Impulso de la innovación

Para estimular el potencial creativo de los colaboradores, con vistas a la mejora continua y la innovación de los procesos, Hyundai creó en 2013 el programa Minha Ideia Brihante (Mi Brillante Idea), centrado en la captación, evaluación y acompañamiento de las sugerencias innovadoras generadas en la empresa. 

Desde la creación del programa, se han registrado más de 20.000 ideas, se han puesto en práctica 8.000 de ellas y se han entregado unos 500 premios a los participantes. Sin embargo, el proceso de registro y aprobación de ideas era totalmente manual. Para tener una idea, los colaboradores rellenaban formularios impresos y los depositaban en un buzón de sugerencias, que posteriormente se recogían, analizaban y controlaban en planillas paralelas. 

La supervisora de calidad de Hyundai, Fernanda Zucoloto, recuerda que el tiempo dedicado a la ejecución del flujo de ideas era larguísimo, solo en 2020 se dedicaron 1.156 horas con retrabajo, lo que equivale a seis meses. 

"Los controles se llevaban a cabo en hojas de cálculo y algunas fases del proceso dependían de la recopilación manual de firmas, lo que imposibilitaba la gestión automática de plazos y responsabilidades, y provocaba pérdida de información", afirma.

Automatización del proceso

Hyundai, que ya utilizaba la solución SoftExpert para la gestión de documentos, automatizó el programa de ideas al crear el Portal Mi Brillante Idea dentro de la plataforma SoftExpert Suite. La analista de Garantía de Calidad de Hyundai responsable del proyecto, Libele Silva, explicó que la empresa trazó un mapa de todo el proceso para identificar los cuellos de botella y diseñó un nuevo flujo, considerando diferentes escenarios posibles. 

"Inicialmente, identificamos lo que la plataforma podía ofrecer según nuestras necesidades y, tras la planificación y el desarrollo, capacitamos a todo el equipo directivo, creamos manuales y vídeos para que el personal entendiera el sistema, e incluso realizamos una campaña interna titulada: ideas compartidas en 1 clic", comenta. 

La solución SoftExpert Suite permite registrar y supervisar la idea en tiempo real en todas las etapas mediante un sistema estructurado y automatizado. Sólo en los seis primeros meses, el portal contaba ya con 1.485 ideas registradas, 866 en curso y 231 ya implementadas. Las solicitudes realizadas antes de la automatización se incluyeron en la plataforma para facilitar el acompañamiento, con un total de 4.000 registros.

Mayor productividad

Ahora, el proceso de registro y aprobación de ideas que antes tardaba días en completarse puede realizarse en unos minutos, reduciendo los retrasos y eliminando el trabajo manual mediante un flujo continuo en el que todo queda registrado en el sistema y puede consultarse en tiempo real. 

Libele comenta que las sugerencias que se controlaban en planillas paralelas y con acompañamiento por correo electrónico dieron paso a un portal lleno de información útil y totalmente personalizable, con recordatorios automáticos, que permite a los colaboradores registrar y acompañar sus sugerencias de forma sencilla y rápida, además de canjear sus puntos en unos pocos clics. 

"Esto ha facilitado en gran medida la ejecución del flujo y la gestión eficaz de la información por parte de la dirección, proporcionando una planificación más centrada y objetiva de las acciones", destaca. 

Para la analista de Garantía de Calidad, la agilidad de los usuarios en la realización de actividades y también en la gestión es uno de los principales beneficios.

"Hemos tenido un feedback muy positivo por parte de los colaboradores, porque el sistema facilitó el seguimiento de todos los implicados en el proceso, proporcionando más control y autonomía en la gestión de las ideas generadas", afirma.

Diferenciales SoftExpert

• Baja complejidad de implementación
• Excelente relación costo-beneficio
• Componentes integrados
• Software Ágil
• Plataforma en la nube