Geolab aumenta produtividade em 70% e economiza R$ 600 mil com SoftExpert

A Geolab, indústria farmacêutica brasileira, transformou seu processo de farmacovigilância com a solução SoftExpert Farmacovigilância, aumentando a produtividade da equipe em 70% e gerando economia superior a R$ 600 mil com a migração do banco de dados. Com integração ao SAP, MedDRA e E2B, os arquivos XML são enviados automaticamente ao sistema Vigimed da Anvisa, agilizando o processo e mantendo a conformidade regulatória e a proteção de dados.

A farmacovigilância é o monitoramento contínuo da segurança de medicamentos após sua liberação no mercado. No Brasil, é regulada pela Anvisa, enquanto a Organização Mundial da Saúde (OMS) reforça a importância de reportar eventos adversos com precisão e rapidez. Ignorar ou atrasar esses registros pode gerar riscos regulatórios, multas e impactos na segurança dos pacientes, incluindo a retirada de medicamentos do mercado. Sistemas eficientes de farmacovigilância são, portanto, essenciais para garantir a conformidade e a proteção da saúde.

Este case mostra a jornada da Geolab na transformação de seu processo de farmacovigilância. Antes híbrido, com parte do processo manual e suscetível a erros, o processo foi totalmente otimizado com a solução SoftExpert Farmacovigilância. Com um sistema automatizado, rastreável e eficiente, a Geolab aumentou a produtividade, assegurou a integridade dos dados e fortaleceu sua reputação no cuidado com os pacientes.

A Geolab no cenário farmacêutico

A Geolab é uma das líderes brasileiras em medicamentos genéricos e similares, com capital 100% nacional e mais de 2.200 colaboradores. Nos últimos 12 meses, registrou crescimento de 14,5% em receita e 172,4 milhões em unidades vendidas, resultado de investimentos em tecnologia, qualidade e inovação. Com mais de 400 produtos em 84 classes terapêuticas, a empresa investe R$ 300 milhões em novas instalações e amplia sua presença em oftalmologia e medicamentos inalatórios, consolidando-se como referência no setor farmacêutico brasileiro.

Um cenário de complexidade e limitações

Antes da implementação da SoftExpert, o processo de farmacovigilância era manual e limitado. Apenas sete licenças estavam disponíveis, incluindo a equipe de TI, restringindo acesso às informações. O registro de eventos adversos envolvia extração de dados para Word, impressão, coleta manual de assinaturas e reentrada no sistema, aumentando o risco de erros e atrasos. A geração de indicadores e relatórios era complexa, e a ausência de notificações automáticas de prazos representava risco regulatório adicional.

A virada de chave com a SoftExpert

A decisão de buscar uma nova solução para a farmacovigilância na Geolab foi impulsionada por uma clara visão estratégica da gerência: eliminar os custos associados à licença do sistema antigo e, simultaneamente, expandir a automação para outros processos críticos, como não conformidades e ações corretivas e preventivas (CAPA). 

“Já tínhamos uma parceria consolidada com a SoftExpert, utilizando soluções para controle de mudanças e análise de risco. Essa experiência, aliada à confiança na robustez e adaptabilidade da plataforma, foi decisiva para escolhê-los como nosso parceiro para este novo projeto, lembra Juliana Santana, coordenadora de garantia da qualidade da Geolab.”

O desenho do novo sistema foi realizado de forma colaborativa entre Geolab e SoftExpert, incorporando necessidades específicas e garantindo aderência às normas regulatórias. Um desafio importante foi a integração com o E2B (Electronic Transmission of Individual Case Safety Reports) da ANVISA (RDC n° 406/2020), que exige envio de relatórios em formato XML. 

Otimização e conformidade

O processo de farmacovigilância, antes fragmentado e manual, foi unificado em um fluxo com várias etapas, proporcionando uma visão holística e um controle mais rigoroso de cada fase. Uma das melhorias mais notáveis foi a categorização automática de eventos (como eventos graves, ineficácia ou eventos adversos) diretamente no sistema. 

“A eliminação de etapas manuais representou um ganho substancial, um aumento de 70% da nossa produtividade. A necessidade de imprimir documentos, coletar assinaturas físicas e redigitar informações foi completamente erradicada. Todo o fluxo de trabalho, desde o registro inicial até a aprovação final, agora ocorre dentro do sistema, garantindo a integridade dos dados e a rastreabilidade de cada ação”, reforça Juliana. 

Um marco importante foi a geração automática de arquivos XML (E2B) para notificação à ANVISA. Anteriormente, a equipe precisava digitar manualmente todos os dados no sistema VigiMed da ANVISA. Com a SoftExpert, o sistema gera o arquivo XML de forma automática, que pode ser baixado e carregado diretamente no VigiMed, eliminando erros de transcrição e reduzindo drasticamente o tempo gasto nessa atividade crítica.

O fluxo de aprovação, que antes dependia de assinaturas em papel, agora é realizado dentro do sistema, com a possibilidade de o revisor ou o responsável pela farmacovigilância retornar o processo para correção, garantindo a qualidade e a precisão das informações antes da submissão. 

A integração com o SAP e o MedDRA (Medical Dictionary for Regulatory Activities) elimina a necessidade de digitar manualmente nome e lote dos medicamentos, por exemplo, tornando o processo mais ágil e confiável. O sistema SoftExpert atende à LGPD, garantindo que apenas colaboradores autorizados acessem dados sensíveis.

Aumento da produtividade e eficiência

Os ganhos de produtividade foram notáveis. A Geolab registrou um aumento de 70% na produtividade de sua equipe de farmacovigilância. Esse aumento é diretamente atribuível à automação das tarefas repetitivas e à eliminação de gargalos.

Um exemplo concreto da economia gerada é a redução de aproximadamente 1.500 páginas de impressão por mês. Considerando que a Geolab recebe cerca de 500 relatos mensais, e cada relato gerava em média 3 páginas de documentação impressa, a eliminação dessa etapa manual resultou em uma economia significativa de papel e, mais importante, do tempo da equipe que antes era dedicado a atividades burocráticas e de baixo valor agregado.

Melhora na rastreabilidade e acesso à Informação

Agora, todos os dados relevantes para um caso de farmacovigilância, incluindo ligações, prints de WhatsApp, imagens e vídeos, podem ser inseridos diretamente no sistema. Isso garante que todas as informações estejam centralizadas e facilmente acessíveis, eliminando a necessidade de consultar múltiplos arquivos físicos ou sistemas paralelos. 

A capacidade de obter dados e indicadores de produtividade por analista e relatos por produto de forma parametrizada é um diferencial crucial. A Geolab agora possui dashboards robustos e analytics detalhados que permitem uma análise aprofundada do desempenho da equipe e da incidência de eventos adversos por produto, fornecendo insights valiosos para a gestão e a tomada de decisões. 

Olhar para o futuro

A transição para a SoftExpert consolidou processos críticos, reforçando a gestão da qualidade e a segurança dos produtos, com impactos diretos na proteção e bem-estar dos pacientes. Impulsionada pelos resultados e cultura de inovação, a Geolab mantém uma visão de crescimento, com novos investimentos planejados, como é o caso da implementação da ferramenta FMEA e a melhoria de processos existentes.