Empresa britânica de forense digital alcança ganho de 56% de eficiência após digitalizar a gestão da qualidade com o SoftExpert QMS

Gerenciar documentação da área de Qualidade em larga escala raramente é simples. À medida que as organizações crescem e as exigências regulatórias evoluem, manter o controle sobre centenas de procedimentos, registros e aprovações torna-se cada vez mais desafiador, especialmente quando os processos dependem fortemente de processos manuais.

A SYTECH, uma consultoria britânica consolidada especializada em forense digital e cibersegurança, enfrentava esse cenário. Com o tempo, o que começou com um volume pequeno de documentos evoluiu para um framework de qualidade com cerca de 1.000 documentos controlados.

Operando de forma totalmente manual, o controle documental passou a gerar uma pressão administrativa crescente sobre a equipe de Qualidade, especialmente em atividades como atualização, reemissão, retirada e controle de versões de documentos.

Operando sob normas como ISO/IEC 17025, FSRCoP, ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001, a SYTECH reconheceu a necessidade de uma abordagem mais estruturada e escalável para gestão da qualidade e compliance.

Construindo as bases de um QMS digital

Para enfrentar esses desafios, a SYTECH iniciou a transição para um Sistema de Gestão da Qualidade (QMS) digital, escolhendo o SoftExpert Suite como plataforma para suportar essa transformação.

A decisão foi motivada pela capacidade da plataforma de oferecer governança robusta, flexibilidade e escalabilidade, além de atender à complexidade regulatória do ambiente em que a SYTECH opera.

Em vez de uma transformação completa de uma só vez, a organização adotou uma abordagem estruturada, começando pelo controle de documentos, amplamente reconhecido como a base de qualquer sistema de gestão sólido.

A migração de um QMS manual para um ambiente digital validado dentro do framework ISO/IEC 17025 exigiu planejamento cuidadoso. O processo de validação foi detalhado e se estendeu por vários meses, garantindo que o sistema atendesse tanto às expectativas operacionais quanto regulatórias.

Durante a avaliação mais recente da UKAS - órgão nacional de acreditação do Reino Unido, o sistema foi revisado e aprovado sem contestações, confirmando que a nova plataforma atende aos requisitos de controle e rastreabilidade.

“ A fase de validação foi detalhada e levou meses para ser concluída, mas foi aprovada com sucesso em nossa avaliação mais recente da UKAS, sem apontamentos, o que nos deu confiança na robustez do sistema”, afirma Neil Buck, Gerente de Qualidade da SYTECH Consultants.

Muito além da digitalização

Para a SYTECH, a transição não se limitou à digitalização dos processos existentes.

Cada etapa da implementação foi utilizada como oportunidade para revisar fluxos legados e identificar melhorias. Essa abordagem garante que a organização não apenas replique práticas antigas em um novo sistema, mas construa um modelo operacional mais eficiente e sustentável.

Após a implementação bem-sucedida do controle de documentos, a SYTECH avançou para a implantação gradual de novos módulos, incluindo:

• Gestão de não conformidades
• Gestão de riscos
• Gestão de auditorias
• Gestão de reuniões

Diversos desses processos estão em fase de configuração e testes, garantindo alinhamento completo com as práticas internas antes da implementação total.

56% menos esforço administrativo: o impacto direto na operação de qualidade

O impacto mais imediato foi observado no departamento de Qualidade, onde a carga administrativa relacionada à gestão de documentos foi significativamente reduzida.

Atividades antes repetitivas e demoradas passaram a ser estruturadas e mais fáceis de gerenciar por meio de fluxos automatizados.

De acordo com avaliação interna da SYTECH, a organização já alcançou uma economia de até 56% em atividades relacionadas à gestão da qualidade.

O sistema também trouxe um novo nível de visibilidade e transparência. Dashboards e relatórios oferecem uma visão mais clara das atividades em andamento, status dos documentos e desempenho do sistema, apoiando tanto a operação quanto a tomada de decisão gerencial.

A rastreabilidade, anteriormente um dos maiores desafios do sistema manual, também evoluiu significativamente. Históricos de documentos, fluxos de aprovação e mudanças de versão agora são registrados de forma centralizada, proporcionando uma trilha de auditoria muito mais clara.

O QMS da SYTECH suporta múltiplas normas e frameworks regulatórios, incluindo ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 e o FSR Code of Practice para atividades forenses, com acreditação pela UKAS. O SoftExpert QMS oferece um ambiente controlado e rastreável para gestão de informações documentadas, fluxos e aprovações, apoiando a manutenção dessas certificações e garantindo governança consistente nos processos de compliance.

Fortalecendo auditorias e colaboração

Embora a implementação completa ainda esteja em andamento, a SYTECH já observa avanços importantes na preparação para auditorias.

Antes, o controle de versões e a rastreabilidade eram gerenciados manualmente por planilhas. Esse modelo funcionou inicialmente, mas se tornou difícil de manter à medida que o volume de documentos cresceu, aumentando o risco de erros e inconsistências.

“Com o SoftExpert Suite, o controle de versões está muito mais estruturado, visível e confiável. A plataforma eliminou grande parte do esforço manual e trouxe maior controle sobre o histórico dos documentos, status e rastreabilidade”, explica Neil.

A organização também está testando o processo de gestão de não conformidades na plataforma. Quando totalmente implementado, ele permitirá um fluxo integrado que cobre todo o ciclo de vida, da identificação à ação corretiva e encerramento.

A integração com o módulo plano de ação deve fortalecer a gestão de CAPA, melhorando a responsabilidade, o acompanhamento e a rastreabilidade.

Outro ganho relevante é a melhoria na colaboração entre áreas. Ao centralizar os processos de qualidade em uma única plataforma, diferentes equipes passaram a ter mais visibilidade sobre atividades que antes eram isoladas.

Com a expansão dos módulos, essa vantagem tende a se intensificar.

Base escalável para compliance em ambientes de alta exigência regulatória

A SYTECH também adotou a solução em ambiente cloud, um passo estratégico para um setor com altas exigências de segurança.

Embora a migração para a nuvem represente uma mudança cultural, os benefícios de longo prazo já são evidentes, criando uma base sólida para escalabilidade, governança aprimorada e evolução digital contínua.

“Um ambiente em nuvem nos dá uma base mais robusta para crescimento futuro, melhor governança do sistema e capacidade de expandir funcionalidades de forma estruturada e sustentável à medida que a organização evolui”, acrescenta Neil.

À medida que a SYTECH continua expandindo o uso do SoftExpert Suite, são esperados novos ganhos em eficiência, conformidade e visibilidade operacional.

Para a empresa, a transição de um modelo manual baseado em planilhas para uma plataforma digital integrada representa mais do que uma evolução tecnológica.

Marca o início de uma abordagem mais estruturada, transparente e escalável para a gestão da qualidade, preparada para sustentar o crescimento da organização, mantendo os altos padrões exigidos por seu ambiente regulatório.