Audit Ready: auditorias até 64% mais ágeis com rastreabilidade total

Como a Morais de Castro, distribuidora de produtos químicos com auditorias frequentes, estruturou seu Sistema de Gestão Integrado e passou a operar com mais controle, conformidade e segurança regulatória

Nada gera mais tensão em uma auditoria do que a frase: “só um minuto que vou procurar”. No setor químico, onde o rigor regulatório é extremo, encontrar rapidamente a evidência correta é a diferença entre uma operação fluida e uma não conformidade crítica.

Para a Morais de Castro, o desafio era evoluir de uma prontidão reativa para o conceito de Audit Ready: estar continuamente preparado. Ao centralizar o Sistema de Gestão Integrado - SGI na SoftExpert, a empresa eliminou controles manuais e consolidou uma governança que não apenas organiza processos, mas sustenta certificações globais.

O desafio da governança em um setor de alto risco

Antes da SoftExpert, a Morais de Castro já operava digitalmente, mas de forma fragmentada. As ferramentas utilizadas não atendiam à complexidade de um SGI, gerando ilhas de informação que dificultavam a rastreabilidade e o controle de versões.

A fragmentação impactava diferentes processos e áreas, criando lacunas de comunicação, retrabalho e baixa visibilidade ponta a ponta, um desafio comum em estruturas que crescem sem uma plataforma integrada para sustentar a gestão.

O reflexo mais visível desse cenário estava no processo de envase. As solicitações eram geridas via e-mail, onde a informação muitas vezes "ficava pelo caminho" em caixas de entrada lotadas. Sem um fluxo padronizado, o resultado era o clássico telefone sem fio entre Vendas e Operação, dificultando a visibilidade sobre prazos e produtividade. Esse modelo trazia riscos latentes:

• Dependência de e-mails e controles paralelos (planilhas que "aceitam tudo").
• Esforço excessivo e dificuldade para localizar registros durante auditorias.
• Vulnerabilidade quanto à utilização de documentos obsoletos.

A Virada: metodologia e controle estruturado

A jornada de transformação começou pela área da Qualidade, onde a Morais de Castro estruturou processos críticos e conquistou ganhos relevantes em controle, rastreabilidade e padronização. Esse primeiro avanço foi fundamental para demonstrar, na prática, o valor de uma gestão mais integrada e orientada por processos.

A migração para o SoftExpert Suite foi pautada por dois pilares decisivos: o apoio consultivo na modelagem e uma metodologia de implantação segura. A virada aconteceu ao tirar a gestão do improviso e estabelecer processos com regras claras, responsáveis definidos e visibilidade ponta a ponta.

Foi a partir desses resultados na Qualidade que surgiu a decisão de expandir o uso da plataforma, não apenas como uma ferramenta da área, mas como um BPM capaz de sustentar e integrar diversos processos operacionais da empresa.

Nesse contexto de evolução, o processo de envase foi incorporado à plataforma. Antes gerido de forma descentralizada, passou a operar em um workflow estruturado, no qual o sistema garante o cumprimento das etapas, trazendo transparência imediata sobre responsáveis, prazos e status das demandas.

A partir dessa expansão, a empresa consolidou um ecossistema digital integrado que conecta quatro frentes vitais:

1. Governança e Compliance: gestão de documentos, ocorrências (RNCs) e auditorias com trilha de auditoria nativa.
2. Operação e Risco: automação de workflows e gestão de riscos operacionais e de SST.
3. Inteligência com ERP: integração para análise de crédito, gestão de lotes a vencer, gestão da movimentação de pessoas, controle de acessos (tanto carga e descarga, quanto visitas).
4. Estratégia e Decisão: gestão de mudanças, projetos e reuniões vinculadas a planos de ação automáticos.

Resultados: informação nivelada e eficiência real

A maior transformação foi cultural: a operação passou a seguir o processo exatamente como ele foi desenhado. Com a informação nivelada entre as áreas, os ganhos tornaram-se palpáveis:

• Evidência a um clique: redução de até 64% no tempo de localização de evidências e registros para auditorias.
• Fim do ruído: eliminação completa do uso de e-mails para o fluxo de envase.
• Segurança comercial: notificações automáticas de validades e fluxos de decisão por alçada integrados ao ERP, evitando prejuízos.
• Visão executiva: gestores acompanham desempenho via dashboards, saindo do operacional para focar na estratégia.

Sustentação de certificações e reconhecimento global

Manter certificações deixou de ser um esforço concentrado antes da auditoria e passou a ser parte da rotina:

• Padrão OEA (Operador Econômico Autorizado): segurança máxima na cadeia logística.
• Selo EcoVadis (Bronze): posicionamento no Top 35% global em práticas ESG.
• SGI Multinorma: gestão integrada das normas ISO 9001, 14001, 45001 e PRODIR.
• Pacto Global da ONU: governança sólida para sustentar compromissos de sustentabilidade.

Automação como cultura contínua

A Morais de Castro não trata mais a automação como um projeto pontual. Com a criação de um Comitê de Automação de Processos, a empresa mantém um olhar ativo sobre onde ainda existem planilhas ou tarefas manuais que podem ser otimizadas. Na prática, a tecnologia escala na mesma velocidade do crescimento do negócio, garantindo que a conformidade seja parte natural do dia a dia.