“Sería mucho más complejo si no utilizáramos el sistema. El tiempo invertido sería considerablemente mayor y, en consecuencia, sería una actividad más costosa. Cuanto más el sistema pueda apoyar y agilizar nuestro trabajo, más tiempo tendremos para dedicarlo a actividades de mejora e innovación que pueden aportar grandes beneficios a la empresa.”
Gabriela Ricardo dos Reis – Analista de Sistemas de Calidad
Mayor eficiencia
La gestión optimizada de tareas y el control de documentos redujeron la complejidad operativa y el tiempo empleado
Improved Collaboration
Las actualizaciones en tiempo real y el acceso electrónico a la información mejoraron la comunicación y la productividad del equipo
Cost-Effective Technology
La integración con la nube de AWS eliminó la necesidad de inversiones en servidores, bases de datos y sistemas operativos, ofreciendo una solución segura y eficiente
Randon Consórcios forma parte de la división de servicios de Empresas Randon, uno de los mayores grupos privados de Brasil. Actualmente, la empresa opera en seis segmentos de mercado y es líder en consorcios de transporte pesado, posicionándose entre los mayores administradores de consorcios inmobiliarios. En sus 29 años de operación, la empresa ha vendido más de 170,000 cuotas y ha otorgado aproximadamente 80,000 cuotas, lo que representa cerca de 7.5 mil millones de reales en créditos distribuidos a miles de consorciados.
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- Servicios Financieros
El reto: Optimizar procesos y cumplir los requisitos de la ISO 9001
Randon Consórcios necesitaba una solución para agilizar la comunicación y facilitar el acceso y la gestión de la información, evitando la impresión y distribución de documentos en los puestos de trabajo, además de satisfacer los requisitos de la certificación ISO 9001.
La solución: Implementación de herramientas para la optimización de procesos y cumplimiento regulatorio
Tras un proceso de evaluación considerando los estrictos requisitos regulatorios de la ISO, Randon Consórcios adoptó las herramientas SoftExpert Plan de Acción y SoftExpert Documento, módulos de SoftExpert Excellence Suite, una plataforma corporativa para la gestión de excelencia, mejora de procesos y cumplimiento regulatorio.
SoftExpert Plan de Acción ayuda a las organizaciones a optimizar el ciclo de vida de sus planes de acción, desde el registro inicial hasta la aprobación, manteniendo la comunicación entre los equipos y mejorando la colaboración mediante el control centralizado de la planificación, ejecución y seguimiento de las tareas.
SoftExpert Documento es una solución electrónica para la gestión de documentos que supervisa todo el ciclo de vida del contenido, desde su creación hasta el archivado o la eliminación.
Las soluciones SoftExpert Plan de Acción y SoftExpert Documento, en conjunto con el entorno en la nube de AWS, fueron fundamentales para el éxito del proyecto. AWS S3 se utilizó para el almacenamiento de objetos, ofreciendo versionado y durabilidad excepcional, y el Elastic Search Service permitió una indexación eficiente y búsquedas de texto completo. Estos servicios posibilitaron el acceso a una arquitectura tecnológica robusta, segura y eficiente sin necesidad de invertir en servidores, bases de datos ni sistemas operativos, como exigiría una arquitectura de TI tradicional.
Resultados: Mayor eficiencia, comunicación y cumplimiento
Con SoftExpert Excellence Suite, Randon Consórcios mejoró la eficiencia de sus procesos y el control operacional. La empresa perfeccionó sus prácticas organizacionales utilizando la herramienta, agilizando la comunicación y la gestión de la información, además de cumplir los requisitos de la certificación ISO 9001.
Gabriela Ricardo dos Reis, del departamento de Calidad de la empresa, destaca que la facilidad en el control y la gestión de tareas permite monitorear los plazos y el seguimiento de la ejecución de los procesos.
“Todos los empleados tienen acceso electrónico a documentos y procedimientos, lo que facilita el acceso a la información. Esto elimina la necesidad de imprimir y distribuir documentos en los puestos de trabajo. Con cada revisión, el sistema envía notificaciones a los usuarios, asegurando una comunicación rápida y la divulgación de los cambios,” explica Gabriela.
Utilizando la herramienta, el departamento de Calidad puede verificar rápidamente el estado de las acciones mediante informes. En cuanto a la gestión documental, SoftExpert Excellence Suite ofrece control sobre cualquier modificación, evitando reprocesos y aumentando la eficiencia de los procesos.
“Sería mucho más complejo sin el sistema. El tiempo invertido sería significativamente mayor, haciendo la actividad más costosa. Cuanto más el sistema pueda apoyar y acelerar nuestro trabajo, más tiempo tenemos para enfocarnos en actividades de mejora e innovación que pueden aportar grandes beneficios a la empresa,” añade Gabriela.
Según Gabriela, los módulos SoftExpert Plan de Acción y Documento están alineados con los requisitos de la certificación ISO 9001, permitiendo que los empleados de Randon Consórcios utilicen el sistema sin depender de controles paralelos.
“Como todos los empleados tienen acceso electrónico al sistema, pueden acceder fácilmente a documentos, procedimientos e información relacionada con los procesos. La facilidad de control y la generación de informes permiten un acceso rápido y ágil a datos, planes de acción y documentos, con un panel intuitivo que simplifica la presentación ante los auditores,” concluye.
