"A suíte da SoftExpert faz parte da transformação digital da Vivara, e como próximos passos queremos integrá-la com outras soluções, como nosso ERP, e desenvolver mais projetos de automação de processos com as soluções de RPA (Robotic Process Automation) e Chatbot".

Automatização de processos como pilar da transformação digital

A Vivara traz a inovação em seu DNA, criando joias exclusivas e eternas dentro dos mais exigentes padrões de qualidade. E para continuar evoluindo e mantendo o desenvolvimento sustentável dos seus negócios, nos últimos anos, a companhia passou a procurar novas soluções para digitalizar seus processos internos. E um dos desafios que a companhia buscava solucionar era reduzir a quantidade de e-mails que circulam entre as áreas corporativas e as lojas, além de melhorar a rastreabilidade dos processos. A coordenadora de Eficiência da Vivara, Tabata Kijotoki, conta que o principal objetivo era facilitar o dia a dia do colaborador no acesso às informações e também a liderança, permitindo que boa parte do tempo despendido com tarefas operacionais fosse dedicado para atividades estratégicas.

Tudo em um só lugar

Para solucionar esse desafio, a Vivara confiou na SoftExpert como uma parceria no processo de transformação digital. A implementação da solução SoftExpert Suite faz parte de uma série de automações e integrações em desenvolvimento que visam otimizar a experiência dos mais de três mil colaboradores da companhia, permitindo o acesso às principais demandas internas em uma única plataforma. Inclusive, este foi um dos diferenciais destacados por Tabata para a escolha da Suite.

“Identificamos que a solução reunia diversas funções em uma única ferramenta e que ela se adequa bem às estratégias do nosso negócio e às necessidades do dia a dia, além do seu custo ser mais atrativo, se comparado aos demais players de mercado”, ressalta.

Tabata destaca também a preocupação da SoftExpert em poder proporcionar uma melhor usabilidade da ferramenta, sentimento compartilhado pela companhia, que tem realizado ações para que os colaboradores conheçam mais a ferramenta e se familiarizem com os processos, para tornar a jornada do usuário mais interessante e fácil dentro da solução. Atualmente, a solução impacta toda a empresa, sendo utilizada em todas as lojas espalhadas pelo Brasil, assim como na fábrica em Manaus e no escritório corporativo em São Paulo.

“Em 2021, tivemos um aumento de aproximadamente 80% de solicitações e processos transacionados na ferramenta, se comparado a 2020, este é um indicador muito importante e que nos traz a certeza de que estamos no caminho certo”, afirma

Resultados com a implantação

A solução da SoftExpert tem papel importante na jornada de transformação digital da Vivara, gerando resultados importantes para os negócios da companhia, que prevê ainda projetos de automações e integrações com RPAe IA. Segundo Tabata, com os processos de negócio e a gestão dos serviços automatizados foi possível melhorar a rastreabilidade das informações, aumentar a produtividade e o controle dos indicadores. “Os ganhos são muitos! Com a implementação da ferramenta conseguimos reduzir o volume de e-mails, ter controle dos SLAs das atividades, indicadores disponíveis em tempo real, dashboards customizados de acordo com a necessidade e padronização dos processos”. Além disso, como parte da jornada de evolução digital, a Vivara, em parceria com Take Blip, lançou a Vicky, um chatbot destinado aos colaboradores. A assistente Virtual, que hoje atende às demandas do Departamento Pessoal, oferecerá outros serviços, como o service desk, a partir da integração com o SoftExpert Suite, que já está em fase de implementação.

Diferenciais SoftExpert

• Baixa complexidade de implantação
• Ótima relação custo x benefício
• Componentes integrados
• Software Ágil
• Plataforma em nuvem