IBMP reduz em 40% o tempo de preparação para auditorias com SoftExpert Suite

Plataforma all-in-one fortaleceu a qualidade, a rastreabilidade e a segurança de processos críticos em um dos institutos mais estratégicos para a saúde brasileira

Um instituto que carrega a responsabilidade de cuidar de vidas

No coração de Curitiba, o Instituto de Biologia Molecular do Paraná (IBMP), resultado de uma parceria entre o Governo do Paraná e a Fiocruz, desempenha um papel fundamental: desenvolver e produzir insumos e kits diagnósticos que ajudam a proteger a saúde de milhões de brasileiros.

Com forte atuação em biotecnologia, inovação e impacto social, o IBMP se destacou durante a pandemia de Covid-19 e segue como referência no combate a doenças negligenciadas e raras. Seus portfólios incluem testes moleculares e rápidos para Covid-19, zika, dengue, chikungunya, febre amarela, hanseníase, malária e doença de Chagas, todos certificados pela Anvisa.

Mas, por trás de cada diagnóstico confiável, existe um universo complexo de processos críticos que precisam funcionar de forma precisa, rastreável e absolutamente segura.

E era justamente aí que estavam os desafios.

Antes da SoftExpert: operações fragmentadas e riscos para a precisão das informações

Antes da implementação do SoftExpert Suite, o IBMP enfrentava gargalos típicos de ambientes altamente regulados:

• Informações distribuídas em diferentes sistemas e arquivos
• Dificuldade de garantir conformidade regulatória
• Baixa visibilidade dos fluxos internos
• Controle descentralizado de ativos e calibrações
• Retrabalho e riscos operacionais
• Atrasos na preparação de auditorias

Essas dificuldades não apenas consumiam tempo, elas afetavam diretamente a capacidade do instituto de inovar, escalar e responder rapidamente às demandas de saúde pública.

Era preciso uma plataforma que unificasse tudo, trouxesse confiança aos processos e eliminasse riscos. E essa solução veio com o SoftExpert Suite.

Por que o IBMP escolheu a SoftExpert

Embora a decisão tenha passado por diferentes áreas, ficou claro que alguns pontos foram determinantes:

• Integração total entre documentos, processos e ativos
• Aderência a normas e regulamentos brasileiros e internacionais
• Flexibilidade e escalabilidade para acompanhar o crescimento do instituto
• Expertise e suporte especializado durante e após a implantação
• Plataforma única, centralizada e confiável para toda a operação

Esses fatores mostraram que o SoftExpert Suite não apenas atendia aos requisitos, ele era a base certa para uma gestão moderna, eficiente e segura.

Onde a solução faz diferença hoje

A plataforma está presente em todo o IBMP e acompanha diferentes momentos da rotina institucional, apoiando desde atividades simples até processos críticos. Com grupos de acesso estruturados por áreas e responsabilidades, o ecossistema digital garante organização, segurança e fluidez, com uso amplo, centralizado e integrado à rotina operacional da instituição.

Esse uso começa já na chegada de um novo colaborador. O RH inicia o processo de Acessos de Novos Colaboradores, desenvolvido e personalizado pela SoftExpert, permitindo acompanhar de forma estruturada quais acessos são necessários para cada profissional e substituindo o antigo modelo de solicitações por e-mail.

Desde os primeiros dias, o colaborador também tem contato com o SoftExpert Suite para realizar a leitura de treinamentos e documentos obrigatórios relacionados à sua área de atuação.

O Componente Documento é outro exemplo de uso amplo e centralizado. A instituição possui uma grande estrutura de categorias, que contempla procedimentos, instruções, documentos técnicos e informativos. Cada área pode participar da elaboração, revisão e atualização de suas informações, reduzindo a dependência de documentos físicos e concentrando em um único ambiente o controle, a disponibilidade e a rastreabilidade das informações institucionais.

Nas áreas críticas, essa integração se torna ainda mais evidente. A Garantia da Qualidade utiliza processos personalizados para conduzir atividades como Gestão de Controle de Mudanças e Gestão de Não Conformidades, desenvolvidos pela SoftExpert de acordo com a realidade do IBMP. Atividades que antes poderiam depender de controles descentralizados passam a contar com fluxos estruturados, registros e acompanhamento dentro do próprio sistema.

Na área de Desenvolvimento Tecnológico, os pesquisadores utilizam o Componente Documento para registrar e manter informações relacionadas às suas atividades. Já o processo de Desenvolvimento de Produtos, permite acompanhar as diferentes etapas do desenvolvimento. O sistema centraliza, assim, não apenas os registros, mas também o acompanhamento de todo o fluxo de desenvolvimento.

A Engenharia e Manutenção utiliza o Componente Ativo na gestão de equipamentos e ativos institucionais e o Componente Manutenção no acompanhamento das manutenções preventivas, periódicas e corretivas. Os técnicos também utilizam o sistema em tablets para realizar e acompanhar checklists diretamente em campo, levando o controle das atividades para a rotina operacional.

O RH utiliza ainda o Componente Questionário como centralizador de pesquisas institucionais, incluindo Pesquisas de Clima, Pesquisas de Satisfação, eleições da CIPA e da Brigada, entre outras iniciativas. Dessa forma, diferentes necessidades de coleta de informações são realizadas dentro de uma mesma plataforma, sem a necessidade de utilizar ferramentas externas para cada finalidade.

Além disso, as áreas têm autonomia para construir seus próprios Portais, visões e indicadores por meio do Componente Analytics, transformando os dados gerados pelos processos em informações para acompanhamento e tomada de decisão. Para a evolução e sustentação dessas soluções, as equipes contam também com o suporte da SoftExpert.

“O SoftExpert Suite trouxe mais agilidade aos fluxos internos, garantiu conformidade com requisitos de auditoria, permitiu escalar a gestão de processos e fortaleceu a competitividade do IBMP ao reduzir riscos e aumentar a confiabilidade das operações.” Jhonatan da Silva, Analista de Sistemas da IBPM

Resultados que elevam a qualidade e a confiança

✔ Eficiência operacional ampliada

Processos antes manuais como localizar documentos, buscar evidências, reunir planilhas, procurar históricos, solicitar informações às áreas agora são automatizados e padronizados, reduzindo falhas e garantindo rastreabilidade completa.

• -40% menos tempo na preparação de auditorias

✔ Produtividade em alta

Com documentos, processos e ativos centralizados, equipes acessam tudo rapidamente e executam tarefas em menor tempo.

• Redução superior a 95% no tempo de localização de documentos 

• 50% Aumento da produtividade das equipes

• +6.000 ativos gerenciados pelo SoftExpert Suite, com controle centralizado de informações, histórico e acompanhamento de manutenções

✔ Conformidade fortalecida

• Auditorias mais rápidas, evidências automáticas e histórico completo de atividades reduzem riscos regulatórios.