4Q Engenharia reduz em 30% tempo dedicado ao processo de gestão de obras com solução SoftExpert

Com a automatização dos processos, Companhia também reduziu o volume de impressões A 4Q Engenharia e Gestão de Contratos, empresa com 17 anos de experiência no mercado de prestação de serviços de engenharia com foco na quarteirização de atividades de construção e manutenção, reduziu em 30% o tempo dedicado à gestão de obras com o SoftExpert BPM, um software para gestão de processos, que melhora a visibilidade e o controle dos processos de negócio por meio de uma solução amigável e focada em pessoas. A implementação foi feita pela ITSX, empresa parceira da SoftExpert no RS. Com sede em Ibirubá, no Rio Grande do Sul, a equipe 4Q Engenharia é formada por técnicos, engenheiros e advogados, que gerenciam aproximadamente 400 pessoas envolvidas nos processos de construção e manutenção das redes de distribuição de energia elétrica e fibra óptica. De acordo com o administrador da 4Q Engenharia, Eliseu M. Ildebrandt, a diretoria tinha consciência de que era possível ser mais eficiente, já que não existia uma ferramenta de gestão. “Por serem processos complexos, que envolvem diversas etapas, empresas e uma grande área de atuação, tínhamos dificuldade no despacho das atividades, na rastreabilidade e, principalmente, na visão geral do processo”, lembra. Segundo Ildebrandt, com o apoio da ferramenta, os processos das obras foram otimizados, reduzindo 30% do tempo de execução, em algumas etapas a diminuição foi ainda mais significativa, chegando a 70%. “Este resultado é reflexo do mapeamento e da agilidade na disponibilização dos dados para os responsáveis, possibilitando, principalmente, trabalharmos nas atividades que estavam sobrecarregando mais os processos e resultando em um desgaste para as demais áreas”, pontua. Agora, por meio do componente Workflow, as etapas de gestão das obras são todas automatizadas, beneficiando todos os envolvidos, desde a 4Q Engenharia, passando pelas equipes terceirizadas, até o cliente final. “Essa redução no tempo de conclusão das obras faz toda a diferença, pois envolve a satisfação do nosso cliente em atender aos prazos acordados, além de termos mais eficiência nos processos, reduzindo custos e aumentando a lucratividade da Companhia” afirma. Outro benefício da ferramenta, apontado por Ildebrandt, é a economia de impressão, já que com a automatização dos processos houve uma redução de 80% no volume de impressões. A ferramenta auxilia também na manutenção da certificação ISO 9001. Agora, a Companhia está mapeando processos para implementar a solução em outras áreas, beneficiando ainda mais os clientes da 4Q Engenharia.