Millones de pedidos, un solo sistema: cómo una empresa de logística de referencia redujo un 73 % los costes de gestión de proyectos con SoftExpert

¿Alguna vez te has parado a pensar en el recorrido de un producto hasta llegar a tus manos? La espera por una entrega puede generar ansiedad, mientras tanto, tu contando los días y ese producto ya ha pasado por un auténtico viaje: ha salido de la fábrica, ha pasado por almacenes, camiones... todo para llegar a esa tienda que tanto te gusta. Parece fácil, ¿verdad? Pero detrás de cada entrega, Martins se encarga de que toda la logística funcione a la perfección, haciendo que los productos lleguen rápido y sin tanto ajetreo que hay por detrás.

Con 72 años de historia, Martins no solo es un gigante de la distribución, sino también un referente en logística. Gracias a un sistema eficiente, asegura que sus productos lleguen a todos los rincones de Brasil, desde grandes ciudades hasta zonas donde ni siquiera llega el servicio postal. Además, gestiona 2,1 millones de pedidos y entrega 280 millones de artículos al año, con una flota propia de más de 870 vehículos que recorren unos 25 millones de kilómetros anualmente, asegurando entregas ágiles y precisas.

Pero mantener este liderazgo requiere más que infraestructura: hace falta control, estandarización y una manera eficiente de ejecutar la estrategia corporativa. Así fue como Martins inició una transformación digital de la mano de SoftExpert, con el objetivo de superar desafíos estructurales y estandarizar su gestión de procesos y proyectos.

El reto: exceso de controles manuales y poca visibilidad

Antes de la transformación, la empresa se enfrentaba a una situación compleja ya que los controles se hacían manualmente en hojas de cálculo aisladas, sin estandarización ni visión integrada, lo que dificultaba el seguimiento de las iniciativas estratégicas. Cada área trabajaba de forma independiente, con sus propios documentos y métricas, lo que afectaba la colaboración y la eficiencia.

Sin paneles consolidados ni criterios claros para definir prioridades, muchos proyectos competían de forma desorganizada, guiados más por la influencia de quien los proponía que por datos reales o impacto tangible. ¿El resultado? Altos costes de gestión, ejecución fragmentada de la estrategia y la sensación constante de falta de control.

El diagnóstico: enfrentar la realidad para evolucionar

Frente a este panorama, Martins realizó un diagnóstico profundo, escuchando a sus clientes internos y evaluando la madurez de su oficina de procesos y proyectos. El resultado fue claro: solo un 44% de madurez.

Este dato supuso un punto de inflexión. La dirección comprendió que era necesario adoptar una estructura sólida que convirtiera el deseo de eficiencia en una realidad concreta. La decisión de cambiar fue unánime y urgente.

La respuesta: nace “Simpros” y comienza la transformación

La transformación comenzó con la creación de una identidad propia: “Simpros”. Más allá de una marca, simboliza una nueva mentalidad. “Sí a los proyectos, sí a los procesos, sí a la organización”: un lema que resume el compromiso con el cambio estructural y cultural.

Para hacer de esta transformación algo motivador, la empresa convirtió el proceso en un “juego”: la Jornada “Simpros”. Cada fase se representó con una “carta” estratégica basada en cinco pilares fundamentales:

Personas: foco en formación y compromiso.
Gestión: colaboración efectiva entre áreas.
Recursos: inversión en tecnología y estructura.
Procesos: estandarización y normativas claras.
Método: coherencia y claridad en la ejecución.

Con los pilares definidos, Martins puso en marcha varias acciones:

Desarrolló la gestión visual, con indicadores claros y seguimiento en tiempo real.
Estableció criterios objetivos para priorizar proyectos.
Reforzó la comunicación interna para implicar a los empleados y consolidar la nueva cultura.
Adoptó una gestión basada en datos y planificación, dejando atrás las decisiones por intuición.
Aseguró la sostenibilidad de los cambios y consolidó la cultura organizacional.

La herramienta adecuada: cómo SoftExpert se convirtió en pilar de la transformación estratégica

Para dar respaldo a la nueva visión estratégica, era evidente que se necesitaba una tecnología robusta. En este contexto, SoftExpert destacó como la solución ideal.

La experiencia de Clésio Rodrigues, gerente de Planificación y Control, con la herramienta —debido a su trayectoria previa en logística— fue clave al principio. Pero al asumir la dirección del PMO y del área de procesos, su percepción sobre el potencial de SoftExpert se amplió considerablemente.

El análisis exhaustivo de la plataforma puso en manifiesto su capacidad para cubrir necesidades complejas en la gestión estratégica de proyectos y procesos. Esta perspectiva fue crucial para convertir SoftExpert en una pieza central en la transformación de Martins.

El gerente de planificación y estrategia destaca un momento decisivo: la designación de un analista dedicado exclusivamente a la implementación del sistema. “Esa decisión estratégica marcó la diferencia, permitiendo que este profesional se enfocara por completo en las mejores, la parametrización de la herramienta y, sobre todo, en concienciar a los equipos sobre la importancia y los beneficios del nuevo enfoque. Actuando como facilitador y embajador del cambio, ayudó a garantizar una transición mucho más fluida y eficaz”, afirma.

La implementación incluyó cuatro módulos esenciales de la suite SoftExpert, seleccionados según las principales necesidades de la empresa:

Plan de Acción: para estructurar y seguir iniciativas de mejora; Kanban: para gestionar flujos de trabajo menos complejos; Proyecto: para iniciativas estratégicas más robustas y Documento: para centralizar y estandarizar los artefactos de procesos y proyectos.

Resultados: más control, más eficiencia y más estrategia

Los resultados del primer año fueron sorprendentes y superaron las expectativas, validando las decisiones tomadas. Con más gobernanza, claridad y estandarización, la empresa redujo costes e ineficiencias, fortaleció la ejecución estratégica y operó con mayor agilidad y sinergia entre áreas.

Los logros más destacados incluyen:

Reducción del 73% en el coste medio de gestión de proyectos, gracias a la automatización, estandarización de flujos y uso de herramientas integradas.
Incremento del índice de madurez del 45% al 78% en el área de procesos y proyectos, según nueva encuesta interna tras un año.
Aumento del 55% en la tasa de finalización de planes de acción estratégicos, gracias a criterios de priorización más claros y paneles de seguimiento.
Centralización y estandarización de más de 200 procesos críticos, reduciendo redundancias y el retrabajo entre áreas.
Implantación del 100% de los proyectos priorizados según impacto y viabilidad, dejando atrás decisiones subjetivas.
Más de 700 empleados formados en la nueva metodología, entre líderes y equipos operativos, fortaleciendo una cultura de mejora continua.

Estos resultados demuestran que el cambio fue mucho más que adoptar nuevas herramientas: fue una transformación estratégica en cómo la organización gana visibilidad, prioriza y ejecuta sus iniciativas. “Simpros” dejó de ser una promesa para convertirse en un modelo de gestión consolidado, reconocido como un antes y un después en la historia de Martins.

Programa de Eficiencia Operativa de Martins

Uno de los hitos clave de esta transformación fue el Programa de Eficiencia Operativa, liderado directamente por el CEO, lo que evidencia su carácter estratégico. Gracias a SoftExpert, Martins gestiona sus iniciativas más críticas, siempre alineadas con la cadena de valor. La regla es simple: todo proyecto o proceso mapeado debe estar alineado con la estrategia corporativa.

El foco inicial se centró en los procesos clave, especialmente compras y ventas, seguidos por logística. Las líneas de acción se distribuyeron entre las distintas direcciones, siendo cada líder responsable de impulsar los resultados en su área, lo que garantizó el compromiso de la alta dirección y una ejecución efectiva.

Un ejemplo claro fue la revalorización del área de Proyectos, que pasó a reportar directamente al CEO. Antes considerada poco relevante y con acciones descentralizadas, su centralización le dio nuevo protagonismo. Pasó de tener un enfoque meramente operativo a uno estratégico, apoyando directamente las directrices del liderazgo ejecutivo.

"La dirección de Martins entendió que lograr resultados de esta magnitud en tan poco tiempo sería imposible sin el apoyo de la herramienta de SoftExpert y el compromiso de los equipos implicados en la transformación", destaca Clésio.

La plataforma modular Softexpert agrego nuevas funcionalidades de gestión de proveedores, paneles de portafolio y análisis de viabilidad. Y esto no se detiene por aquí: los próximos pasos incluyen la integración de KPIs, automatización de informes y consolidación de sistemas redundantes. Iniciativas que refuerzan el compromiso con la eficiencia, la inteligencia de datos y la simplificación de procesos, garantizando más agilidad y control en cada entrega que llega diariamente a miles de puntos de venta en todo el país.

Mira el vídeo y descubre cómo este referente del sector transformó su gestión de proyectos:

FDA 21 CFR Part 11