Kley Hertz

Desafio

Apesar de possuir um processo de gestão documental disseminado por todas as áreas, o gerenciamento desse processo era feito de forma manual. Todos os documentos implantados na Kley Hertz eram atualizados em uma lista-mestre controlada por uma planilha Excel, que também era utilizada para controlar o vencimento dos documentos.

O controle dos documentos em revisão era trabalhoso e não havia como monitorar por quanto tempo o documento permanecia com cada responsável (criador, consenso e aprovação). Isso causava atrasos nas aprovações e maior envolvimento da Garantia da Qualidade em cada etapa do processo e na cobrança de devolução dos documentos. Considerando a grande quantidade de documentos da empresa, o controle de vencimento não era aplicado a todos.

Segundo Márcia Valiati, Gerente Técnica da Kley Hertz, era impossível saber quais documentos eram mais acessados e revisados, e só se tomava conhecimento de novas versões após o envio de e-mails.

Além disso, as marcas d’água eram inseridas manualmente e os documentos eram convertidos para PDF para disponibilização eletrônica para consulta. Os textos não possuíam pesquisa por palavras-chave, o que demandava tempo para pesquisa.

A Solução

Diante desse cenário, a Kley Hertz iniciou um processo detalhado de avaliação para adoção de uma solução eletrônica de gestão de documentos e registros, considerando os rigorosos requisitos regulatórios e de validação que a indústria farmacêutica exige. Ao final do processo, a solução escolhida foi o SoftExpert Document. Este produto faz parte de um portfólio de aplicações para aprimoramento de processos, conformidade regulatória e excelência em gestão, fornecidos pela SoftExpert.

Como diferenciais, Valiati destaca a rastreabilidade e a segurança das soluções SoftExpert. “Consideramos o software instrutivo, e seus parâmetros podem ser configurados conforme a necessidade da empresa”, complementa.

O SoftExpert Document integra tecnologias colaborativas de fluxo de trabalho, como indexação, recuperação e visualização de conteúdos, em uma única aplicação web. O software permite acesso simples e imediato aos documentos pelos setores da empresa, clientes e fornecedores, garantindo que versões atualizadas estejam disponíveis. Além disso, todas as ações relacionadas aos documentos durante o seu ciclo de vida são monitoradas 100%.

Resultados

Com a solução SoftExpert, a Kley Hertz aprimorou a rastreabilidade de seus processos e a conformidade regulatória, por meio da gestão eletrônica de documentos e registros. A organização atualmente gerencia processos e mais de 10.000 documentos de forma eletrônica, com ganhos operacionais e de produtividade.

“Hoje, temos cerca de 10.000 documentos, entre vigentes e obsoletos, armazenados no sistema”, afirma Valiati.

A solução atende 273 usuários cadastrados, alocados nas áreas de Produção, Controle de Qualidade, Garantia da Qualidade, Pesquisa e Desenvolvimento, Engenharia, Meio Ambiente e Logística, além de áreas administrativas como RH, Marketing, Vendas, Financeiro e TI.

Entre os ganhos obtidos com o SoftExpert Document, Valiati menciona o envolvimento das áreas e a agilidade em todo o processo de aprovação dos documentos. “Isso facilitou o controle das revisões pela Garantia da Qualidade e permitiu maior conformidade com as demandas”, diz.

A busca por palavras-chave no corpo dos documentos, a identificação dos documentos mais acessados e a gestão do período de validade dos documentos também foram destacadas por Valiati.

“O SoftExpert Document garante que o processo de gestão de documentos seja confiável, rastreável e dinâmico. Isso é de extrema importância em uma empresa como a nossa, onde o cumprimento de procedimentos e normas é essencial para o sucesso do negócio”, reforça.

Diferenciais SoftExpert:

• Implementação de baixa complexidade
• Ótima relação custo-benefício
• Componentes integrados
• 100% baseado na web