Consultoria e Implantação

Instalação

Este serviço tem o objetivo de efetuar a instalação e homologar os componentes instalados no ambiente do cliente, conforme os requisitos de hardware, software e rede pré-definidos.

A instalação refere-se a disponibilizar a aplicação para acesso e a homologação valida as interfaces da aplicação com rede, e-mail, banco de dados e serviços dependentes.

Por definição, o serviço de Instalação disponibiliza a aplicação com todas as suas funcionalidades para acesso na rede interna do cliente (intranet). É de responsabilidade do cliente a disponibilização da aplicação para acesso externo (internet), uma vez que é ele quem tem o domínio a respeito das regras de segurança e configurações de rede do seu ambiente.

Benefícios para o Cliente

• Profissionais especializados dedicados para a instalação no ambiente de TI do cliente.
• Execução da instalação seguindo padrões que garantem a qualidade do processo.
• Garantia de conformidade do ambiente com os requisitos pré-definidos.
• Homologação da instalação para a identificação de eventuais incompatibilidades com o ambiente de TI do cliente.
• Documentação padronizada para atendimento de requisitos regulatórios e da qualidade.

Principais Atividades

• Executar a instalação dos produtos adquiridos.
• Criar os objetos (tabelas, campos, views, etc.) no banco de dados.
• Elaborar documentação detalhando todo o ambiente da instalação.
• Homologar funcionalidades da aplicação que interagem com o ambiente da instalação.

Pacote Ambiente Linux + Instalação SoftExpert Suite (Ambiente virtualizado)

Este pacote tem o objetivo de disponibilizar um ambiente virtualizado pronto (VMWare ou Hyper-V), já com o sistema operacional Linux e o SE Suite instalados. Este ambiente já se encontra homologado e com todos os componentes relacionados a ambiente operacional e aplicação, configurados e ajustados para o maior ganho de performance e aproveitamento.

O pacote Ambiente Linux + Instalação SoftExpert Suite (Ambiente virtualizado) refere-se a disponibilização de uma máquina virtual desenvolvida pela SoftExpert pronta para uso nos clientes, sendo necessários apenas ajustes pontuais relacionados a rede, banco de dados e serviços dependentes.

É de responsabilidade do cliente o carregamento do ambiente virtualizado adquirido, em sua estrutura de sistemas virtualizados (VMWare ou Hyper-V) assim como a disponibilização da aplicação para acesso externo (internet), uma vez que é ele quem tem o domínio a respeito das regras de segurança e configurações de rede do seu ambiente.

Benefícios para o Cliente

• Ambiente virtualizado contendo o sistema operacional e a aplicação da SoftExpert configurados com os melhores ajustes em relação ao funcionamento e performance da aplicação.
• Ambiente amplamente testado e homologado seguindo padrões e recomendações SoftExpert que garantem a qualidade do processo.
• Administração remota do ambiente virtual Linux e da aplicação da SoftExpert (quando contratado o serviço de RSA).

Principais Atividades

• Configurar as informações referentes a rede, banco de dados e serviços dependentes dentro do ambiente virtualizado.
• Criar os objetos (tabelas, campos, views, etc.) no banco de dados.
• Homologar funcionalidades básicas da aplicação que interagem com o ambiente disponibilizado.

Discovery

O objetivo deste serviço é identificar o modelo de funcionamento e gestão da empresa, seus pontos fortes e fracos, requisitos de capacitação, fatores de sucesso do projeto, cenários de utilização e fluxo dos processos.

No contexto do processo de implantação das soluções SoftExpert, este é sem dúvida o serviço mais importante. Dele derivarão decisões e ações tomadas conforme necessidades e requisitos específicos do cliente. A forma como o sistema será parametrizado e por conseqüência todos os processos de negócio atendidos pela aplicação terão suas bases formadas nesta etapa.

Através de entrevistas com gestores e usuários, bem como a análise da documentação dos sistemas e processos existentes, é realizado o estudo dos processos atuais, objetivos da empresa, suas necessidades e expectativas de melhorias organizacionais com o uso das aplicações SoftExpert.

Com base nas informações levantadas são elaborados os modelos de referência dos processos. Estes modelos são uma forma de representação dos processos de negócio da empresa impactados pela implantação da solução. Os modelos de referência diferenciam-se em modelos que descrevem a situação vigente (chamado de “AS-IS”) e modelos que expressam a situação futura desejada (chamados de “TO-BE”). Cabe salientar que o escopo do mapeamento dos processos diz respeito tão somente aos fluxos a serem automatizados por meio da utilização da nova solução. Não fazem parte do Discovery o mapeamento e reestruturação de processos (AS-IS/TO-BE) com o objetivo de atender normas, regulamentos e guias de boas práticas. Para este fim, consultoria especializada deverá ser providenciada.

Entre todas as opções disponíveis no modelo de referência do sistema, selecionam-se as alternativas mais adequadas para atender aos requisitos da empresa, sendo que o modelo AS-IS poderá ser elaborado conforme necessidade.

Benefícios para o Cliente

• Formalização dos processos de negócio existentes e identificação das necessidades de mudança. O direcionamento dos esforços para formalizar e entender os processos permite diminuição de gargalos, remoção de etapas, automação de fases manuais e, se necessário, a reengenharia integral ou parcial dos fluxos.
• Há a passagem do modelo “caixa preta”, onde não se consegue observar o modo operativo, para um modelo “caixa transparente”, no qual se pode observar e conhecer o modo de funcionamento da operação.
• Documentação e identificação clara dos requisitos a serem atendidos pelo sistema.
• Resultados esperados bem definidos e documentados.
• Definição clara do foco das atividades necessárias ao processo de mudança proposto.
• Provê entendimento por todos os usuários de negócio e envolvidos no projeto.
• Facilita a automação eficiente do fluxo do processo.

Principais Atividades

• Documentar fluxos de dados e necessidades específicas dos processos do cliente necessários à operacionalização do uso das novas soluções.
• Analisar fluxos e requisitos documentados.
• Elaborar e apresentar proposta de cenário atual – mediante necessidade.
• Elaborar e apresentar proposta de cenário futuro.

Parametrização da Aplicação

O serviço de Parametrização da Aplicação provê a criação de padrões de parametrização do ambiente para atendimento do cenário proposto. Garante o aproveitamento máximo das funcionalidades e permite a futura administração do sistema de forma independente por parte do cliente. São realizadas as configurações e parametrizações iniciais dos padrões de cadastro e fluxos de processo. É de fundamental importância o envolvimento dos usuários chave nas atividades de configuração, a fim de assegurar sua satisfação e o total domínio sobre os padrões estabelecidos. Após a definição dos padrões, os usuários chave dão continuidade ao processo e finalizam a entrada dos dados necessários para completar a parametrização.

Simulações em escala reduzida também são realizadas com o objetivo de validar os padrões definidos e garantir o sucesso nas atividades de multiplicação.

As informações geradas pelo serviço de Discovery (mapeamento dos processos e definição dos requisitos específicos do cliente) servem como valiosa fonte de referência para as atividades de parametrização.

Benefícios para o Cliente

• Obter aproveitamento máximo dos recursos do sistema.
• Preparação de pessoal para efetuar futura administração do sistema de forma independente.
• Definição de padrões sólidos e estáveis de configuração.

Principais Atividades

• Criação de padrões de parametrização do ambiente operacional para atendimento do fluxo de dados funcional e requisitos/necessidades identificados.
• Efetuar capacitação dedicada dos métodos de configuração trabalhados aos usuários chave.
• Simular os fluxos parametrizados do sistema para aderência às expectativas documentadas.

Suporte ao Go-Live

Os usuários se sentirão mais confortáveis no início do uso da nova aplicação, pois haverá um consultor ao seu lado dedicado ao atendimento de cada questão. As dúvidas iniciais são esclarecidas rapidamente e o nível de atenção que pode ser oferecido neste momento é muito maior.

Outro benefício importante é o auxílio na superação da resistência às mudanças, natural em qualquer processo de implantação de novas aplicações.

O Suporte ao Go-Live é realizado em ambiente de produção do sistema, onde os usuários terão a liberdade de questionar e sanar suas dúvidas sobre a operação das novas aplicações diretamente com o consultor presente para apoiar nos trabalhos.

Benefícios para o Cliente

• Agilidade na resolução de dúvidas e questionamentos surgidos no início das operações do novo sistema.
• Garantia da entrada em produção após a execução de todas as etapas anteriores da implantação.
• Apoio na superação da resistências às mudanças.
• Consolidação dos objetivos e metas traçados para o processo de implantação.

Principais Atividades

• Sanar dúvidas dos usuários no início dos trabalhos com o novo sistema.
• Apoiar na execução de eventuais ajustes de parametrização e configuração.
• Atuar como facilitador nos processos que envolvem diferentes áreas/equipes da empresa.

Assistência Pré-Auditoria

A auditoria sobre um sistema de gestão é um acontecimento que sempre traz embutido um alto nível de stress e ansiedade, por mais preparada que esteja a organização. Embora os requisitos normativos estejam claramente definidos, em se tratando de auditoria sempre existe espaço para interpretações e subjetividade. Há sempre a possibilidade de um detalhe passar despercebido, colocando em jogo todo o esforço e dedicação empregados até o momento.

Com o intuito de minimizar riscos e proporcionar mais tranqüilidade para o cliente neste momento tão importante e decisivo, a SoftExpert disponibiliza o serviço de Assistência Pré-auditoria.

Um consultor da SoftExpert especializado na norma ISO 9001 aplica um checklist para verificar se, do ponto de vista dos sistemas da SoftExpert, tudo se encontra dentro do normal. Eventuais anomalias são imediatamente identificadas e os planos de ação para o seu tratamento podem ser colocados em prática em tempo hábil.

Existem diversas situações típicas que merecem a devida atenção antes da realização da auditoria, como por exemplo, liberação de pendências, alteração de prazos de planos de ação, permissões nos documentos e acessos ao sistema, entre outros.

Em se tratando de auditoria, prevenir é sempre melhor que remediar.

Benefícios para o Cliente

• Repasse de boas práticas.
• Apoio de consultor especializado.
• Segurança e tranqüilidade para execução da auditoria.
• Minimização de riscos.
• Preservação do investimento na implementação do sistema de gestão.

Principais Atividades

• Aplicação de checklist de verificação sobre os sistemas dentro do escopo da solução EQM para identificação de desvios e pontos de atenção.
• Apoio na elaboração de planos de ação para resolução das anomalias encontradas.
• Repasse de boas práticas de uso das aplicações.

Mapeamento de Processos

Os processos são a base de funcionamento de uma organização. Eles representam a maneira como a organização transforma entradas em saídas, agregando valor aos seus produtos e serviços, satisfazendo seus clientes e gerando resultados.

Um processo devidamente mapeado, permite olhar além das atividades funcionais isoladas e fornece uma visão integrada e holística destas atividades, transformando-se em importante instrumento de gestão.

O serviço de mapeamento de processos exige um grande grau de expertise e de conhecimento. Metodologias e outros são fundamentais para o correto mapeamento dos processos. Com foco nesta necessidade, a SoftExpert disponibiliza o serviço de Mapeamento de processos. Um consultor da SoftExpert especialista em mapeamento de processos, passa a ser o responsável por entrevistar, entender, esboçar e melhorar os processos da sua organização. Além disto, o consultor da SoftExpert, possui a capacidade de transferir o conhecimento da metodologia de mapeamento de processos, para um conjunto de usuários designados pelo cliente.

Ao final deste serviço, o cliente terá o(s) processo(s) mapeado(s) e desenhado(s), ficando muito mais simples para a sua automação e medição. Os serviços de automatização e medição não estão inclusos nesta oferta, porém poderão ser adquiridos e os mesmos estão melhores explicados logo abaixo, na seção Automatização e medição de processos.

Benefícios para o Cliente

• Oportunidade de redução de custos.
• Oportunidade de eliminação do retrabalho e dos desperdícios.
• Facilidade no Gerenciamento da Rotina.
• Padronização dos processos.
• Possibilidade de definição das diretrizes (procedimentos e instruções de trabalho).
• Melhoria Contínua dos processos.
• Definição de Indicadores de controle e desempenho.
• Visão sistêmica dos processos.
• Orientação na interface entre os processos e softwares utilizados.
• Uso efetivo das melhores funcionalidades dos sistemas da SoftExpert.
• Garantia da preservação do investimento em hardware e software.

Principais Atividades

• Mapeamento dos Macroprocessos e processos no componente SoftExpert Processo.
• Desenvolvimento de melhorias nos processos mapeados.
• Em conjunto com o cliente, avaliar oportunidades de automação dos processos.
• Em conjunto com o cliente, avaliar indicadores de desempenho para os processos envolvidos.
• Em conjunto com o cliente, avaliar documentos dos processos.

Automação e Medição de Processos

Os processos são a base de funcionamento de uma organização. Eles representam a maneira como a organização transforma entradas em saídas, agregando valor aos seus produtos e serviços, satisfazendo seus clientes e gerando resultados.

Um processo devidamente mapeado, permite olhar além das atividades funcionais isoladas e fornece uma visão integrada e holística destas atividades, transformando-se em importante instrumento de gestão.

É sabido que após realizado todo o serviço de mapeamento de processos, existe a necessidade de realizar a tarefa operacional para automação e medição de determinados processos. Esta é uma tarefa que exige tempo e recursos. Apesar de ter sua importância reconhecida, nem sempre as organizações possuem as condições ideais para priorizar esta atividade. Com foco nesta necessidade, a SoftExpert disponibiliza o serviço de Automação e Medição de Processos. Um consultor da SoftExpert especialista nas ferramentas de processos passa a ser o encarregado de transferir para o sistema todos os processos e seus respectivos indicadores já previamente definidos pelo cliente ou pelo consultor de processos e negócios da SoftExpert, mas que ainda não puderam ser inseridos no sistema. Desta forma, o time de profissionais do cliente pode dedicar-se a atividades de maior valor agregado para o negócio e deixar as tarefas de cunho mais operacional por conta da SoftExpert.

Automação

O consultor da SoftExpert, em conjunto com o cliente, realiza uma análise para verificar a viabilidade para automação do processo via componente SoftExpert Workflow, fazendo com que o fluxo do mesmo seja controlado automaticamente. A automação dos processos minimiza a transferência de tarefas, reduzindo assim, os tempos de ciclo. O sistema garante não somente produtividade aprimorada, mas também que todas as instâncias de processo sigam as mesmas regras e estejam de acordo com o modelo definido do processo.

Medição

Além de mapear e automatizar, também é importante medir e monitorar. A medição é pré-condição para a gestão efetiva dos processos da organização. Caso seja a opção do cliente, o consultor da SoftExpert também efetua uma análise visando identificar indicadores apropriados que permitirão medir e monitorar o desempenho do processo, tudo de forma integrada via componente SoftExpert Desempenho.

Benefícios para o Cliente

• Redução dos custos operacionais.
• Concentração do foco no negócio.
• Resultados rápidos.
• Retenção do conhecimento sobre o negócio da organização.
• Facilita a implantação de ações de melhoria contínua.
• Visão ampliada e holística sobre as operações da organização.
• Apoio de um especialista que orientará a respeito das melhores práticas de configuração e operação dos sistemas envolvidos.
• Uso efetivo das melhores funcionalidades dos sistemas da SoftExpert.

Principais Atividades

• Mapear no componente SoftExpert Processo os processos já previamente definidos e mapeados pelo cliente.
• Em conjunto com o cliente, avaliar oportunidades de automação e implementá-las via componente SoftExpert Workflow caso existam.
• Em conjunto com o cliente, avaliar indicadores de desempenho para os processos envolvidos, configurando os componentes SoftExpert Processo e SoftExpert Desempenho adequadamente.