“La solución de SoftExpert está simplificando el seguimiento del flujo de consensos entre las áreas. Lograremos un mayor control y disponibilidad de la documentación gracias a la jerarquización de accesos, así como más seguridad y confidencialidad de la información de Unimed Vitória, además del cumplimiento de los requisitos del QMS.”
Heloisa Rodrigues Queiroz, Coordinadora de Gestión de la Calidad y Procesos
Automatización completa de las rutinas documentales
Unimed Vitória redujo tareas manuales y pasó a gestionar cada etapa del ciclo documental dentro de SoftExpert QMS. El flujo de creación, revisión y aprobación quedó estandarizado, trazable y monitorizado en tiempo real
Mayor eficiencia y reducción de fallos
Con procesos digitalizados y recorridos de validación unificados, la organización disminuyó inconsistencias, eliminó la recogida manual de firmas y redujo los retrasos en las aprobaciones. Cerca de 2.000 empleados utilizan la solución a diario
Control reforzado y seguridad de la información
La plataforma aportó más transparencia al flujo entre áreas, garantizando mayor disponibilidad de la documentación, jerarquización de accesos y alineación con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad
Unimed Vitória
Unimed Vitória es una de las diez mayores cooperativas de Brasil. Cuenta con 2.353 médicos cooperados y más de 2.400 empleados, atendiendo a más de 340.000 clientes, y es líder en el mercado de salud suplementaria en Espírito Santo. Desde 2016, la cooperativa mantiene el título de Operadora Acreditada nivel Oro del Programa de Calificación de Operadoras de Salud de la ANS.
Unimed Vitória automatiza procesos y refuerza el control de datos con SoftExpert
El escenario inicial
Unimed Vitória consideraba que su proceso de gestión documental era excesivamente manual, lo que generaba no conformidades y la pérdida de controles importantes.
“Queríamos una herramienta que nos ayudara a reducir fallos y errores en estas tareas”, señala Heloisa Rodrigues Queiroz, Coordinadora de Gestión de la Calidad y Procesos.
La estrategia adoptada
Para afrontar este desafío, la compañía implementó SoftExpert QMS con foco en la gestión de documentos. La solución forma parte de SoftExpert Suite, una plataforma orientada a la excelencia en la gestión, la mejora de procesos y el cumplimiento normativo, compuesta por 38 módulos integrados de forma nativa que abarcan 12 soluciones corporativas.
Los resultados obtenidos
Unimed Vitória automatizó sus rutinas y aumentó la eficacia operativa con la solución de SoftExpert. Actualmente, cerca de 2.000 empleados utilizan la herramienta, implementada en prácticamente todos los departamentos.
“Hemos automatizado el proceso de elaboración, revisión y aprobación de documentos, con un seguimiento en tiempo real de las pendientes dentro del flujo documental. Además, fue posible estandarizar el proceso de validación de la documentación”, destaca Heloisa.
La implantación fue realizada por TNX, socio comercial de SoftExpert. El proyecto de migración de aproximadamente 4.000 documentos al sistema sigue un plan riguroso diseñado para minimizar impactos y evitar la pérdida de información. Con el uso de la plataforma, ya se percibe una reducción de los retrasos en aprobaciones y validaciones, así como la eliminación de la recogida manual de firmas.
“La solución de SoftExpert está facilitando el seguimiento del flujo de validaciones entre áreas. Alcanzaremos un mayor control y disponibilidad de la documentación mediante la jerarquización de accesos, una seguridad reforçada y la confidencialidad de la información de Unimed Vitória, además de cumplir con los requisitos del QMS”, afirma Heloisa.
Sobre TNX Brasil
TNX Brasil es una empresa integradora de soluciones de TI, especializada en ofrecer soluciones tecnológicas mediante venta consultiva, servicios de consultoría, planificación y ejecución de proyectos relacionados con tecnologías innovadoras y avanzadas.
Actualmente, TNX Brasil cuenta con unidades de negocio en Minas Gerais y Río de Janeiro, prestando servicio también en Espírito Santo y apoyándose en una amplia red de socios con capacidad de actuación en todo el territorio nacional. La empresa representa a SoftExpert en Minas Gerais, Río de Janeiro y Espírito Santo.
