Le géant mondial MSC économise 100 000 euros par an en numérisant ses opérations ferroviaires avec SoftExpert

Grâce à la technologie SoftExpert, Medway a remplacé six systèmes hérités, automatisé ses processus métier et éliminé 500 000 impressions par an

Dans le secteur dynamique du transport maritime et de la logistique mondiale, MSC se distingue comme la plus grande compagnie de transport de conteneurs au monde. Présente dans 155 pays, l’entreprise exploite une flotte de 900 navires et compte plus de 675 bureaux répartis à l’échelle internationale. Ce sont plus de 200 000 collaborateurs qui, chaque jour, assurent le transport de marchandises et de personnes, en offrant des solutions logistiques et de mobilité aux quatre coins du globe.

Malgré cette envergure impressionnante, MSC a identifié la nécessité de renforcer son agilité, son innovation et son utilisation stratégique de la technologie pour maintenir son leadership. Le partenariat avec SoftExpert s’est révélé déterminant dans cette démarche, alliant vision stratégique et solutions robustes pour accélérer la transformation numérique et générer des résultats concrets.

Ce cas de succès montre comment cette synergie a élevé les standards d’efficacité dans le secteur logistique, illustrant l’impact direct de la digitalisation sur des opérations complexes et de grande échelle.

Se transformer pour grandir : les défis de la digitalisation

En reprenant les opérations de l’ancienne CP Carga, Medway a hérité d’une base technologique qui, bien qu’elle ait soutenu l’activité pendant de nombreuses années, ne répondait plus aux nouvelles exigences d’un marché logistique en profonde et rapide transformation. L’infrastructure et les systèmes existants, caractéristiques d’un modèle plus traditionnel, présentaient des limitations importantes pour accompagner le rythme de croissance et d’innovation visé par la nouvelle direction.

L’entreprise fonctionnait avec des systèmes hérités, dont beaucoup ne pouvaient plus être mis à jour ou adaptés aux nouvelles nécessités opérationnelles. Dans certains cas, il s’agissait de solutions abandonnées, sans support technique disponible et présentant des vulnérabilités critiques en matière de sécurité, ce qui représentait un risque pour la confidentialité et l’intégrité des informations.

De plus, l’intégration entre les systèmes était majoritairement manuelle, rendant les processus plus lents et plus susceptibles d’erreurs. L’infrastructure technologique, incluant équipements et plateformes, nécessitait une modernisation afin de garantir performance et évolutivité.

C’est dans ce contexte que Medway a identifié la nécessité de revoir son architecture technologique et de rechercher une solution robuste, intégrée et sécurisée, capable de renforcer sa position de référence dans la logistique ferroviaire et d’impulser son expansion dans la péninsule Ibérique.

La technologie comme levier de transformation

Dans le cadre de sa stratégie de transformation numérique, un mapping complet des processus existants et des solutions technologiques utilisées a été réalisé, afin d’identifier les points critiques, les opportunités d’amélioration et les orientations nécessaires pour moderniser l’opération. Sur la base de ce diagnostic, une stratégie de soutien aux processus cartographiés a été définie, incluant l’identification de partenaires technologiques potentiels et l’évaluation de la valeur ajoutée de chacun.

Un benchmarking a été effectué avec quatre solutions d’ECM (Enterprise Content Management) et de BPM (Business Process Management), dans le but de remplacer les systèmes hérités par une solution plus robuste, intégrée et alignée avec les besoins actuels. SoftExpert s’est distinguée par l’étendue de ses fonctionnalités, son coût compétitif d’implémentation et de maintenance, sa facilité d’intégration avec l’environnement Azure/Office 365 et son soutien à la conformité avec les normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001. De plus, son architecture évolutive a offert la flexibilité nécessaire pour accompagner la croissance et l’évolution continue des opérations.

« Nous avons choisi SoftExpert pour sa capacité à fournir une solution intégrée réunissant des processus critiques dans plusieurs domaines de l’entreprise. La plateforme nous a offert la flexibilité nécessaire pour s’adapter à nos systèmes existants, tout en garantissant la conformité avec des normes internationales — un élément essentiel pour notre secteur », souligne Jorge Valera, directeur de la Technologie chez Medway.

Gestion stratégique d’un projet à fort impact : gains opérationnels et financiers

Le projet a été structuré en phases clairement définies, de la conception jusqu’au support en production, avec un plan solide incluant le recensement et la modélisation des processus, la mise en œuvre, les tests en pré-production et le passage en exploitation avec support continu. Sur 18 mois, 101 ressources ont été mobilisées, comprenant collaborateurs et consultants, en plus de 8 partenaires stratégiques. L’investissement initial pour l’implémentation de l’ensemble des nouvelles solutions s’élevait à 1 500 000 euros, reflétant une gestion efficace et orientée vers les résultats.

Parmi les facteurs critiques de succès du projet, on compte l’implication forte des parties prenantes, l’engagement de l’équipe, la transparence dans la communication, la capacité de décision rapide et la formation de qualité pour les utilisateurs finaux. De plus, les bénéfices de l’initiative ont été clairement communiqués à l’entreprise, et les risques identifiés et atténués de manière proactive.

Avec l’adoption de la plateforme SoftExpert Suite, l’entreprise a remplacé au moins six outils distincts, consolidant tous les processus dans une solution unique et intégrée. Les processus de domaines tels que la finance, les ressources humaines, le juridique, le marketing, le commercial, les opérations, la technologie et la qualité sont désormais centralisés et automatisés, avec une intégration directe à l’ERP et aux autres systèmes corporatifs.

Parmi les flux numériques implémentés, on peut citer : la gestion documentaire, la gestion des indicateurs, la gestion des déchets, la gestion des incidents environnementaux, l’analyse des risques, les processus d’investigation et d’enquête, les études de solutions de transport et la gestion des formations.
Les processus financiers utilisés de manière corporative par MSC ont également été digitalisés, tels que le contrôle des divergences de facturation et les demandes de notes de crédit.

Le résultat est une organisation plus agile, connectée et efficace, avec une plus grande capacité de réponse et prête à évoluer continuellement.

Résultats qui font bouger l’opération et le business

Pour une organisation de l’envergure de MSC, la gestion des processus, des risques et de la conformité représente un défi à grande échelle. La complexité des opérations mondiales, la nécessité de respecter les réglementations internationales et la recherche continue d’optimisation exigent des outils robustes et intégrés. C’est dans ce contexte que le partenariat avec SoftExpert est devenu un facteur différenciant stratégique, générant des résultats tangibles.

Gestion et diffusion de la réglementation et de la sécurité

Avant la digitalisation :

La gestion de la réglementation et de la sécurité était un processus manuel, fortement dépendant du papier. La documentation et les horaires des trains étaient distribués physiquement à 350 collaborateurs, qui devaient signer les documents pour confirmer leur lecture. Cette activité impliquait l’impression et la distribution de plus de 500 000 copies par an, mobilisant 4 heures quotidiennes de travail pour 3 personnes.

Après la digitalisation avec SoftExpert :

La documentation est désormais gérée via le module de gestion documentaire de SoftExpert. Tous les documents sont synchronisés sur les tablettes des équipes opérationnelles via l’application SoftExpert Document, permettant une consultation hors ligne. La confirmation de lecture se fait directement dans l’application, garantissant l’enregistrement précis de chaque accès aux règlements.

Résultats tangibles :

•    Réduction de 500 000 impressions par an, contribuant à la durabilité et à la digitalisation des processus — ce volume correspond à environ 2,5 tonnes de papier, soit environ 60 arbres matures épargnés par an ;
•    Économie de 1,5 ETP (Equivalent Temps Plein), permettant de rediriger les ressources vers des activités plus stratégiques ;
•    Réduction des coûts opérationnels de 80 000 € par an, renforçant l’efficacité et le retour sur investissement.

Enregistrements des NC et divergences de facturation

Avant la digitalisation :

Les processus d’enregistrement des non-conformités et des divergences de facturation étaient gérés via des échanges d’emails et des feuilles Excel. Ce modèle compromettait le contrôle, rendait difficile l’émission de rapports quotidiens et entraînait de nombreux processus non finalisés, occasionnant des pertes financières.

Après la digitalisation avec SoftExpert :

Chaque demande est désormais initiée directement dans le système, avec un workflow structuré impliquant tous les départements concernés. Des alertes automatiques garantissent le respect des délais et, en cas d’inactivité, le processus est automatiquement escaladé à la direction. Grâce aux portails applicatifs et au module Analytics, l’équipe financière dispose d’indicateurs stratégiques et d’informations en temps réel pour soutenir la prise de décision.

Résultats atteints :

•    Réduction de 1 200 heures annuelles consacrées à la gestion, au suivi et à la production de rapports ;
•    Économie d’environ 15 000 € par an ;
•    Récupération de valeurs en souffrance qui étaient auparavant perdues en raison du manque de traçabilité et de clôture des processus.

Évaluation des risques IT

Assurer la sécurité de l’information est essentiel et nécessite une évaluation constante des risques et la définition de plans d’action efficaces. Avec le module Risque de SoftExpert, tous les risques identifiés sont enregistrés et associés à des mesures de contrôle. Ces actions sont révisées et mises à jour semestriellement, promouvant une gestion préventive et continue qui protège l’entreprise contre les menaces potentielles.

Résultats et bénéfices :

•    Gestion proactive des risques IT, permettant d’identifier et de mitiger les menaces avant qu’elles n’impactent l’entreprise ;
•    Respect rigoureux des normes et réglementations de sécurité, renforçant la confiance dans l’environnement digital ;
•    Décisions plus sûres, appuyées par des données concrètes sur les risques et leur probabilité, assurant une plus grande sérénité pour le business.

Dans un secteur où efficacité et agilité sont essentielles, le partenariat entre MSC et SoftExpert illustre comment la technologie peut devenir un véritable moteur de transformation. Les solutions SoftExpert ne sont pas de simples outils : ce sont des facilitateurs stratégiques permettant à MSC d’opérer à son échelle mondiale avec plus de contrôle, d’intelligence et d’efficacité, consolidant ainsi sa position de leader mondial et d’entreprise innovante.

Un partenariat qui transforme la logistique mondiale

MSC est un exemple de croissance stratégique et d’innovation continue, consolidant ainsi son leadership mondial. Son succès ne repose pas uniquement sur l’échelle, mais également sur sa capacité à nouer des partenariats favorisant l’efficacité et l’innovation.

La collaboration avec SoftExpert illustre parfaitement cette vision, en intégrant des solutions avancées de gestion des processus, des risques et de la conformité, qui optimisent les opérations, réduisent les coûts et améliorent la qualité des services. Les résultats montrent l’impact direct et positif de la transformation numérique.

Ce cas démontre que la technologie, la vision stratégique et une exécution dédiée transforment des défis complexes en opportunités de croissance, construisant un avenir plus agile, résilient et connecté pour la logistique mondiale.

FDA 21 CFR Part 11