Grupo colombiano Aviatur aumenta eficiencia en la gestión documental con SoftExpert ECM

El grupo empresarial colombiano Aviatur ha mejorado la gestión documental con la solución de ECM de SoftExpert, proveedora de softwares y servicios para automatización y mejora de los procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa. La compañía está formada por 28 empresas que actúan en diversos sectores como turismo, logística, exportación, hoteles, entre otros. Con más de 62 años en el mercado, posee 240 oficinas propias en 23 ciudades de Colombia, además de La Habana (Cuba), Ciudad de Panamá (Panamá), París (Francia) y Miami (Estados Unidos), y cuenta con cerca de 3.000 empleados. Según Roger Duvan Molina Romero, Director de Gestión Documental y Archivo, el Grupo Aviatur buscaba una solución para auxiliar en el cumplimiento de la resolución 8934/2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC-Colombia), que establece las directrices de gestión documental para empresas y las instituciones privadas en el país. "Nuestra gestión de información se hacía de forma muy descentralizada, con documentos distribuidos entre todas nuestras oficinas, y eso dificultaba mucho el control y acceso a la información. Además, el proceso implicaba en el uso extensivo de papel y un volumen de archivos físicos almacenados que llegaban a 35 mil cajas", afirma Molina. La elección por SoftExpert ECM, se dio por qué la herramienta logra atender los requisitos fundamentales para el Grupo Aviatur: garantizar la conservación de la memoria histórica de la empresa, optimizar los procesos operativos, disminuir drásticamente el consumo de papel, reducir el almacenamiento de archivo físico, aumentar la efectividad en el acceso y búsqueda de informaciones y la seguridad de documentos físicos y electrónicos. "SoftExpert ECM nos ha permitido implementar el programa de gestión de documentos en su totalidad. La herramienta es 100% adherida a las tablas de retención documental del grupo y aumentó la seguridad de documentos sensibles, controlando el nivel de acceso online y el archivo físico de la empresa, además de ser totalmente rastreable", subraya Molina.

CERO PAPEL

Otro tema importante para el grupo Aviatur era el uso intensivo de papel. En el último año, se movieron un promedio de 2,000 documentos al día. Por un compromiso con el medio ambiente y los principios del Pacto Global de las Naciones Unidas, la compañía está digitalizando casi 5,000 documentos al día. "Teníamos un volumen de cerca de 35,000 cajas con documentos y, a través del inventario electrónico y centralizado, ya conseguimos disminuir a 30,000 cajas. La idea es alcanzar el volumen mínimo posible de papel para elevar el grupo a un nivel digital. Una de nuestras empresas, la agencia de turismo Cielos Abiertos, ya alcanzó el marco de Cero Papel". La digitalización también trajo ganancias de eficiencia y agilidad. Un ejemplo es la tramitación de facturas, que ya no necesitan ser enviadas por el correo de otras ciudades a la central, en Bogotá, eso redujo el tiempo de 8 para 1 día.

PRÓXIMOS PASOS

La compañía pretende digitalizar todo el acervo de la documentación de Recursos Humanos. Además, ya fueron adquirido y están en la etapa final de ajuste de parámetros los componentes de SoftExpert Suite para la gestión de Auditoría y Riesgos. La idea es poner en marcha, aún en 2019, a los planes de auditoría, a la matriz de riesgos y a los indicadores para la gestión de procesos.