CPN, uma das principais cooperativas de crédito do Equador, elimina silos de informação e alcança uma gestão 100% auditável

O desafio de sustentar a governança em uma operação em crescimento

No setor financeiro, crescimento e governança precisam avançar no mesmo ritmo. A Cooperativa de Poupança e Crédito Policía Nacional (CPN) enfrentava o desafio de sustentar uma operação bilionária com processos ainda apoiados em ferramentas isoladas e fluxos descentralizados.

Na prática, cada área mantinha seus próprios controles e arquivos. As solicitações eram iniciadas por e-mail, aprovadas manualmente e armazenadas em pastas locais ou redes compartilhadas. A falta de integração gerava retrabalho, dificultava a mensuração de indicadores e limitava a visibilidade sobre o status real dos processos.

Além disso, consolidar informações para auditorias ou reuniões executivas exigia buscas manuais e validações paralelas, consumindo tempo da equipe e aumentando o risco de inconsistências.

A decisão estratégica por uma plataforma integrada

Diante desse cenário, tornou-se essencial estruturar uma abordagem que permitisse centralizar e padronizar a gestão de processos, documentos e solicitações críticas, assegurando maior controle, confidencialidade e conformidade regulatória.

Para David Méndez, Gerente de Planejamento, Processos e Projetos, a escolha da SoftExpert atendeu à necessidade de contar com uma solução que não apenas automatizasse tarefas, mas estruturasse a gestão de forma integrada. A possibilidade de interconectar processos, documentos e planos de ação em uma única plataforma, alinhada ao modelo de gestão por processos e melhoria contínua da cooperativa, foi determinante na decisão.

Digitalização de processos críticos e adoção transversal

A implementação ocorreu de forma transversal, envolvendo diferentes áreas e níveis hierárquicos da organização.

A iniciativa priorizou processos estratégicos e administrativos, entre eles:

• Gestão de Auditoria e Conselho de Administração
• Formalização de diretrizes da Gerência Geral
• Centralização da estrutura normativa (políticas, procedimentos e instruções)
• Automação de fluxos da Alta Direção
• Solicitações de mobilização e reembolsos
• Gestão de prontuários clínicos dos colaboradores

Com o SoftExpert Suite, cada processo passou a seguir um fluxo predefinido na plataforma, com responsáveis, prazos e níveis de aprovação claramente configurados. As notificações são geradas automaticamente, os documentos ficam vinculados ao processo correspondente e todas as interações permanecem registradas no histórico do sistema.

A gestão documental passou a operar com controle automático de versões, registro de responsáveis por cada atualização e rastreabilidade completa para fins de auditoria. Isso garante que apenas documentos vigentes estejam disponíveis e que qualquer alteração possa ser rastreada.

Visibilidade em tempo real

Hoje, o colaborador inicia uma solicitação diretamente na plataforma, anexa os documentos necessários e acompanha o andamento em tempo real. O sistema direciona automaticamente o fluxo para os aprovadores definidos, enviando alertas e registrando os prazos estabelecidos.

Os responsáveis das áreas visualizam dashboards consolidados com o status das solicitações, volumes por área e indicadores de desempenho. A Alta Direção tem acesso imediato a informações atualizadas para a tomada de decisão, sem depender de consolidações manuais ou longas trocas de e-mails.

O que antes exigia múltiplas interações paralelas agora é gerenciado em um ambiente único, estruturado e totalmente rastreável.

Impacto direto na eficiência e conformidade

A transformação gerou impacto direto nos indicadores operacionais da CPN, permitindo sustentar um crescimento de 15,63% nos ativos médios sem aumento proporcional dos custos operacionais.

Entre os principais resultados, destacam-se:

• 50% de redução nos tempos de resposta em solicitações internas e processos de reembolso e mobilização, com a eliminação de aprovações por e-mail e definição clara de responsáveis
• 100% de rastreabilidade em documentos de Auditoria e do Conselho de Administração
• 34% de aumento na produtividade administrativa, com a redução de tarefas manuais
• Redução significativa no uso de papel e arquivos físicos

A padronização dos processos também fortaleceu a conformidade regulatória e simplificou auditorias internas e externas.

Próximos passos: evolução com Inteligência Artificial

Como parte da estratégia de transformação digital contínua, a cooperativa prevê a implementação de novas funcionalidades baseadas em Inteligência Artificial, com o objetivo de otimizar ainda mais os processos, incorporar análises preditivas e fortalecer o suporte à tomada de decisões estratégicas.