MW.FEP trasforma la gestione della qualità e le certificazioni diventano ancora più integrate con il supporto di SoftExpert

L’automazione porta guadagni in efficienza: 160 ore risparmiate al mese e un ritorno fino al 20% sull’investimento

Modernizzazione dei processi critici per sostenere la crescita aziendale

MW.FEP serve direttamente aziende appartenenti a settori altamente regolamentati come aerospaziale, difesa, automotive, dispositivi medicali e ferroviario, dove la qualità e la conformità dei prodotti sono i pilastri per assicurare la sicurezza, la reputazione, contratti pluriennali e persino il diritto di operare. In questo contesto, la gestione dei processi richiede un rigore assoluto.

Consapevole di ciò e in vista dell’espansione del proprio portafoglio certificazioni, MW.FEP ha individuato la necessità di modernizzare i propri sistemi di gestione. I metodi tradizionali, basati su fogli di calcolo e documenti dispersi, non erano più in grado di supportare la crescente complessità. Il rischio di incongruenze documentali, la difficoltà nell’aggiornamento delle versioni e la necessità di garantire la piena tracciabilità hanno spinto l’azienda a cercare una soluzione robusta, capace di integrare i processi, assicurare la conformità e sostenere la crescita accelerata.

È in questo momento che SoftExpert entra in gioco. Riconoscendo l’urgenza di un sistema solido per gestire i processi e la documentazione, MW.FEP ha avviato una ricerca approfondita di soluzioni IQMS (Integrated Quality Management System). Tra le varie opzioni, l’azienda ha privilegiato soluzioni all-in-one, che offrissero funzionalità complete e la flessibilità necessaria per espandersi, oltre alla presenza della lingua italiana, fattore cruciale per garantire la piena adozione da parte del team.

Giulio Massarutto, Direttore Qualità e Compliance, ricorda come SoftExpert si sia distinta per la modularità, la robustezza nel controllo delle versioni, il supporto tecnico dedicato e una proposta competitiva rispetto agli altri fornitori, offrendo il perfetto equilibrio tra funzionalità e facilità di implementazione:

“La disponibilità dell’interfaccia in italiano è stata un elemento cruciale. In un mercato dove poche soluzioni internazionali offrivano questa opzione, SoftExpert già garantiva questa possibilità, eliminando le barriere linguistiche per il team.”

Una trasformazione nella gestione che genera valore per clienti, partner e fornitori

L’implementazione della soluzione SoftExpert presso MW.FEP ha portato risultati trasformativi che hanno impattato profondamente la gestione della qualità e i processi operativi dell’azienda. Questa automazione ha generato benefici immediati: si stima un risparmio mensile di fino a 160 ore di lavoro. Inoltre, la riduzione delle attività superflue , l’aumento del controllo operativo e la diminuzione degli errori hanno contribuito a un ritorno del 20%, basato sulla riduzione dei costi e sul miglioramento dell’efficienza. I benefici sono evidenti in diverse aree operative, come dettagliato di seguito:

Sicurezza e gestione documentale

MW.FEP ha ottenuto una maggiore sicurezza delle informazioni, con accesso controllato, facilità di reperimento e tracciabilità dei documenti grazie a una struttura organizzata con permessi personalizzati. L’accesso facilitato ai documenti operativi ha portato a una riduzione significativa degli errori dovuti a informazioni non aggiornate e a un maggiore coinvolgimento degli operatori in tutti i reparti produttivi.

La solidità del sistema si traduce in maggiore fiducia, sia internamente che nelle interazioni con clienti e auditor esterni. Come evidenziato dal Direttore Qualità:

“Presentare il controllo dei documenti attraverso un sistema anziché dei singoli pdf o word organizzati in normali cartelle di un server dimostra affidabilità. Con SoftExpert, trasmettiamo la certezza che il sistema è solido, ben gestito e che tutti accedono sempre alla versione corretta.”

Conformità e audit

L’azienda ha registrato una riduzione significativa dei tempi nelle attività di audit, la standardizzazione dei processi, maggiore conformità e la generazione automatica delle evidenze grazie alla sistematizzazione di diversi tipi di audit.

Un risultato particolarmente rilevante è stata la capacità di gestire più schemi di certificazione in modo integrato. MW.FEP sottolinea che, con 5 standard di qualità e 3-4 standard di supporto, sarebbe impensabile farlo senza uno strumento come SoftExpert Suite.

SoftExpert supporta MW.FEP nell’acquisizione e mantenimento di un solido portafoglio di certificazioni in qualità, sicurezza e conformità, tra cui:

• ISO 9001 – Sistema di gestione della qualità

• EN 9100 – Certificazione specifica per i settori aerospaziale e difesa

• IATF 16949 – Certificazione per il settore automotive

• ISO 13485 – Requisiti per dispositivi medicali

• ISO 22163 (IRIS) – Certificazione per il settore ferroviario

• Nadcap – Accreditamento per processi elettronici

• ISO 45001 – Sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro

• ISO 14001 – Gestione ambientale

• ISO/IEC 27001 – Sicurezza delle informazioni

Gestione degli indicatori e dei fornitori

L’implementazione della soluzione ha permesso il monitoraggio degli indicatori e la loro comunicazione, con focus su risultati e performance attraverso la gestione dei KPI di oltre 900 fornitori. Questo con l’obiettivo di ottimizzare le relazioni commerciali e potenziare la qualità dei servizi offerti.

L’adozione della piattaforma SoftExpert ha inoltre migliorato la rappresentazione degli indicatori interni di performance. Il modulo Performance mostra già risultati positivi nella visualizzazione e monitoraggio delle metriche, facilitando decisioni basate su dati concreti.

Gestione dei rischi e compliance

MW.FEP è riuscita a stabilire un archivio unico e centralizzato per la gestione dei rischi, eliminando le incoerenze che si verificavano quando “ognuno aveva la sua versione”. Questa unificazione ha permesso una maggiore coerenza nell’identificazione e trattamento dei rischi, oltre a facilitare la condivisione delle priorità tra le varie aree aziendali.

L’azienda ha registrato:

• Maggiore trasparenza e integrità organizzativa grazie alla mappatura dei requisiti;

• Anticipazione dei problemi e aumento della resilienza organizzativa;

• Supporto alle decisioni preventive nella gestione dei rischi.

“Senza queste risorse, ci sarebbe il rischio di perdita di immagine, potenziale perdita di informazioni e dati, oltre alla necessità di più tempo e risorse per svolgere ciò che oggi viene fatto con il supporto del sistema,” sottolinea Giulio.

Centralizzazione delle informazioni e portali

L’implementazione dei portali SoftExpert ha semplificato drasticamente l’accesso alle informazioni critiche. Come riportato dal Direttore Qualità, la ricerca dei documenti tramite il portale è “almeno 10 volte più semplice” rispetto al modulo tradizionale.

La centralizzazione dei dati, la facilità di accesso alle informazioni strategiche e la rapidità nella gestione hanno portato alla creazione di circa 70 portali per il controllo dei dati gestionali. Questa infrastruttura informativa permette un rapido accesso ai dati critici e ha consentito di accelerare il processo decisionale a tutti i livelli dell’organizzazione.

Impatto strategico

Uno dei risultati più strategici è stato l’aumento della credibilità di MW.FEP presso i suoi clienti. La capacità di dimostrare un sistema di gestione della qualità robusto è diventato un vantaggio competitivo significativo:

“Dimostrare a un cliente di qualsiasi settore che la nostra organizzazione è in grado di gestire i loro requisiti e minimizzare qualsiasi tipo di rischio nei processi aziendali, garantendo la qualità dei prodotti o servizi, è sicuramente uno dei vantaggi più rilevanti di SoftExpert Suite”, sottolinea Giulio.

Prossimi passi: espansione e ottimizzazione della gestione integrata

MW.FEP intende espandere e migliorare l’utilizzo della piattaforma, puntando sull’evoluzione del modulo Performance per condividere gli indicatori con clienti e partner. L’azienda prevede inoltre di intensificare l’uso degli strumenti mobile, soprattutto per le attività di audit, al fine di aumentare l’efficienza sul campo, e ampliare l’accesso al sistema a un numero sempre maggiore di collaboratori, promuovendo una cultura della qualità diffusa.

Inoltre, si prevede di estendere l’uso della piattaforma a nuove aree, valorizzandone la modularità e scalabilità come supporto alla crescita sostenibile.

SoftExpert Suite for Pharmaceutical and Biotech Industry