Integrazione

Praticità e velocità nella gestione degli account utente. Questi sono i principali punti di forza dell'integrazione delle applicazioni SoftExpert con Microsoft Active Directory (AD). Un riflesso diretto di questa integrazione è la rapidità con cui viene concesso l'accesso all'applicazione e la convenienza per l'utente, eliminando la necessità di memorizzare un nome utente e una password aggiuntivi (tra tanti altri).

L'integrazione con Active Directory elimina la necessità di registrare e mantenere manualmente le informazioni amministrative, ossia quelle legate agli utenti, ai dipartimenti e alle funzioni (struttura organizzativa). I processi legati agli aggiornamenti, alla disattivazione e all'inclusione di queste informazioni sono impostati per avvenire automaticamente e in sincronia con le modifiche apportate in Active Directory.

Attraverso configurazioni e routine specifiche, i dati relativi a utenti, dipartimenti e posizioni vengono importati nei moduli di amministrazione e configurazione delle applicazioni SoftExpert.

Un ulteriore vantaggio offerto dall'integrazione con Active Directory è la possibilità di eseguire un single sign-on, cioè, una volta connesso alla rete, l'utente non ha bisogno di inserire nome utente e password per accedere alle applicazioni SoftExpert. L'autenticazione alla rete abilita anche l'accesso alle applicazioni. L'abilitazione del single sign-on dovrebbe essere collegata a politiche aziendali di sicurezza e autenticazione coerenti.

Modalità 

L'integrazione con AD comprende le seguenti modalità di implementazione: Standard e Avanzata. Ognuna ha le sue caratteristiche, vantaggi, svantaggi e sforzo di implementazione. Di seguito sono riportate informazioni dettagliate su ciascuna di esse.

Modalità  Standard

Ambito

• Autenticazione AD.
• Sincronizzazione dell'ID utente, login, nome e e-mail in AD con l'applicazione SoftExpert. La sincronizzazione può essere programmata per essere eseguita a intervalli di tempo specificati (sincronizzazione generale di tutti gli utenti) oppure il sistema può essere configurato per eseguire la sincronizzazione ogni volta che l'utente accede al sistema (sincronizzazione individuale, solo per l'utente che accede al sistema).

Vantaggi

• Un unico repository per l'autenticazione degli utenti.
• Implementazione rapida.
• Abilita il single sign-on (SSO) (vedi punto 8. Restrizioni).
• I nuovi utenti registrati in AD vengono importati nell'applicazione SoftExpert durante la sincronizzazione, con le informazioni minime richieste per l'accesso (ID utente, login, nome, e-mail).
• Se vi sono modifiche a informazioni come il nome utente o l'e-mail in AD, queste vengono modificate nell'applicazione SoftExpert al momento della sincronizzazione.
• Gli utenti eliminati in AD vengono automaticamente disabilitati nell'applicazione SoftExpert al momento della sincronizzazione.

Svantaggi

• Dopo la sincronizzazione, i nuovi utenti registrati in AD possono accedere all'applicazione SoftExpert solo dopo una modifica manuale del gruppo di accesso, del dipartimento e della posizione.
• Se non si utilizza un filtro per identificare gli utenti AD da considerare per la sincronizzazione, tutti gli utenti registrati vengono automaticamente importati nell'applicazione SoftExpert dopo la sincronizzazione.

Sforzo di implementazione

• Minimo: solo il campo scelto per l'archiviazione dell'ID utente in AD dovrebbe essere lo stesso dell'ID utente in SE Suite.
• Dati come ID utente, login, nome e e-mail devono essere tutti completati in AD.

Modalità  Avanzata

Ambito

• Autenticazione AD.
• Sincronizzazione dell'ID utente, login, nome, e-mail, dipartimento e posizione in AD con l'applicazione SoftExpert. La sincronizzazione può essere programmata per essere eseguita a intervalli di tempo specificati (sincronizzazione generale di tutti gli utenti) oppure il sistema può essere configurato per eseguire la sincronizzazione ogni volta che l'utente accede al sistema (sincronizzazione individuale, solo per l'utente che accede al sistema).
• Controllo del dipartimento e della posizione tramite AD.

Vantaggi

• Un unico repository per l'autenticazione degli utenti.
• Abilita il single sign-on (SSO) (vedi punto 8. Restrizioni).
• I nuovi utenti registrati in AD vengono importati nell'applicazione SoftExpert durante la sincronizzazione con le informazioni necessarie per l'accesso (ID utente, login, nome, e-mail, dipartimento e posizione).
• Se vi sono modifiche alle informazioni dell'utente AD come nome, e-mail, dipartimento o posizione, queste vengono modificate nell'applicazione SoftExpert al momento della sincronizzazione.
• Gli utenti eliminati in AD vengono automaticamente disabilitati nell'applicazione SoftExpert al momento della sincronizzazione.
• I nuovi utenti possono accedere automaticamente al sistema se è impostato un gruppo di accesso predefinito per i nuovi utenti.

Svantaggi

• Le descrizioni del dipartimento e della posizione definite per gli utenti all'interno di AD devono essere sempre uguali per lo stesso dipartimento e posizione, altrimenti, il sistema crea registrazioni separate per lo stesso dipartimento/posizione all'interno dell'applicazione SoftExpert. Esempio:
  • Utente “A” -> Dipartimento: Tecnologia -> Posizione: Analista
  • Utente “B” -> Dipartimento: Tech. -> Posizione: Analista Tecnologico
• In pratica, gli utenti “A” e “B” lavorano nello stesso dipartimento (tecnologia) e hanno la stessa posizione (Analista Tecnologico). Tuttavia, poiché sono scritti in modo diverso, l'operazione di sincronizzazione creerà due dipartimenti (Tecnologia e Tech) e due posizioni (Analista e Analista Tecnologico) nell'applicazione SoftExpert. Allo stesso modo, se i dipartimenti e le posizioni sono già stati registrati manualmente all'interno dell'applicazione SoftExpert, la descrizione di questi deve corrispondere esattamente alle descrizioni inserite in AD. Altrimenti, possono verificarsi duplicati, come spiegato nell'esempio sopra.
• Occorre prestare estrema attenzione alla manipolazione delle informazioni su dipartimenti e posizioni in AD e nelle applicazioni SoftExpert, in modo che queste informazioni non vengano duplicate nelle applicazioni SoftExpert.
• Se non si utilizza un filtro per identificare gli utenti AD da considerare per la sincronizzazione, tutti gli utenti registrati vengono automaticamente importati nell'applicazione SoftExpert dopo la sincronizzazione.

Sforzo di implementazione

• Medio.
• Il contenuto dei campi ID utente, dipartimento e posizione in AD deve essere esattamente lo stesso di quelli adottati nell'applicazione SoftExpert.
• Tutti gli utenti AD che hanno accesso al sistema devono avere i campi ID utente, login, nome, e-mail, dipartimento e posizione completati e verificati correttamente in AD.

Soluzione intelligente per la scansione dei documenti

La diversità dei contenuti aziendali, combinata con il volume e la velocità crescente con cui vengono generati, è una preoccupazione per molti dirigenti. Per questo motivo, garantire che le informazioni aziendali critiche siano catturate e prontamente disponibili è diventato un compito sempre più impegnativo.

Gli scanner INfuse AX, sviluppati da Kodak Alaris, integrati con la piattaforma SoftExpert Suite semplificano le attività quotidiane nelle aziende che gestiscono ampiamente documenti cartacei. Attraverso una connessione perfetta tra hardware e software, un semplice tocco sul pannello dello scanner scansiona il documento e può avviare un processo in SoftExpert Workflow o registrare in SoftExpert Document. È un modo efficiente per integrare i contenuti nei processi aziendali.

La standardizzazione e l'automazione dei processi significano che i documenti scansionati vengono convertiti in informazioni utili e possono essere facilmente utilizzati. Questo permette di garantire la sicurezza delle informazioni, poiché i contenuti vengono inviati direttamente al sistema, senza passare per e-mail o condivisione di rete, riducendo così le possibilità di violazione delle informazioni e rendendo il processo di acquisizione più semplice, veloce e intelligente.

Per operare l'attrezzatura è sufficiente una connessione a internet. L'intera soluzione funziona sul cloud, dalla configurazione dell'attrezzatura alla pubblicazione e gestione dei documenti. Le attività possono essere svolte e i documenti possono essere visualizzati da un browser web, smartphone o tablet, in qualsiasi momento e ovunque.

Questa tecnologia garantisce l'integrità delle informazioni, è facile da usare e viene implementata rapidamente, servendo una vasta gamma di settori, tra cui servizi finanziari, istruzione, sanità, assicurazioni, governo, comunicazioni, energia, logistica e trasporti, tra gli altri.

Il detto che nessun sistema può essere considerato un'isola è più vero oggi che mai. Così come i processi di un'organizzazione sono interconnessi, lo stesso vale per il supporto di questi processi. La tecnologia attuale consente alle applicazioni di fornitori diversi di essere integrate in modo intelligente e produttivo, elevando i benefici dell'Information Technology a livelli differenziati per le organizzazioni.

L'architettura di integrazione delle applicazioni SoftExpert soddisfa le principali esigenze di interfaccia richieste dal mercato durante il processo di implementazione dell'integrazione. Oltre al supporto per l'uso di questa architettura, specifiche esigenze di importazione ed esportazione o integrazione diretta con sistemi o ambienti esterni possono essere affrontate come personalizzazioni.

Attraverso l'uso di tecnologie come strumenti di ETL (Extract-Transform-Load), Web Services, API e il meccanismo di integrazione nativo di SoftExpert, le specifiche esigenze di integrazione possono essere affrontate caso per caso nell'ambiente del cliente.

L'integrazione tra applicazioni è una delle migliori opzioni per evitare la ridondanza nell'inserimento dei dati e garantire la loro integrità, poiché esiste un solo punto di ingresso per le informazioni. Inoltre, si ottengono notevoli guadagni in termini di risparmio di tempo e di fluidità dei processi.