CPN, una de las principales cooperativas de ahorro y crédito del Ecuador, elimina silos de información y logra una gestión 100% auditable

El desafío de sostener la gobernanza en una operación en crecimiento

En el sector financiero, crecimiento y gobernanza deben avanzar al mismo ritmo. La Cooperativa de Ahorro y Crédito Policía Nacional (CPN) enfrentaba el reto de sostener una operación multimillonaria con procesos aún apoyados en herramientas aisladas y flujos descentralizados.

En la práctica, cada área mantenía sus propios controles y archivos. Las solicitudes se iniciaban por correo electrónico, se aprobaban de forma manual y se almacenaban en carpetas locales o redes compartidas. La falta de integración generaba reprocesos, dificultaba la medición de indicadores y limitaba la visibilidad sobre el estado real de los procesos.

Además, consolidar información para auditorías o reuniones ejecutivas requería búsquedas manuales y validaciones paralelas, consumiendo tiempo del equipo y aumentando el riesgo de inconsistencias.

La decisión estratégica por una plataforma integrada

Ante este escenario, se volvió fundamental estructurar un enfoque que permitiera centralizar y estandarizar la gestión de procesos, documentos y solicitudes críticas, asegurando mayor control, confidencialidad y cumplimiento normativo. 

Para David Méndez, Gerente de Planificación, Procesos y Proyectos, la elección de SoftExpert respondió a la necesidad de contar con una solución que no solo automatizara tareas, sino que estructurara la gestión de manera integral. La posibilidad de interconectar procesos, documentos y planes de acción en una sola plataforma, alineada con el modelo de gestión por procesos y mejora continua de la cooperativa, fue determinante en la decisión.

Digitalización de procesos críticos y adopción transversal

La implementación se realizó de forma transversal, involucrando a diferentes áreas y niveles jerárquicos de la organización.

La iniciativa priorizó procesos estratégicos y administrativos, entre ellos:

• Gestión de Auditoría y Consejo de Administración
• Formalización de disposiciones de la Gerencia General
• Centralización de la estructura normativa (políticas, procedimientos e instructivos)
• Automatización de flujos de la Alta Dirección
• Solicitudes de movilización y viáticos
• Gestión de historias clínicas de los colaboradores

Con SoftExpert Suite, cada proceso pasó a seguir un flujo predefinido dentro de la plataforma, con responsables, plazos y niveles de aprobación claramente configurados. Las notificaciones se generan automáticamente, los documentos quedan vinculados al proceso correspondiente y todas las interacciones permanecen registradas en el historial del sistema.

La gestión documental comenzó a operar con control automático de versiones, registro de responsables por cada actualización y una trazabilidad completa para fines de auditoría. Esto garantiza que solo los documentos vigentes estén disponibles y que cualquier modificación pueda ser rastreada.

Cómo funciona el día a día actualmente

Hoy, un colaborador inicia una solicitud directamente en la plataforma, adjunta los documentos requeridos y puede hacer seguimiento en tiempo real. El sistema direcciona automáticamente el flujo hacia los aprobadores definidos, enviando alertas y registrando los plazos establecidos.

Los responsables de área visualizan tableros consolidados con el estado de las solicitudes, volúmenes por área e indicadores de desempeño. La Alta Dirección cuenta con acceso inmediato a información actualizada para la toma de decisiones, sin depender de consolidaciones manuales ni de extensos intercambios de correos electrónicos.

Lo que antes implicaba múltiples interacciones paralelas ahora se gestiona en un entorno único, estructurado y completamente trazable.

Impacto directo en la eficiencia y el cumplimiento

La transformación impactó de manera directa en los indicadores operativos de la CPN, permitiendo sostener un crecimiento del 15,63% en activos promedio sin un incremento proporcional en los costos operativos.

Entre los principales resultados se destacan:

• 50% de reducción en los tiempos de respuesta en solicitudes internas y procesos de viáticos (reembolso de gastos y movilizaciones), como resultado de la eliminación de aprobaciones por correo electrónico y la definición clara de responsables en los flujos automatizados
• 100% de trazabilidad en documentos de Auditoría y Consejo de Administración
• 34% de incremento en la productividad administrativa gracias a la reducción de tareas manuales
• Disminución significativa en el uso de papel y archivos físicos

La estandarización de procesos también fortaleció el cumplimiento normativo y simplificó las auditorías internas y externas.

Próximos pasos: evolución con Inteligencia Artificial

Como parte de su estrategia de transformación digital continua, la cooperativa prevé implementar nuevas funcionalidades basadas en Inteligencia Artificial, con el objetivo de optimizar aún más los procesos, incorporar análisis predictivo y fortalecer el soporte a la toma de decisiones estratégicas.