Im Rahmen ihres Engagements für kontinuierliche Innovation kündigt SoftExpert das Update der SoftExpert Suite 3.0 mit zahlreichen neuen Funktionen an. Der Schwerpunkt liegt diesmal auf der verstärkten Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) in Prozessen, die bisher von hohem manuellem Aufwand abhingen, wie beispielsweise der Projekterstellung, Dokumentenprüfung, Meeting-Dokumentation und der Analyse normativer Anforderungen.
Die Liste der Neuerungen ist lang, doch der rote Faden, der die meisten von ihnen verbindet, bleibt gleich: die Reduzierung wiederkehrender Aufgaben und die Bereitstellung von mehr Kontext für Entscheidungsträger. Möglich macht dies die innovative KI des Systems, die sich nicht auf einen externen Chatbot beschränkt, sondern direkt in die bestehenden Workflows der Plattform integriert ist.
Projekterstellung durch Textbeschreibungen
Im Projektmodul ermöglicht die neue Funktion zur assistierten Erstellung dem Nutzer, das Projekt in natürlicher Sprache zu beschreiben, woraufhin er eine vollständige Struktur zurückerhält: Aktivitäten, Verantwortlichkeiten, Fristen und Abhängigkeiten. Das System interpretiert den Text und füllt die Felder automatisch aus.
Da das Anlegen von Projekten von Grund auf die Kenntnis von Best Practices in der Planung voraussetzt, über die nicht jeder Anwender verfügt, treten Inkonsistenzen bei der Erstellung oft erst später während der Ausführungsphase auf. Die assistierte Erstellung wurde eingeführt, um diese Risiken zu minimieren, indem sie gleich zu Beginn des Projekts erkannt und entsprechend abgebildet werden.
Meetings, bei denen keine Entscheidungen verloren gehen
Darüber hinaus finden Nutzer, die Besprechungen im System protokollieren, ebenfalls eine neue Funktion vor. Sobald Themen und Entscheidungen dokumentiert sind, identifiziert die KI nun die erforderlichen Schritte und generiert einen strukturierten Aktionsplan. Ist im Unternehmen zudem die Outlook-Integration aktiv, dient auch die Audiotranskription des Meetings als Kontextquelle.
In der Praxis löst diese Funktion ein Problem, das jedem Manager bekannt ist: Meetings enden mit Verpflichtungen, die nie formalisiert werden. Auch die Benutzeroberfläche für die Meeting-Daten wurde optisch überarbeitet – mit automatischem Speichern, weniger Pflichtfeldern und einer Zeitleiste, die dabei hilft, Terminkonflikte zu erkennen, bevor sie zum Problem werden.
Dokumentenvergleich leicht gemacht
Im Dokumentenmodul bringt das Update eine Verbesserung der Funktion zum Revisionsvergleich. Zuvor musste der Anwender die Datei manuell analysieren, um die Änderungen zu verstehen. Jetzt erstellt die KI eine textliche Zusammenfassung, welche die Abweichungen zwischen den Versionen erklärt.
Diese Neuerung ist besonders in Audit-, Freigabe- und Zertifizierungsprozessen relevant – Situationen, in denen man schnell nachvollziehen muss, was sich geändert hat, bevor man den nächsten Schritt macht.
Strategiekarten und neue Diagrammtypen
Im Bereich der strategischen Analyse und Planung gibt es zwei Neuheiten. Die erste ist ein Assistent zur Erstellung von Strategiekarten (Strategy Maps), der den Benutzer Schritt für Schritt anleitet. Die zweite umfasst zwei neue Diagrammtypen: Heatmaps und geografische Karten. Beide sind interaktiv, ermöglichen Drill-down sowie Drill-up und reagieren auf Auswahlen, indem sie andere Ansichten auf dem Bildschirm entsprechend anpassen.
Compliance: Mehr Agilität, weniger Risiko
Im Bereich Compliance können Analysten mit dem AI Compliance Reader nun normative Dokumente im PDF-Format – wie Gesetze, Vorschriften oder interne Richtlinien – hochladen, woraufhin das System die Anforderungen automatisch extrahiert und strukturiert. Zudem besteht die Möglichkeit, über einen Chat mit der KI zu interagieren, um das Ergebnis weiter zu verfeinern.
Die operative Seite des Updates
Abseits der KI-Welt bringt das Update Änderungen mit sich, die den operativen Alltag betreffen. So vereinfacht beispielsweise der Export und Import von Dokumentenkategorien zwischen verschiedenen Umgebungen die Implementierung in Unternehmen, die Konfigurationen vor dem Übergang in den Produktivbetrieb validieren müssen – ein häufiges Szenario, insbesondere in stark regulierten Branchen wie den Life Sciences. Darüber hinaus werden der Import von Datensätzen per Tabellenkalkulation in responsive Formulare (mit einer Kapazität von bis zu 100.000 Datensätzen pro Import und Hintergrundverarbeitung) sowie die Bereitstellung von Inhaltsblöcken in Word Online über ein Add-in eingeführt.
Zu guter Letzt ist eine weitere herausragende operative Neuerung die Offline-Bearbeitung von Dateien mit automatischer Synchronisation, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Für Cloud-Kunden, die neue Module vor dem Kauf testen möchten, wurden 30-tägige Testversionen (Trials) für Komponenten wie OKR, Kanban und Drive freigeschaltet. Die Verbesserungen an den Portalen beinhalten zudem die Möglichkeit, Registerkarten (Tabs) zu deaktivieren, Karten (Cards) neu anzuordnen und den Zugriff auf spezifische Ansichten anzufordern.
