"Cuando implementamos la solución de SoftExpert, una de las mayores ventajas que notamos fue la capacidad de utilizar la plataforma en varios idiomas. El software nos brinda la oportunidad de realizar actividades de diversas maneras, y debido a eso, hemos observado mejoras en la empresa, como credibilidad, gobernanza, gestión efectiva y mayor calidad de los documentos. Además, este módulo fue esencial para garantizar la certificación en las normas del sistema de gestión de calidad y medio ambiente logradas por la organización."

Estandarización y gestión

Desde su establecimiento en Brasil en 2018, toda la documentación se gestionaba mediante hojas de cálculo, con deficiencias en el control de revisiones, estandarización de la información y flujo adecuado de aprobaciones. A medida que la empresa creció e implementó normas de sistemas de gestión de calidad y medioambientales, fue necesario utilizar herramientas de gestión de documentos, revisiones y seguimiento para asegurar un mayor control y seguridad. 

Actualmente, se editan un promedio de 250 documentos simultáneamente, pero la empresa ha alcanzado picos de alrededor de 500 materiales siendo editados al mismo tiempo, además de otros procesos y procedimientos de la empresa. En este sentido, el módulo de documentos de SoftExpert permite la gestión, revisión y aprobación simultáneamente por diferentes áreas de la empresa. 

Otro desafío para NAL do Brasil era manejar el gran flujo de información y la necesidad de conocer el estado de todos los documentos, así como mantener una lista de documentos pendientes y seguimientos. La solución de SoftExpert ayudó a la empresa a obtener visibilidad de todos los documentos y procesos en un solo lugar.

Solución optimizada para diversos procesos

La solución en la nube de SoftExpert fue implementada para los 500 empleados de NAL do Brasil para actualizar y gestionar los múltiples documentos y procesos que forman parte de las operaciones diarias de la empresa. La plataforma de SoftExpert permitió que aproximadamente 3,000 documentos fueran editados por personas de diferentes departamentos, en un tiempo previamente inimaginable para la organización. Esta práctica aumenta la eficiencia del trabajo y optimiza el tiempo de todos los empleados involucrados. 

Además, el módulo de documentos de SoftExpert garantiza la revisión, aprobación y gestión de todo lo necesario. Con el gran flujo de información y la necesidad de conocer el estado de todos los documentos, la plataforma aumenta la agilidad para gestionar los documentos pendientes y realizar los seguimientos, además de facilitar la certificación de proveedores. 

La solución SoftExpert Suite, combinada con el entorno cloud de AWS, fue esencial para el éxito del proyecto, permitiendo el acceso a una arquitectura tecnológica robusta, segura y eficiente, sin necesidad de una inversión en servidores, bases de datos o sistemas operativos, como ocurriría en una arquitectura tradicional de TI. Además de ofrecer mayor confiabilidad y disponibilidad de los servicios, la gestión de la infraestructura se vuelve más sencilla, reduciendo los costos operativos para el cliente. Otra ventaja destacada por el equipo de NAL do Brasil es la posibilidad de utilizar la herramienta en múltiples idiomas, dado que la empresa es la filial latinoamericana de Koito, una empresa japonesa de iluminación.

Garantía de calidad

Todos los elementos mencionados contribuyen a mejorar la empresa, tales como:

• Credibilidad
• Gobernanza
• Gestión efectiva
• Mayor calidad de los documentos
• Optimización del tiempo

NAL do Brasil ya posee certificaciones como IATF 16949, ISO 9000 e ISO 14000, y utilizar la herramienta de SoftExpert contribuye a mantener estos sellos de excelencia.El sistema de gestión de documentos de SoftExpert utilizado por NAL do Brasil permite que cientos de materiales estén presentes en un solo lugar, con fácil acceso, edición rápida y la posibilidad de consultar datos de otras áreas y departamentos. 

Con el alto flujo de información en la empresa y la necesidad de conocer el estado de la misma, la plataforma SoftExpert permite a los empleados saber quién debe entregar, quién debe ser seguido y qué tareas están pendientes. La empresa también se beneficia de la gestión centralizada de la certificación de proveedores, asegurando que cumplan con los estándares requeridos

. Además, para NAL do Brasil, otra ventaja es el uso de la capacidad multilingüe de la plataforma, ya que la empresa representa a Koito, una compañía japonesa, en América Latina. Con estos resultados positivos, la empresa ya se prepara para implementar nuevos módulos de SoftExpert como Proyectos, APQP, FMEA, PDM, Plan de Control y Plan de Acción en 2023.

Diferenciadores SoftExpert

• Baja complejidad de implementación
• Excelente relación costo-beneficio
• Componentes integrados
• Plataforma en la nube