“A automação representa uma evolução importante, trazendo mais organização, rastreabilidade, controle das etapas e confiabilidade das informações, permitindo que o RH atue de forma mais estratégica. Para a TI, esse resultado reforça seu papel como parceira estratégica do negócio, entregando soluções que aumentam a eficiência operacional, reduzem riscos e criam uma base sólida para a evolução contínua da empresa".
Wilton Dias, gerente de TI da Pharlab
87% menos tempo na conferência documental
De 2 horas para apenas 15 minutos por admissão
Admissão digital com IA e WhatsApp
Chatbot conduz o candidato, enquanto a IA extrai dados dos documentos e preenche o workflow automaticamente
Integração entre áreas
Documentos encaminhados automaticamente para Folha de Pagamento e Benefícios, garantindo continuidade ao processo de admissão
Pharlab
A Pharlab é uma indústria farmacêutica brasileira com mais de 25 anos de história. Com mais de 750 colaboradores e presença em mais de 95% das farmácias do país, atua com medicamentos genéricos, equivalentes de marca, medicamentos isentos de prescrição e suplementos alimentares, construindo uma trajetória de crescimento no mercado farmacêutico brasileiro.
Desde 2025, a Pharlab integra o Grupo Merrell Lepetit, que reúne diferentes unidades de negócio sob uma mesma visão para a saúde. Essa estrutura conecta a experiência, a capacidade industrial e a presença da Pharlab no mercado ao legado e à credibilidade da Merrell Lepetit, preservando a identidade e o papel de cada negócio. Nesse novo ciclo, a Pharlab segue evoluindo e fortalecendo seus processos, tecnologia e gestão, contribuindo para o desenvolvimento do Grupo Merrell Lepetit e mantendo seu compromisso com a qualidade, a inovação e a ampliação do acesso à saúde.
Com IA e WhatsApp integrados ao SoftExpert Suite, Pharlab reduz em 87% o tempo de conferência documental na admissão
Com cerca de 40 contratações por mês e até 20 documentos por admissão, o RH movimentava aproximadamente 800 documentos mensalmente. Agora, boa parte deles é lida e interpretada por Inteligência Artificial.
Menos tarefas operacionais
O processo de admissão envolve uma sequência de tarefas que consomem tempo do RH: solicitar documentos, acompanhar os retornos, conferir informações, organizar arquivos e registrar os dados no sistema.
Na Pharlab, essa rotina fazia parte de cerca de 40 processos de contratação por mês, com aproximadamente 20 documentos em cada admissão. Na prática, cada nova contratação exigia uma série de interações manuais entre candidato e RH, além do trabalho de organizar e conferir os documentos recebidos.
Admissão digital integrada ao WhatsApp
Com o SoftExpert Suite, a Pharlab criou um processo de Admissão Digital integrado ao WhatsApp via chatbot.
A jornada começa quando o RH cadastra os dados básicos do candidato no workflow. A partir daí, o sistema dispara automaticamente uma mensagem pelo WhatsApp e conduz o candidato pelas próximas etapas.
Em vez de depender de trocas manuais com o RH, como acontecia anteriormente, o candidato segue um fluxo guiado pelo WhatsApp, recebe as orientações, envia os documentos e preenche as informações necessárias.
O processo é dinâmico: as perguntas e documentos solicitados variam de acordo com as características de cada admissão, como gênero, idade, situação civil e outros requisitos aplicáveis.
O RH acompanha o processo pelo workflow e atua principalmente nas etapas que exigem conferência e aprovação.
Inteligência artificial que lê os documentos do candidato
A automação vai além do recebimento dos arquivos. Documentos como RG, PIS, título de eleitor e comprovante de endereço são processados por uma tecnologia de Inteligência Artificial capaz de reconhecer o tipo de documento e extrair automaticamente as informações relevantes. Esse recurso, baseado em IDP (Intelligent Document Processing), permite uma transferência perfeita e em tempo real de informações.
Na prática, a IA "lê" o documento que o candidato envia pelo WhatsApp e preenche os campos do workflow, sem que o RH precise digitar essas informações ou realizar a conferência manual dos dados extraídos.
Quando a qualidade da imagem não permite a leitura das informações, o próprio fluxo solicita um novo envio ao candidato.
Ao final, documentos, dados preenchidos e aceite dos termos de LGPD são encaminhados ao workflow e ficam organizados para análise e aprovação do RH.
De horas para minutos
A automação mudou principalmente a rotina de conferência documental. Antes, a atividade podia consumir horas, considerando etapas como salvar, renomear, organizar e validar os documentos individualmente, além do retrabalho gerado por arquivos dispersos.
A conferência documental passou de aproximadamente 2 horas para 15 minutos, uma redução de 87% no tempo da atividade.
Com a IA extraindo os dados e a maior parte dos documentos agrupada automaticamente no processo, o RH reduziu tarefas manuais, pendências e retrabalho.
"Um dos principais avanços foi o agrupamento automático da maior parte dos documentos recebidos, reduzindo significativamente atividades manuais como salvar arquivos individualmente, nomeá-los e organizá-los em pastas", comenta a analista de RH da Pharlab, Anna Machado.
Da admissão ao dossiê do colaborador
A transformação não termina na aprovação da admissão. Ao final do processo, os documentos são disponibilizados automaticamente para Folha de Pagamento e Benefícios por meio da criação do dossiê eletrônico do novo colaborador no SoftExpert Documento.
Com isso, documentos que antes precisavam ser movimentados manualmente entre as áreas passam a integrar o dossiê eletrônico do colaborador, criando um fluxo contínuo entre áreas.
O resultado é uma admissão mais organizada, rastreável e confiável para o candidato, para o RH e para as áreas que dão continuidade ao processo.
Resultados
87% de redução no tempo de conferência documental
2 horas → 15 minutos tempo médio da conferência
Do WhatsApp ao dossiê documentos e informações integrados ao processo do novo colaborador
IA na leitura de documentos dados de RG, PIS, título e endereço extraídos automaticamente
Uma plataforma que vai além do RH
A automação da admissão faz parte de uma utilização mais ampla do SoftExpert Suite na Pharlab. A plataforma está presente em diversas áreas da empresa, apoiando a automação de processos, a gestão de documentos e registros e a organização dos fluxos de trabalho em um único ambiente.
Atualmente, colaboradores de diferentes áreas utilizam os recursos do SoftExpert Suite, incluindo Contabilidade, Controladoria, Compras, Jurídico, Qualidade, Desenvolvimento, Comercial, Marketing, Produção, Manutenção, TI, Logística e Almoxarifado.
Essa utilização transversal permite que diferentes processos sejam estruturados, automatizados e acompanhados digitalmente, ampliando os ganhos de organização, rastreabilidade e controle para além do RH.
No caso da admissão, essa estrutura ganhou uma nova camada de automação com IA, chatbot e WhatsApp, conectando a interação com o candidato à leitura dos documentos, ao workflow e, posteriormente, ao dossiê eletrônico do colaborador.
Uma admissão mais digital do início ao fim
Ao integrar WhatsApp, chatbot, workflow, IA e dossiê eletrônico, a Pharlab transformou a admissão em uma jornada digital de ponta a ponta.
O candidato passou a ter um fluxo mais simples para enviar informações e documentos, enquanto o RH reduziu o trabalho de organização, digitação e movimentação de arquivos.
Com a tecnologia assumindo parte das tarefas operacionais, o RH ganhou tempo para se concentrar nas etapas que exigem análise, acompanhamento e interação com pessoas.
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