Empresa británica de informática forense mejora su eficiencia en un 56% tras digitalizar la gestión de la calidad con SoftExpert QMS

Gestionar la documentación de calidad a gran escala rara vez es sencillo. A medida que las organizaciones crecen y evolucionan las exigencias regulatorias, mantener el control sobre cientos de procedimientos, registros y aprobaciones se vuelve cada vez más complejo, especialmente cuando los procesos dependen en gran medida de métodos manuales.

SYTECH, una consolidada consultora británica especializada en informática forense y ciberseguridad, se enfrentaba a este escenario. Con el tiempo, lo que comenzó como un volumen reducido de documentos evolucionó hasta convertirse en un sistema de calidad con cerca de 1.000 documentos controlados.

Al gestionarse de forma manual, el control documental empezó a generar una creciente carga administrativa para el equipo de Calidad, especialmente en tareas como actualización, reemisión, retirada y control de versiones.

Operando bajo normativas como ISO/IEC 17025, FSRCoP, ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001, SYTECH reconoció la necesidad de adoptar un enfoque más estructurado y escalable para la gestión de la calidad y el cumplimiento normativo.

Construyendo las bases de un QMS digital

Para hacer frente a estos retos, SYTECH inició la transición hacia un Sistema de Gestión de la Calidad (QMS) digital, seleccionando SoftExpert Suite como la plataforma para impulsar esta transformación.

La decisión estuvo motivada por la capacidad de la plataforma para ofrecer una gobernanza sólida, flexibilidad y escalabilidad, además de adaptarse a la complejidad regulatoria del entorno en el que opera SYTECH.

En lugar de abordar una transformación completa de una sola vez, la organización adoptó un enfoque estructurado, comenzando por el control documental, ampliamente reconocido como la base de cualquier sistema de gestión sólido.

La migración desde un entorno manual a un sistema digital validado dentro del marco ISO/IEC 17025 requirió una planificación cuidadosa. El proceso de validación fue exhaustivo y se prolongó durante varios meses, garantizando que el sistema cumpliera tanto con los requisitos operativos como regulatorios.

Durante la evaluación más reciente de UKAS - organismo nacional de acreditación del Reino Unido, el sistema fue revisado y aprobado sin oposición, confirmando que la nueva plataforma cumple con los requisitos de control y trazabilidad.

“La fase de validación fue exhaustiva y llevó varios meses completarla, pero fue aprobada con éxito en nuestra evaluación más reciente de UKAS, sin observaciones, lo que nos dio confianza en la solidez del sistema”, afirma Neil Buck, Responsable de Calidad en SYTECH Consultants.

Más allá de la digitalización

Para SYTECH, la transición no se limitó a digitalizar los procesos existentes.

Cada fase de la implantación se aprovechó como una oportunidad para revisar flujos heredados e identificar mejoras. Este enfoque garantiza que la organización no se limite a replicar prácticas antiguas en un nuevo sistema, sino que construya un modelo operativo más eficiente y sostenible.

Tras la implantación con éxito del control documental, SYTECH avanzó en el despliegue progresivo de nuevos módulos, entre ellos:

• Gestión de no conformidades
• Gestión de riesgos
• Gestión de auditorías
• Gestión de reuniones

Varios de estos procesos se encuentran actualmente en fase de configuración y pruebas, asegurando su alineación con las prácticas internas antes de su implantación completa.

56% menos esfuerzo administrativo: impacto directo en la operación de calidad

El impacto más inmediato se observó en el departamento de Calidad, donde la carga administrativa asociada a la gestión documental se redujo de forma significativa.

Tareas que antes eran repetitivas y consumían mucho tiempo ahora están estructuradas y son más fáciles de gestionar gracias a los flujos automatizados.

Según la evaluación interna de SYTECH, la organización ya ha logrado una reducción de hasta el 56% en las actividades administrativas relacionadas con la gestión de calidad.

El sistema también ha aportado un nuevo nivel de visibilidad y transparencia. Los dashboards y herramientas de reporting ofrecen una visión más clara de las actividades en curso, el estado de los documentos y el rendimiento del sistema, apoyando tanto la operativa diaria como la toma de decisiones.

La trazabilidad, que anteriormente era uno de los mayores retos del entorno manual, también ha mejorado notablemente. Los historiales de documentos, flujos de aprobación y cambios de versión se registran ahora de forma centralizada, proporcionando una pista de auditoría mucho más clara.

El QMS de SYTECH soporta múltiples normativas y marcos regulatorios, incluidos ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 y el FSR Code of Practice para actividades forenses, con acreditación de UKAS. SoftExpert QMS proporciona un entorno controlado y trazable para la gestión de información documentada, flujos y aprobaciones, facilitando el mantenimiento de estas certificaciones y garantizando una gobernanza coherente en los procesos de cumplimiento.

Reforzando auditorías y colaboración

Aunque el despliegue completo aún está en marcha, SYTECH ya está observando mejoras en aspectos como la preparación para auditorías.

Anteriormente, el control de versiones y la trazabilidad se gestionaban manualmente mediante hojas de cálculo y carpetas de apoyo. Aunque este enfoque funcionó en las primeras etapas, se volvió cada vez más difícil de mantener a medida que crecía el volumen documental y evolucionaban las plantillas, generando riesgos de errores e inconsistencias.

“Con SoftExpert, el control de versiones es ahora mucho más estructurado, visible y fiable. La plataforma ha eliminado gran parte del esfuerzo manual y ha proporcionado un mayor nivel de control sobre el historial de documentos, el estado de las revisiones y la trazabilidad”, explica Neil.

La organización también está probando actualmente el proceso de gestión de no conformidades dentro de la plataforma. Una vez implementado por completo, permitirá un flujo integrado que cubre todo el ciclo de vida, desde la identificación e investigación hasta la acción correctiva y el cierre.

La integración con planes de acción reforzará la gestión de CAPA, mejorando la responsabilidad, el seguimiento y la trazabilidad.

Otro beneficio relevante es la mejora de la colaboración entre áreas. Al centralizar los procesos de calidad en una plataforma común, los equipos tienen ahora mayor visibilidad sobre actividades que antes se gestionaban de forma aislada.

A medida que se implementen más módulos, esta ventaja seguirá creciendo.

Base escalable para el cumplimiento en entornos altamente regulados

SYTECH también ha adoptado la solución en un entorno en la nube, un paso estratégico para un sector con altas exigencias de seguridad.

Aunque la adopción de la nube puede suponer un cambio cultural, los beneficios a largo plazo ya son evidentes, proporcionando una base sólida para la escalabilidad, una mejor gobernanza y la evolución digital continua.

“Un entorno en la nube nos proporciona una base más sólida para el crecimiento futuro, una mejor gobernanza del sistema y la capacidad de ampliar funcionalidades de forma estructurada y sostenible a medida que evoluciona la organización”, añade Neil.

A medida que SYTECH continúa ampliando el uso de SoftExpert Suite, se esperan nuevas mejoras en eficiencia, cumplimiento y visibilidad operativa.

Para la compañía, la transición desde un modelo manual basado en hojas de cálculo a una plataforma digital integrada representa mucho más que una actualización tecnológica.

Marca el inicio de un enfoque más estructurado, transparente y escalable para la gestión de la calidad, preparado para sostener el crecimiento de la organización manteniendo los altos estándares exigidos por su entorno regulatorio.