Ophthalmos mejora el control de activos y optimiza el mantenimiento con la solución de SoftExpert

Qué motivó la transformación en Ophthalmos

"Actualmente, las empresas en el mundo corporativo buscan herramientas que requieran menos tiempo en las acciones y ofrezcan un mayor rigor en el control de sus activos”, comenta Roberto da Silva Gusmão, Supervisor de Ingeniería Farmacéutica.

Con esta premisa, Ophthalmos, con un gran número de equipos, maquinarias e instrumentos, identificó la necesidad de una herramienta que proporcionara notificaciones de vencimiento de mantenimientos y calibraciones, indicara cómo se deben realizar las acciones, dejara clara la periodicidad de las tareas ejecutadas y generara pendientes para los colaboradores responsables del área, utilizando herramientas de calidad que diferencian los estados mediante códigos de colores según la prioridad.

De este modo, la inversión en un software significaría la eliminación de hojas de control que ralentizaban las acciones y aumentaban el riesgo de errores sistémicos por olvido.

Cómo SoftExpert redefinió la gestión del mantenimiento

Ophthalmos adoptó SoftExpert Maintenance, producto de SoftExpert para la Gestión del Mantenimiento de Activos. El software realiza toda la planificación y control de las actividades de mantenimiento sobre equipos e instalaciones, maximizando la eficacia del mantenimiento y reduciendo los costes asociados. La herramienta amplía la capacidad de gestión en diversos entornos industriales, comerciales y de servicios, soportando perfectamente las necesidades frente a mantenimientos preventivos, predictivos y correctivos.

Además, SoftExpert Maintenance ayuda a cumplir con los requisitos de normas internacionales como ISO 9000 e ISO 14000, asegurando la gestión eficaz del programa de Mantenimiento Productivo Total (TPM).

“A la lista de beneficios obtenidos con SoftExpert Maintenance se suman la programación de mantenimientos en el parque de equipos, la generación de informes con proyecciones económicas y tendencias de depreciación de activos, entre otras utilidades que muchas empresas buscan para resolver problemas derivados de la falta de acciones programadas en el mantenimiento”, dice Gusmão.

De la necesidad al resultado: el proceso de implementación

Gusmão señala dos desafíos enfrentados durante la implementación de la herramienta: adecuar las necesidades de Ophthalmos con SoftExpert Maintenance y cambiar la cultura interna respecto al mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo, ya que, según él, esta condición no estaba contemplada en el alcance de las acciones de la organización.
Para que la implementación del sistema se realizara de manera efectiva, Gusmão alineó las necesidades de su área con los conocimientos de Roberto Dragva, responsable del área de TI. Tras varias reuniones, se concluyó que SoftExpert Suite, ya utilizado por Ophthalmos, cumpliría con los requerimientos del área de ingeniería farmacéutica y mantenimiento.

“Como ya contábamos con una base de conocimiento en la operación de SoftExpert Suite adquirida mediante el uso de otros módulos, la implementación y adaptación de los módulos Maintenance y Asset se llevó a cabo de manera tranquila y dentro de las expectativas planificadas”, comenta Dragva.

La primera fase consistió en entender las necesidades del área de Ingeniería Farmacéutica y Mantenimiento Industrial. La fase siguiente se centró en levantar los controles realizados en el parque de equipos y los insumos que estos consumen. Este levantamiento fue realizado por el empleado Diego da Paz, que trabaja directamente con los activos de Ophthalmos, junto con Gusmão.

“SoftExpert Suite es eficaz en la generación de resultados de control, y para ello debe ser alimentado correctamente. Además, el sistema permite la identificación individual y/o colectiva de activos e insumos, pudiendo generar un historial completo de las acciones realizadas”, afirma Paz.

Impactos reales tras la adopción de SoftExpert Maintenance

“Usar una herramienta que genere informes, indicadores económicos y haga que las acciones sean rastreables es equivalente a decir que todo está bajo control en el área responsable”, señala Gusmão.

En el caso de Ophthalmos, SoftExpert Maintenance es actualmente utilizado por el área de Ingeniería Farmacéutica, pero el especialista destaca que todas las áreas son esenciales para que el software se alimente con la información correcta.

“Estos datos se trabajan y catalogan para que, en el momento de la compra de insumos, no se cometan errores ni se generen costes innecesarios para la organización”, explica.

Kelly Renata de Jesus, una de las colaboradoras que más utiliza el sistema, afirma que SoftExpert Maintenance ayudó a ahorrar tiempo y reducir desplazamientos por la fábrica, donde anteriormente era necesario verificar in situ la necesidad de mantenimiento preventivo en los activos. Explica que el sistema genera acciones con días de antelación, asegurando tiempo suficiente para solicitar los insumos necesarios.

Según Gusmão, los especialistas estiman que el mantenimiento puede comprometer hasta el 22 % de los costes fijos de una organización, impactando directamente en el coste unitario de los productos fabricados. En términos de ahorro, el producto de SoftExpert elimina costes innecesarios generados por desviaciones numéricas en los instrumentos.

“Con SoftExpert Maintenance eliminamos retrasos en las calibraciones, optimizamos el mantenimiento preventivo, mejoramos el control de activos e insumos y, como consecuencia, tenemos un mantenimiento menos costoso y más robusto. Con ello, cumplimos con todos los estándares de calidad al mismo tiempo que generamos indicadores económicos”, apunta Gusmão.

El especialista añade que otro beneficio importante fue la linealidad en los resultados, derivada de un control total de activos e insumos proporcionado por el sistema.

“A la lista de beneficios obtenidos con SoftExpert Maintenance se suman la programación de mantenimientos en el parque de equipos, la generación de informes con proyecciones económicas y tendencias de depreciación de los activos, entre otras funcionalidades que muchas empresas buscan para evitar problemas derivados de la falta de acciones programadas en el mantenimiento”, concluye.