Pharlab reduce en un 87% el tiempo de revisión de documentos durante la incorporación de nuevos empleados con IA y WhatsApp integrados en SoftExpert Suite

Con aproximadamente 40 nuevas contrataciones al mes y hasta 20 documentos por incorporación, el departamento de Recursos Humanos gestionaba alrededor de 800 documentos mensuales. Ahora, la inteligencia artificial lee y extrae automáticamente la información de muchos de ellos

Menos tareas manuales para Recursos Humanos

La incorporación de nuevos empleados implica una serie de tareas que consumen tiempo al departamento de Recursos Humanos: solicitar documentos, hacer un seguimiento de las entregas, comprobar la información, organizar archivos e introducir datos en los sistemas.

En Pharlab, esta rutina formaba parte de aproximadamente 40 procesos de contratación al mes, con unos 20 documentos por cada incorporación. En la práctica, cada nueva contratación requería múltiples intercambios manuales entre el candidato y Recursos Humanos, además del trabajo de organizar y revisar los documentos recibidos.

Incorporación digital integrada con WhatsApp

Con SoftExpert Suite, Pharlab desarrolló un proceso de incorporación digital integrado con WhatsApp mediante un chatbot.

El proceso comienza cuando el departamento de Recursos Humanos introduce los datos básicos del candidato en el flujo de trabajo. A continuación, el sistema envía automáticamente un mensaje por WhatsApp y guía al candidato a través de las siguientes etapas.

En lugar de depender de intercambios manuales con Recursos Humanos, los candidatos siguen un proceso guiado por WhatsApp, reciben instrucciones, envían sus documentos y facilitan la información necesaria.

El proceso se adapta a las características de cada candidato. Las preguntas y los documentos solicitados varían en función de circunstancias individuales, como el género, la edad, el estado civil y otros requisitos aplicables.

Recursos Humanos supervisa el proceso a través del flujo de trabajo y se centra principalmente en las etapas que requieren revisión y aprobación.

Inteligencia artificial que lee y extrae información de los documentos

La automatización va más allá de la recepción de archivos. Documentos como los documentos oficiales de identidad, los registros de identificación fiscal o de la seguridad social, los documentos de registro electoral y los justificantes de domicilio se procesan mediante Inteligencia Artificial, capaz de identificar el tipo de documento y extraer automáticamente la información relevante.

Esta funcionalidad, basada en Intelligent Document Processing (IDP), permite extraer y transferir la información directamente al flujo de trabajo en tiempo real.

En la práctica, la IA lee los documentos que los candidatos envían por WhatsApp y completa los campos correspondientes del flujo de trabajo, sin que Recursos Humanos tenga que introducir manualmente la información extraída.

Si la calidad de una imagen no permite leer correctamente los datos, el propio flujo de trabajo solicita al candidato que vuelva a enviar el documento.

Una vez recopilada la información, los documentos, los campos cumplimentados y la aceptación de las condiciones relacionadas con la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD) se incorporan al flujo de trabajo y quedan organizados para su revisión y aprobación por parte de Recursos Humanos.

De horas a minutos

La automatización ha marcado la mayor diferencia en la revisión y gestión documental. Antes, esta tarea podía llevar horas, ya que incluía guardar, cambiar el nombre, organizar y validar los documentos individualmente, además de resolver incidencias y repetir tareas debido a la dispersión de los archivos.

El tiempo de revisión documental pasó de aproximadamente dos horas a tan solo 15 minutos, lo que supone una reducción del 87 %.

Gracias a la extracción automática de datos mediante IA y a la agrupación automática de la mayoría de los documentos dentro del proceso, Recursos Humanos ha reducido las tareas manuales, las incidencias pendientes y el trabajo repetitivo.

«Uno de los principales avances ha sido la agrupación automática de la mayoría de los documentos recibidos. Esto ha reducido considerablemente las tareas manuales, como guardar los archivos uno por uno, asignarles un nombre y organizarlos en carpetas», explica Anna Machado, analista de Recursos Humanos de Pharlab.

De la incorporación al expediente digital del empleado

La transformación no termina con la aprobación de la incorporación. Una vez finalizado el proceso, los documentos quedan disponibles automáticamente para los departamentos de Nóminas y Beneficios mediante la creación del expediente digital de cada nuevo empleado en SoftExpert Document.

Los documentos que antes debían trasladarse manualmente entre departamentos pasan a formar parte del expediente digital del empleado, lo que crea un flujo continuo de información entre los equipos.

El resultado es un proceso de incorporación más organizado, trazable y fiable para los candidatos, Recursos Humanos y los departamentos que intervienen en las siguientes etapas.

Resultados

87 %
Reducción del tiempo de revisión documental

2 horas → 15 minutos
Tiempo medio de revisión documental

De WhatsApp al expediente digital del empleado
Documentos e información conectados a lo largo de todo el proceso de incorporación

Procesamiento documental con IA
Extracción automática de datos de documentos de identidad, registros fiscales o de la seguridad social, documentos de registro electoral y justificantes de domicilio

Una plataforma que va más allá de Recursos Humanos

La automatización de la incorporación forma parte del uso más amplio de SoftExpert Suite en Pharlab. La plataforma da soporte a distintos departamentos de la empresa, ayudando a automatizar procesos, gestionar documentos y registros, y organizar los flujos de trabajo en un único entorno.

Profesionales de distintas áreas utilizan SoftExpert Suite, entre ellas Contabilidad, Control de Gestión, Compras, Asesoría Jurídica, Calidad, Investigación y Desarrollo, Ventas, Marketing, Producción, Mantenimiento, TI, Logística y Gestión de Almacén.

Esta adopción transversal permite estructurar, automatizar y supervisar digitalmente distintos procesos, ampliando los beneficios en materia de organización, trazabilidad y control más allá de Recursos Humanos.

En el proceso de incorporación, esta base tecnológica se ha reforzado con IA, un chatbot e integración con WhatsApp, conectando la interacción con los candidatos con el procesamiento documental, la gestión de flujos de trabajo y, finalmente, el expediente digital del empleado.

Un proceso de incorporación totalmente digital

Al integrar WhatsApp, un chatbot, inteligencia artificial, flujos de trabajo y gestión documental digital, Pharlab ha transformado la incorporación de nuevos empleados en un proceso digital de principio a fin.

Ahora, los candidatos disponen de una forma más sencilla de enviar información y documentos, mientras que Recursos Humanos dedica menos tiempo a organizar archivos, introducir datos y trasladar documentos entre sistemas y departamentos.

Al asumir la tecnología parte de las tareas operativas, el equipo de Recursos Humanos puede dedicar más tiempo a las actividades que requieren criterio profesional, seguimiento e interacción personal.