“Gracias a su extrema flexibilidad y a la amplia variedad de herramientas gráficas de análisis crítico, he centralizado en SoftExpert Suite toda la planificación estratégica de mi área, con la participación activa de gestores y técnicos. De este modo, puedo garantizar la trazabilidad de los procesos dentro del Sistema de Gestión Integrada, evitando perder tiempo con rutinas poco productivas. Sin duda, es el mejor sistema de gestión corporativa con el que he trabajado.”

El reto: integrar, estandarizar y evolucionar la gestión

El crecimiento de las operaciones y el aumento de las exigencias regulatorias llevaron a Tecon Suape a buscar una solución que unificara la gestión de la calidad, medio ambiente, salud y seguridad (EHSM). El modelo anterior, basado en hojas de cálculo, documentos físicos y procesos aislados, no ofrecía la trazabilidad, estandarización y agilidad necesarias para mantener la eficiencia y cumplir con los requisitos internos y externos.

Era necesario transformar la cultura de gestión, promoviendo una mayor integración entre áreas y la digitalización de rutinas estratégicas, desde la planificación hasta la ejecución.

Una plataforma única para impulsar resultados

La respuesta llegó con la implementación de SoftExpert Suite, una plataforma completa y flexible que centralizó los principales procesos de la empresa. La adopción involucró a cerca de 100 colaboradores de diferentes áreas, utilizando módulos como Plan de Acción, Auditoría, BI, Documento, Formulario, Incidente, Proceso, Riesgo, entre otros.

La herramienta no solo organizó las rutinas, sino que permitió consolidar la gestión por metas y resultados, con indicadores claros, flujos automatizados y toma de decisiones basada en datos. La integración entre las áreas se volvió más fluida, los procesos comenzaron a ser monitoreados en tiempo real y la información crítica de la organización ganó visibilidad y control.

Reducción de fallas, aumento de la eficiencia y cultura orientada por datos

Con la nueva solución, los impactos fueron rápidamente percibidos. El número de no conformidades en auditorías externas cayó a cero. Además, hubo un aumento del 39% en el registro de acciones preventivas y una automatización del 20% de los procesos de la organización.

La eliminación de controles paralelos en hojas de cálculo y la estandarización de documentos trajeron mayor organización y agilidad a las auditorías, optimizando el tiempo de los colaboradores y contribuyendo a una gestión más estratégica. La empresa también comenzó a contar con informes gerenciales claros y accesibles, facilitando la comunicación con los líderes y la respuesta a las demandas de los clientes.

Según Roberto Miranda, CFO de Tecon Suape, el uso del paquete de soluciones de SoftExpert, basado en modelos que cumplen con las normas ISO 9001 y 14001, ha aportado mayor eficiencia a la gestión de riesgos, iniciativas y acciones correctivas y preventivas.

“SoftExpert Excellence Suite es una herramienta esencial para reforzar, de forma integrada, nuestras iniciativas en gestión estratégica, calidad, medio ambiente, salud y seguridad. Con el uso sistemático de la solución, pretendemos elevar el rendimiento en todas las áreas del negocio, siempre basándonos en los principios de mejora continua, gestión preventiva y enfoque en los resultados,” afirma Miranda.

La adopción de la plataforma también eliminó la necesidad de controlar documentos mediante hojas de cálculo externas o archivos físicos, una práctica que dificultaba la organización y el mantenimiento de los registros. Ahora, gracias a la medición de indicadores, la planificación y ejecución de auditorías, y el análisis de datos con el apoyo del módulo de BI, la empresa genera informes de gestión de forma sencilla y eficaz, satisfaciendo rápidamente las demandas internas y de los clientes.

El gerente de Ingeniería y Mantenimiento, Júlio César Brasileiro, con 29 años de experiencia en el área y más de una década en cargos de gestión, también destaca la relevancia de la herramienta:

“Por su extrema flexibilidad y por la gran cantidad de herramientas gráficas de análisis crítico, he centralizado toda la planificación estratégica de mi área en el sistema, con la participación total de gestores y técnicos. Esto me permite asegurar la trazabilidad de los procesos dentro del Sistema de Gestión Integrada, sin perder tiempo con rutinas ineficientes. Sin duda, es el mejor sistema de gestión corporativa con el que he trabajado,” afirma Brasileiro.

También destaca la versatilidad de la plataforma, que ofrece una biblioteca completa de recursos orientados a la gestión por resultados, alineados con las mejores prácticas internacionales de forma sencilla, directa y funcional.

Con SoftExpert Excellence Suite, la empresa ha ganado mayor visibilidad y control sobre sus procesos, además de mejorar significativamente la gestión del ciclo de vida de los documentos —desde su creación hasta su archivo o eliminación—. Esto ha hecho que las auditorías internas y externas sean más ágiles y eficaces, optimizando el tiempo de los colaboradores y contribuyendo a una toma de decisiones más estratégica y precisa.

Próximos pasos: integración total y enfoque en el cliente

Con los resultados ya consolidados, Tecon Suape planea avanzar aún más en su viaje de transformación digital. Entre los próximos pasos están la integración del portal de sugerencias y reclamaciones de los clientes, la automatización de la gestión de incidentes y SLAs de TI, además del uso del módulo de Competencia para evaluación de desempeño.

Se espera que SoftExpert continúe siendo la columna vertebral de la gestión integrada, conectando personas, procesos y datos en un entorno cada vez más eficiente y orientado a resultados.