Küresel Gizlilik Politikası

1. AMAÇ

SoftExpert Software SA (“SoftExpert” veya “kuruluş”) 1 Şubat 1995 tarihinde kurulmuştur ve bugün bilgi teknolojileri sektöründe lider bir şirkettir. Temel amacı, müşterilerine iş süreçlerinin sürekli iyileştirilmesine ve optimizasyonuna yönelik yazılım ve hizmetler sunarak operasyonel mükemmelliği gerçek bir rekabet avantajına dönüştürmektir.

SoftExpert'in faaliyet alanı, tüzel kişilere ürün ve hizmet satışıdır. Bununla birlikte, kuruluş, işlevlerini yerine getirirken kişisel verilerin işlenmesi olarak nitelendirilen faaliyetler yürütebilir. Bu işlemlerin yürütülmesi sırasında SoftExpert, Genel Veri Koruma Kanunu (“LGPD”) tarafından belirlenen temel güvenlik ve gizlilik gerekliliklerine uymayı taahhüt eder.

SoftExpert'in topladığı kişisel verilerin gizliliği ve güvenliği büyük önem taşır. Bu nedenle SoftExpert, bu belge aracılığıyla, ilgili kişilerin hakları, toplanan verilerin kullanım biçimleri ve türleri, işlemeyi meşru kılan hukuki dayanaklar, hakların kullanılmasına yönelik iletişim kanalları ve SoftExpert ile iletişim gibi konuları ele alarak kişisel verilerin korunması ve gizliliğine yönelik taahhüdünü ortaya koymayı amaçlar.

2. KAPSAM

Bu belge, yürürlükteki veri koruma mevzuatına uygun olarak, çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları ve ilgili diğer tüm taraflar dahil olmak üzere, kişisel verileri SoftExpert tarafından işlenen tüm veri sahiplerine uygulanır.

3. REFERANSLAR

Bu belgenin benimsediği standartlar aşağıda belirtilmiştir:

  • a) LGPD – Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Genel Kanun.
  • b) NBR ISO 27001 – Bilgi güvenliği yönetim sistemleri - Gereksinimler.

4. TERİMLER

Bu belgenin amaçları doğrultusunda aşağıdaki terim ve tanımlar benimsenmiştir:

4.1 İlgili kişi

İşlenen kişisel verilerin ait olduğu gerçek kişi/birey.

4.2 Veri sorumlusu

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kararlardan sorumlu olan, kamu veya özel hukuka tabi gerçek ya da tüzel kişiyi ifade eder. Başka bir deyişle, kişisel verilerle gerçekleştirilecek faaliyete ilişkin kararları almaktan sorumludur.

4.3 Veri işleyen

Kişisel verileri veri sorumlusu adına ve veri sorumlusunun belirlediği amaca uygun olarak işleyen, kamu veya özel hukuka tabi gerçek ya da tüzel kişidir.

4.4 Kişisel veri

Bir ilgili kişiyi kesin olarak, yani hiçbir şüpheye yer bırakmadan tanımlayabilen her türlü bilgi veya bilgi birleşimi.

4.5 Hassas kişisel veri

Irk veya etnik köken, dini inançlar, siyasi görüşler, sendika ya da dini, felsefi veya siyasi bir kuruluşa üyelik, sağlık veya cinsel yaşama ilişkin veriler, genetik veya biyometrik verilerle ilgili kişisel veriler.

4.6 Veri Koruma Görevlisi/DPO

Konu kişisel verilerle ilgili olduğunda veri sorumlusu, ilgili kişiler ve Ulusal Veri Koruma Kurumu arasında iletişim kanalı olarak görev yapmaktan sorumlu kişidir.

4.7 İşleme

Yürütülmesinde kişisel verilerin kullanıldığı her türlü faaliyet; bunlarla sınırlı olmamak üzere toplama, üretme, alma, sınıflandırma, kullanma, erişim, çoğaltma, iletme, dağıtma, işleme, arşivleme, saklama, silme ve değerlendirme dahildir.

5. Mevcut politika hakkında

Bu Politikanın amacı:

  1. SoftExpert'in bilgi topladığı kişilerin, SoftExpert'in hangi kişisel verileri işlediğini, bunları hangi nedenlerle işlediğini ve kullandığını ve bilgilerinin paylaşılıp paylaşılmadığını anlamalarını sağlamak.
  2. SoftExpert'in söz konusu kişisel verileri nasıl kullandığını açıklamak.
  3. Kişilerin SoftExpert'in topladığı ve işlediği kişisel verilere ilişkin sahip oldukları hakları ve seçenekleri ve SoftExpert'in bu verileri nasıl koruyacağını açıklamak.

SoftExpert, bu politikanın müşterilerinin ve bilgi topladığı üçüncü tarafların gizliliğine yönelik taahhüdünün anlaşılmasına yardımcı olmasını umar.

6. Bireysel haklar ve tercihler: SoftExpert kullanıcılara seçim ve kontrol imkânı sunar.

Yürürlükteki mevzuatta öngörüldüğü şekilde ve mevzuatla sınırlandırılmadığı sürece, bireylere tanınan haklar şunlardır:

  1. Teyit ve erişim hakkı: ilgili kişi, belirli bir kuruluşun kişisel verilerini işleyip işlemediğini öğrenme hakkına sahiptir. İşleniyorsa, kendi bilgilerine erişme hakkına da sahiptir.
  2. Eksik, yanlış veya güncel olmayan verilerin düzeltilmesini isteme hakkı: Kişisel veriler yanlış veya eksik olduğunda SoftExpert'ten bu verileri değiştirmesini veya güncellemesini talep etme hakkıdır.
  3. Mümkün olduğunda bilgilerin silinmesini isteme hakkı: ilgili kişi, bilgilerinin veri tabanında tutulmasını gerektiren bir hukuki dayanak bulunmaması koşuluyla verilerinin silinmesini talep etme hakkına sahiptir.
  4. İtiraz hakkı: (i) kendi özel durumunuzla ilgili nedenlerle kişisel verilerinizin işlenmesine her zaman itiraz etme hakkı; (ii) kişisel verilerinizin doğrudan pazarlama amacıyla işlenmesine itiraz etme hakkı.
  5. Veri taşınabilirliği hakkı: kişisel verilerinizin elektronik formatta bir kopyasını talep etme ve bu kişisel verileri üçüncü taraf hizmetlerinde kullanılmak üzere aktarma hakkıdır.
  6. Hukuki dayanak açık rıza olduğunda rızayı geri alma hakkı: kişisel verilerinizin işlenmesine izin veren, daha önce verilmiş tüm rızaların geri alınmasını talep etme hakkıdır.
  7. Rıza vermeme olasılığı ve reddetmenin sonuçları hakkında bilgi alma hakkı: somut duruma bağlı olarak kullanılan hukuki dayanak açık rıza olabilir. Bu durumda ilgili kişi, kişisel verileriyle ne yapılacağı ve işlemeye izin vermemesi halinde neler olabileceği konusunda açık bilgi alma hakkına sahiptir.

Ayrıca belirtmek gerekir ki ilgili kişi, kullanmak istediği hakkı belirterek yazılı iletişim yoluyla haklarını kullanabilir ve işlemeye ilişkin her türlü soru hakkında açıklama talep edebilir. Bunun için dpo@softexpert.com adresine e-posta göndermelidir. SoftExpert, talepleri 15 günlük yasal süre içinde yanıtlayacak olup, usulüne uygun şekilde gerekçelendirilmesi koşuluyla bu süreyi uzatma hakkını saklı tutar.

7. SoftExpert kişisel verileri nasıl toplar

SoftExpert kişisel verileri aşağıdaki yollarla toplar:

  1. SoftExpert web sitesindeki formların doldurulması: SoftExpert, ister SoftExpert ürün ve hizmetlerinin satın alınması ister tanıtım ve pazarlama materyallerine ilgi gösterilmesi amacıyla olsun, web sitesindeki iletişim formları aracılığıyla sağlanan tüm bilgileri alır ve saklar.
  2. Üçüncü taraflar: SoftExpert, birlikte çalıştığı iş ortakları dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere üçüncü taraflardan belirli bilgileri alır.
  3. Müşteri çalışanlarının verileri: SoftExpert, SoftExpert destek hizmetine yönelik destek taleplerinin açılmasını merkezileştirmek üzere görevlendirilen Müşteri çalışanlarının kişisel verilerini alır ve saklar.
  4. Sözleşme imzacılarının verileri: SoftExpert, müşteriler, hizmet sağlayıcılar ve tedarikçilerle imzalanan Sözleşmeler ve Ek Sözleşmelerde imzacı olarak belirlenen yasal temsilcilerin ve tanıkların kişisel verilerini alır.
  5. Çerezler: SoftExpert, kuruluşun web sitesi kullanılırken kullanıcının gezinme deneyimini iyileştirmek için veri toplar.
  6. Etkinlikler: SoftExpert, müşteriler, iş ortakları veya genel topluluk için katıldığı ya da düzenlediği etkinlikler aracılığıyla veri toplar. Bu veriler, iletişimin sürdürülmesine ilgi olduğunda katılımcılarla iletişim kurmak amacıyla toplanır.
  7. İşe Alım Platformu ve Çalışan Verileri: SoftExpert, açık pozisyonların doldurulmasına yönelik seçme sürecinde bilgileri barındırmak ve tüm aday arama, mülakat ve işe alım süreçlerini yürütmek için üçüncü taraf yazılımlar kullanır. Bu süreç tamamlandıktan sonra adaydan kayıt için gerekli belge ve bilgileri göndermesi istenir.

SoftExpert, mümkün olduğunda; BT sistemlerini test etme, araştırma, veri analizi, pazarlama ve tanıtım modelleri oluşturma, yazılım ve hizmetlerini iyileştirme ve yeni özellik ve işlevler geliştirme gibi amaçlarla anonimleştirilmiş ve toplulaştırılmış bilgiler kullanır.

8. SoftExpert tarafından işlenen kişisel veriler

SoftExpert, ticari faaliyetlerini yürütürken, kuruluşla doğrudan veya dolaylı olarak ilişkili olan, ilişkili olmuş veya ilişkili olacak kişilere ait kişisel verilerin yanı sıra özellikle müşterilere, iş ortaklarına, hizmet sağlayıcılara, çalışanlara ve hissedarlara ilişkin kişisel verileri işleyebilir. Bu kişisel veriler somut duruma göre genişletilebilir; ancak SoftExpert esas olarak şunları işler:

  1. İletişim ve Kimlik Verileri: ad, e-posta, telefon numarası, unvan ve çalışılan şirket gibi bir ilgili kişiyi asgari düzeyde tanımlayabilen bilgiler. Bu veriler SoftExpert tarafından müşterilere hizmet sunmak için de kullanılabilir;
  2. Mesleki veriler: Önceki verilere ek olarak, ilgili kişinin geçmişi ve deneyimleri gibi mesleki bağlamına ilişkin veriler de işlenebilir;
  3. Çerezler: Çerezler, eriştiğiniz içerik ve bağlantılar ile bilgileri görüntülemek için harcadığınız süre gibi SoftExpert web sitesini nasıl kullandığınıza ilişkin bilgilerdir. İlgili kişi, daha fazla bilgiyi SoftExpert'in Çerez Yönergesinde bulabilir.

SoftExpert, belirli durumlarda, bu işlemeyi her zaman onu meşru kılan hukuki dayanağa bağlayarak, LGPD (Brezilya Genel Veri Koruma Kanunu) uyarınca çocuklara veya ergenlere ait kişisel verileri işleyebilir.

SoftExpert, zaman zaman hassas kişisel verileri işleyebilir. SoftExpert'in veri sorumlusu olduğu durumlarda, ilgili kişinin rızasının alınmasını veya rıza bulunmadığında işlemenin; yasal ya da düzenleyici bir yükümlülüğün yerine getirilmesi, sözleşmeler ile adli, idari ve tahkim süreçleri dahil hakların olağan şekilde kullanılması, ilgili kişinin veya üçüncü kişilerin hayatının ya da beden bütünlüğünün korunması, yalnızca sağlık meslek mensupları, sağlık hizmetleri veya sağlık otoriteleri tarafından yürütülen işlemlerde sağlığın korunması ya da elektronik sistemlere kayıt için kimlik tespiti ve doğrulama süreçlerinde dolandırıcılığın önlenmesi ve ilgili kişinin güvenliğinin sağlanması için zorunlu olmasını öngören LGPD (Brezilya Genel Veri Koruma Kanunu) Madde 11'e uyacaktır; bu durumda LGPD Madde 9'da belirtilen haklar saklıdır ve ilgili kişinin kişisel verilerin korunmasını gerektiren temel hak ve özgürlüklerinin üstün geldiği durumlar hariçtir. İşlenen kişisel veri türleri, kullanım amaçlarına ve yürütülen faaliyetlere göre farklılık gösterir.

SoftExpert'in veri işleyen olarak hareket ettiği durumlarda, kişisel verilerin işlenmesi hizmetin kendisinin yürütülmesiyle sınırlı olacak; duruma göre hukuki dayanağın doğru şekilde belirlenmesi veya uygun rıza formunun alınması sorumluluğu veri sorumlusuna ait olacaktır.

Bununla birlikte SoftExpert, her süreç için yalnızca gerekli olan asgari miktarda kişisel veriyi işler.

9. SoftExpert'in kişisel verilere ilişkin veri sorumlusu ve/veya veri işleyen rolü

Kurulan hukuki ilişkiye bağlı olarak SoftExpert, bu belgede belirtilen kavramlara göre ve LGPD (Brezilya Genel Veri Koruma Kanunu) uyarınca Veri Sorumlusu veya Veri İşleyen konumunda bulunabilir.

Dolayısıyla, veri işlemeye ilişkin amaçları, araçları ve kararları belirlemek SoftExpert'e düştüğünde, örneğin çalışanlarının kişisel verilerinde olduğu gibi, kuruluş Veri Sorumlusu olarak kabul edilir.

Ancak SoftExpert verileri bir Veri Sorumlusu adına işlediğinde, örneğin SoftExpert'in müşteriye bulut ortamı yönetimi hizmetleri sunduğu durumlarda olduğu gibi, Veri İşleyen olarak kabul edilir. Ayrıca hizmet sağlayıcılar, danışmanlar ve iş ortakları da SoftExpert müşterileri adına herhangi bir veri işleme faaliyeti gerçekleştirdiklerinde Veri İşleyen olarak hareket edebilir.

Faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında üstlendiği rol ne olursa olsun SoftExpert, bu belge aracılığıyla, ilgili kişinin verilerinin işlenmesinden doğan risk ve faydaların niteliğini, kapsamını, amacını, olasılığını ve ciddiyetini dikkate alarak iyi veri yönetişimi uygulamalarına sahip olduğunu beyan eder.

10. Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki dayanağı

LGPD (Brezilya Genel Veri Koruma Kanunu) Madde 7, kişisel verilerin işlenmesini meşru kılan hukuki dayanakları belirler; yani veri işleme olarak kabul edilen faaliyetlerin yürütülmesine izin veren durumları sıralar. Kanun, veri işleme içeren her sürecin, işleme izin veren en az bir hukuki dayanağa dayanması gerektiğini öngörür.

SoftExpert kişisel verileri aşağıdaki durumlara dayanarak işleyebilir:

  1. ilgili kişinin verilerinin işlenmesine izin verdiği ve rızasını verdiği durumlarda.
  2. kanun veya yetkili bir makam tarafından getirilen yasal ya da düzenleyici bir yükümlülüğe uymak için.
  3. ilgili kişinin taraf olduğu bir sözleşmeye ilişkin sözleşmeleri veya ön işlemleri yürütmek için.
  4. adli, idari veya tahkim süreçlerinde hakların olağan şekilde kullanılması için.
  5. ilgili kişinin veya üçüncü kişilerin hayatının ya da beden güvenliğinin korunması için.
  6. ilgili kişinin kişisel verilerin korunmasını gerektiren temel hak ve özgürlüklerinin üstün geldiği durumlar hariç olmak üzere, SoftExpert'in veya üçüncü tarafların meşru menfaatlerini karşılamak için.
  7. ilgili mevzuatta öngörülenler de dahil olmak üzere, kredinin korunması için.

Ayrıca SoftExpert, kişisel verileri uygunsuz ve yetkisiz erişime karşı korumaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin uygulanmasına yatırım yapar, bu tedbirleri benimser ve bu yönde önemli çabalar gösterir. Bu tedbirler ve çözümler; niteliği, bağlamı, riskleri, amaçları ve uygulanmalarından doğan maliyetleri dikkate alır.

11. Uluslararası veri aktarımları

SoftExpert kişisel bilgileri hem yurt içinde hem de benzer veya eşdeğer mevzuata sahip ülkelerde işler. Bu bağlamda SoftExpert, sınır ötesi veri işlediğinde ilgili kişilerin haklarını güvence altına alır ve ilgili kişilerin kişisel verilerini koruyabilecek teknik ve idari tedbirler benimser.

Ayrıca SoftExpert, yasal gerekliliklere, düzenlemelere veya geçerli hukuki süreçlere uygun olmaları koşuluyla, ilgili makamlardan talep gelmesi durumunda soruşturmalara ve dolandırıcılığın önlenmesine katkıda bulunmak amacıyla kişisel verileri paylaşabilir.

12. Verilerin saklanması ve imhası

SoftExpert topladığı kişisel verileri, müşterilerine sunduğu hizmetleri sağlamak için ve yazılımının performansını sürdürmek, özellikler ve tekliflerle ilgili veriye dayalı iş kararları almak, yasal yükümlülüklerini yerine getirmek ve uyuşmazlıkları çözmek gibi meşru ve temel ticari amaçlarla gerekli olduğu sürece saklayabilir.

Amaçlandığı hedef gerçekleştikten sonra, saklanmasını haklı kılan başka bir hukuki dayanak bulunmadığı sürece bu bilgiler imha edilebilir.

13. Kişisel veri güvenliği

SoftExpert, işlediği kişisel verileri korumak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almayı ve bu verilerin yetkisiz erişime, imhaya, kayba, değiştirilmeye, uygunsuz iletişime veya yetkisiz ifşaya karşı güvence altına alınmasını sağlamayı taahhüt eder. Yüksek bir güvenlik düzeyini korumaya çalışsak da hiçbir sistemin risklere karşı tamamen bağışık olmadığını belirtmek önemlidir.

Yeterli korumayı sağlamak için SoftExpert; uygulama maliyetlerini, veri işlemenin niteliğini ve bağlamını, belirli amaçlarını ve ilgili kişilerin hak ve özgürlüklerine ilişkin riskleri dikkate alarak piyasadaki en iyi teknik uygulamaları izleyen çözümler kullanır.

SoftExpert ayrıca bir Bilgi Güvenliği Yönetim Sisteminin (BGYS) varlığını belgeleyen ISO 27001:2022 sertifikasına sahiptir. Bu sistem, bilgilerin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişilebilirliğinin korunmasına yön veren politika, prosedür ve süreçleri içerir. Bu taahhüdün bir parçası olarak, belgelendirme kuruluşları tarafından periyodik olarak iç ve dış denetimler yapılır; böylece sürekli iyileştirme ve yüksek güvenlik standartlarına uyum sağlanır.

Ayrıca SoftExpert, ilgili kişilerin hak ve özgürlüklerine yönelik önemli riskler veya zararlar doğurabilecek bir güvenlik olayı durumunda, gerekli tüm düzeltici tedbirleri alarak ilgili kişileri derhal bilgilendirmeyi taahhüt eder.

Genel Veri Koruma Kanunu (LGPD) uyarınca SoftExpert'in, münhasıran üçüncü taraflardan veya ilgili kişinin kendisinden kaynaklanan olaylardan sorumlu tutulamayacağını hatırlatmak önemlidir.

Son olarak SoftExpert, yönetimi altındaki kişisel verilerin yasal gerekliliklere ve bilgi güvenliği standartlarına uygun olarak gizlilik, bütünlük ve erişilebilirlik ilkelerine dayalı şekilde işlenmesini güvence altına alır.

14. Veri Koruma Görevlisi (DPO)

Veri Koruma Görevlisi (DPO), Veri Sorumlusu tarafından Veri Sorumlusu, ilgili kişiler ve ANPD (Brezilya Ulusal Veri Koruma Kurumu) arasında iletişim kanalı olarak görev yapmak üzere atanan kişidir.

SoftExpert'in Veri Koruma Görevlisi (DPO) Daniele da Silva Novais'tir ve kendisine dpo@softexpert.com adresinden e-posta ile ulaşılabilir.

15. Bize nasıl ulaşabilirsiniz

Bu belge veya kişisel verilerin kuruluş tarafından nasıl işlendiği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, aşağıdaki yollarla bizimle iletişime geçebilirsiniz:

  1. Veri Sorumlusu/Veri İşleyen: SoftExpert Software SA
  2. Telefon: +55 (47) 2101-9900
  3. DPO/Veri Koruma Görevlisi: dpo@softexpert.com