IBMP reduce en un 40% el tiempo de preparación de auditorías con SoftExpert Suite

Una plataforma integral fortalece la calidad, la trazabilidad y la seguridad de procesos críticos en una de las principales instituciones de salud pública de Brasil

Una institución con la misión de proteger vidas

Con sede en Curitiba, Brasil, el Instituto de Biología Molecular de Paraná (IBMP) fue creado mediante una alianza entre el Gobierno de Paraná y Fiocruz. El instituto desempeña un papel fundamental en el desarrollo y la fabricación de productos y soluciones de diagnóstico que contribuyen a proteger la salud de millones de brasileños.

Con un fuerte enfoque en biotecnología, innovación e impacto social, IBMP alcanzó visibilidad internacional durante la pandemia de COVID-19 y continúa desempeñando un papel importante en la atención de enfermedades desatendidas y raras. Su portafolio incluye tests moleculares y rápidos para COVID-19, Zika, dengue, chikunguña, fiebre amarilla, lepra, malaria y enfermedad de Chagas, todos certificados por la autoridad sanitaria brasileña, Anvisa.

Sin embargo, detrás de cada diagnóstico confiable existe una compleja red de procesos críticos que deben funcionar con precisión, trazabilidad y los más altos estándares de seguridad.

Ahí es donde IBMP enfrentaba algunos de sus principales desafíos.

Antes de SoftExpert: operaciones fragmentadas y riesgos relacionados con la información

Antes de implementar SoftExpert Suite, IBMP enfrentaba desafíos comunes en entornos altamente regulados:

• Información distribuida entre múltiples sistemas y archivos
• Desafíos para mantener el cumplimiento de requisitos regulatorios
• Visibilidad limitada de los flujos de trabajo internos
• Gestión descentralizada de activos y calibraciones
• Retrabajo y riesgos operativos
• Demoras en la preparación de auditorías

Estos desafíos no solo consumían tiempo. También afectaban directamente la capacidad del instituto para innovar, ampliar sus operaciones y responder con rapidez a las demandas de salud pública.

IBMP necesitaba una plataforma capaz de integrar sus procesos, aumentar la confianza en sus operaciones y reducir riesgos. La solución llegó con SoftExpert Suite.

Por qué IBMP eligió SoftExpert

Aunque la decisión involucró a diferentes áreas de la organización, varios factores fueron determinantes para la elección:

• Integración de extremo a extremo de documentos, procesos y activos
• Soporte para estándares y normativas brasileñas e internacionales
• Flexibilidad y escalabilidad para acompañar el crecimiento del instituto
• Experiencia especializada y soporte durante y después de la implementación
• Una plataforma única, centralizada y confiable para las operaciones de la organización

En conjunto, estas capacidades demostraron que SoftExpert Suite podía ofrecer más que las funcionalidades requeridas: podía convertirse en la base de un enfoque más moderno, eficiente y seguro para la gestión de procesos.

Dónde SoftExpert Suite marca la diferencia hoy

SoftExpert Suite se utiliza actualmente en todo IBMP, dando soporte a una amplia variedad de actividades, desde tareas cotidianas hasta procesos altamente críticos.

Con grupos de acceso estructurados según las áreas y responsabilidades, el entorno digital proporciona mayor organización, seguridad y consistencia, al mismo tiempo que permite un uso amplio, centralizado e integrado en toda la organización.

Este recorrido comienza desde el momento en que un nuevo colaborador se incorpora a la organización. RR. HH. inicia el proceso de New Employee Access, desarrollado y personalizado por SoftExpert, proporcionando una forma estructurada de gestionar los requisitos de acceso de cada colaborador y sustituyendo el proceso anterior, basado en solicitudes por correo electrónico.

Desde sus primeros días en IBMP, los colaboradores también interactúan con SoftExpert Suite para completar las capacitaciones requeridas y consultar los documentos obligatorios relacionados con sus funciones.

El componente de Documentos es otro ejemplo de cómo la plataforma se utiliza en toda la organización. IBMP mantiene una estructura integral de categorías que abarca procedimientos, instrucciones de trabajo, documentos técnicos y materiales informativos. Cada departamento puede participar en la creación, revisión y actualización de contenidos, reduciendo la dependencia de documentos físicos y centralizando el control, la disponibilidad y la trazabilidad de la información institucional.

En áreas críticas, esta integración adquiere aún más valor. El equipo de Aseguramiento de la Calidad utiliza flujos de trabajo personalizados para actividades como la Gestión de Control de Cambios y la Gestión de No Conformidades, desarrollados por SoftExpert para responder a los requisitos específicos de IBMP. Actividades que anteriormente dependían de controles descentralizados ahora pueden gestionarse mediante flujos de trabajo estructurados, registros y seguimiento dentro del mismo sistema.

En el área de Desarrollo Tecnológico, los investigadores utilizan el componente de Documentos para registrar y mantener información relacionada con sus actividades. El proceso de Desarrollo de Productos permite a los equipos realizar un seguimiento de las diferentes etapas del desarrollo, proporcionando a IBMP una visión centralizada no solo de los registros, sino también de todo el flujo de desarrollo.

Los equipos de Ingeniería y Mantenimiento utilizan el componente de Activos para gestionar equipos y activos institucionales, mientras que el componente de Mantenimiento permite gestionar actividades de mantenimiento preventivo, programado y correctivo. Los técnicos también utilizan tablets para completar y realizar el seguimiento de checklists directamente en campo, llevando el control de los procesos a las operaciones del día a día.

RR. HH. también utiliza el componente de Encuestas como plataforma centralizada para encuestas organizacionales, incluidas encuestas de compromiso de los colaboradores, encuestas de satisfacción y elecciones para la Comisión Interna de Prevención de Accidentes (CIPA) y el Equipo de Respuesta ante Emergencias, entre otras iniciativas. De esta manera, diferentes actividades de recopilación de información pueden gestionarse dentro de una única plataforma, en lugar de depender de distintas herramientas externas para cada finalidad.

Además, los departamentos tienen autonomía para crear sus propios portales, dashboards e indicadores de desempeño mediante el componente de Analytics. Esto permite a los equipos transformar los datos de los procesos en información útil para monitorear el desempeño y apoyar la toma de decisiones. SoftExpert también proporciona soporte continuo para ayudar a los equipos a evolucionar y mantener estas soluciones.

“SoftExpert Suite ha hecho que nuestros flujos de trabajo internos sean más ágiles, nos ha ayudado a cumplir con los requisitos de las auditorías, nos ha permitido ampliar la gestión de procesos y ha fortalecido la competitividad de IBMP al reducir riesgos y aumentar la confiabilidad operativa.”

Jhonatan da Silva, Analista de Sistemas, IBMP

Resultados que fortalecen la calidad y la confianza

✔ Mayor eficiencia operativa

Las tareas que antes se realizaban manualmente, como localizar documentos, recopilar evidencias, consolidar hojas de cálculo, recuperar registros históricos y solicitar información a diferentes departamentos, ahora están estandarizadas y automatizadas, lo que reduce errores y proporciona mayor trazabilidad.

• 40% menos tiempo dedicado a la preparación de auditorías

Lo que antes requería aproximadamente 40 horas ahora puede completarse en unas 24 horas.

✔ Mayor productividad de los equipos

Con documentos, procesos y activos centralizados, los equipos pueden acceder más rápidamente a la información que necesitan y completar sus tareas de manera más eficiente.

• Más del 95% menos tiempo dedicado a localizar documentos

Las búsquedas de documentos que antes requerían alrededor de 20 minutos ahora pueden completarse en apenas unos segundos.

• 50% de aumento en la productividad del equipo

La información centralizada y los flujos de trabajo automatizados reducen las actividades manuales y el esfuerzo administrativo, permitiendo que los equipos se concentren en actividades de mayor valor.

• Más de 6.000 activos gestionados mediante SoftExpert Suite

La información centralizada, el historial completo de los activos y el seguimiento de las actividades de mantenimiento proporcionan mayor visibilidad y control sobre los equipos y activos de IBMP.

✔ Mayor solidez en el cumplimiento

• Auditorías más ágiles, evidencias disponibles y trazabilidad completa de las actividades ayudan a reducir los riesgos regulatorios.

   

Con SoftExpert Suite, IBMP ha construido un enfoque más conectado, trazable y eficiente para gestionar sus operaciones, fortaleciendo las bases de la calidad, el cumplimiento y la mejora continua en una industria donde no hay margen para errores.