Solução atende colaboradores nos mais de 280 pontos de vendas espalhados pelo País
Considerada a maior rede de joalheria do Brasil, a Vivara deu um passo importante na jornada de transformação digital ao automatizar a gestão de serviços por meio da solução SoftExpert Suite. A implementação faz parte de uma série de automações e integrações em desenvolvimento que visam otimizar a experiência dos mais de três mil colaboradores da companhia, permitindo o acesso às principais demandas internas em uma única plataforma.
Com mais de 280 pontos de vendas em operação nas principais cidades do País, além da fábrica e de dois escritórios corporativos, a Vivara que já utilizava a suíte para
gestão de documentos, confiou na SoftExpert como uma parceria no processo de transformação digital. Inclusive, este foi um dos diferenciais para a escolha da solução destacados pela Coordenadora de Eficiência da Vivara, Tabata Kijotoki.
“Identificamos que a solução reunia diversas funções em uma única ferramenta e que ela se adequa bem às estratégias do nosso negócio e às necessidades do dia a dia, além do seu custo ser mais atrativo, se comparado aos demais players de mercado”, ressalta.
Processos mais enxutos e transparentes
Um dos desafios que a companhia buscava solucionar com a implementação do sistema era reduzir a quantidade de e-mails que circulam entre as áreas corporativas e as lojas, além de melhorar a rastreabilidade dos processos. “Nosso principal objetivo com as automações é facilitar o dia a dia do colaborador no acesso às informações e também a liderança, permitindo que boa parte do tempo antes despendido com atividades operacionais seja dedicado para atividades estratégicas”, pontua.
Segundo Tabata, com os processos de negócio e a gestão dos serviços automatizados foi possível melhorar a rastreabilidade das informações, aumentar a produtividade e o controle dos indicadores. “Os ganhos são muitos! Com a implementação da ferramenta conseguimos reduzir o volume de e-mails, ter controle dos SLAs das atividades, indicadores disponíveis em tempo real, dashboards customizados de acordo com a necessidade e padronização dos processos”.
Colaboradores familiarizados com a ferramenta
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Coordenadora de Eficiência da Vivara, Tabata Kijotoki[/caption]
A coordenadora da Vivara destaca a preocupação da SoftExpert em poder proporcionar uma melhor usabilidade da ferramenta, sentimento compartilhado pela companhia, que tem realizado ações para que os colaboradores conheçam mais a ferramenta e se familiarizem com os processos, para tornar a jornada do usuário mais interessante e fácil dentro da solução.
“Em 2021, tivemos um aumento de aproximadamente 80% de solicitações e processos transacionados na ferramenta, se comparado a 2020, este é um indicador muito importante e que nos traz a certeza de que estamos no caminho certo”, afirma Tabata Kijotoki.
Próximos passos
Como parte da jornada de evolução digital, em novembro de 2021, a Vivara, em parceria com Take Blip, lançou a Vicky, um chatbot destinado aos colaboradores. A assistente Virtual que hoje atende às demandas do Departamento Pessoal, oferecerá outros serviços, como o service desk, a partir da integração com o
SoftExpert Suite, que já está em fase de implementação.
“A suíte da SoftExpert faz parte da transformação digital da Vivara, e como próximos passos queremos integrá-la com outras soluções, como nosso ERP, e desenvolver mais projetos de automação de processos com as soluções de RPA (Robotic Process Automation) e Chatbot”, finaliza.
SOBRE A SOFTEXPERT
Atuante no mercado de softwares para gestão empresarial, a SoftExpert surgiu em 1995 no sul do Brasil. Atualmente, a marca conta com mais de 500 funcionários, 2 mil clientes, 600 mil usuários espalhados em cerca de 50 países, 300 parceiros ao redor do mundo, incluindo alianças estratégicas com empresas como AWS, Bakertilly, Deloitte, Kodak Alaris e DocuSign, além de unidades de negócios em 9 países. Isso porque a SoftExpert possui soluções para as empresas que vão desde gestão de negócios e qualidade empresarial até gestão ambiental, de projetos e governamental em somente um contrato para seus clientes, atribuindo a eles maior eficiência, agilidade e economia. Sua presença a nível global evidencia que a SoftExpert adapta sua gama de serviços de acordo com as necessidades das empresas, assim como suas localidades. A plataforma oferece um conjunto de módulos multi-idiomas que se integram para automatizar processos e otimizar diferentes áreas de negócios das organizações. Em 2022, a empresa atingiu a nota 4,5 no Glassdoor, buscando agregar boas experiências à jornada de todos conectados com a plataforma. Seguindo os requisitos das normas e regulamentos, como: ISO, FDA, COBIT, COSO, IATF, FSSC, ITL, SOX entre outras.