Reducción de Gastos y Recuperación de Valores
Grupo Level recuperó R$250 mil en cuentas por cobrar en 4 meses y redujo en R$15 mil/año los gastos de reembolso de viajes, lo que resultó en ahorros sustanciales
Optimización Integral de Procesos
Se automatizaron los procesos de recepción, pago, reembolso de viajes, ayuda educativa y vacaciones, eliminando correos electrónicos excesivos y controles manuales en Excel
Control Financiero y de RRHH Mejorado
La solución SoftExpert HDM integró flujos financieros y de RRHH, estandarizando tareas, optimizando el registro de títulos con el ERP Protheus y gestionando vacaciones en tiempo real
Grupo Level está formado por las empresas Cantu Pneus, Level Trade y Pneustore. Con 22 sucursales distribuidas por el país y aproximadamente 500 empleados, el grupo opera el e-commerce de neumáticos más grande de Brasil, Pneustore, y registró un crecimiento medio anual del 20% en su facturación, alcanzando R$ 723,9 millones en 2019.
El Desafío
Con la rápida expansión de sus negocios y una estructura con 22 sucursales y aproximadamente 500 colaboradores, Grupo Level enfrentaba desafíos crecientes en la gestión de sus procesos. La compañía lidiaba con una cantidad excesiva de correos electrónicos circulando en el Centro de Servicio Compartido (CSC), lo que indicaba una falta de automatización y estandarización. Según Caio da Silva, Líder de Procesos del Grupo, los softwares existentes en el mercado generalmente estaban enfocados en soluciones específicas, no ofreciendo la exhaustividad e integración necesarias para optimizar los flujos de trabajo y eliminar la burocracia, especialmente en las áreas financiera y de Recursos Humanos.
La Solución
Para abordar estos desafíos, Grupo Level eligió e implementó SoftExpert HDM (Human Development Management), una robusta plataforma web para la gestión del desarrollo humano y la integración de sistemas de gestión. La elección de SoftExpert se debió a la completitud de su suite, que se destacó frente a otras opciones del mercado. La solución permitió la creación de flujos de recepción y pago en el sector financiero, y la automatización de los procesos de reembolso de viajes, ayuda educativa y vacaciones. Estas herramientas, al operar de manera integrada, estandarizaron tareas y mejoraron la gestión de la organización, liberando a los profesionales para dedicarse a cuestiones más estratégicas.
Los Resultados
La implementación de SoftExpert HDM trajo transformaciones significativas para Grupo Level. En el sector financiero, se crearon flujos eficientes de recepción y pago, incluyendo un proceso para controlar cuentas por cobrar y cobranzas automáticas que, en solo cuatro meses, resultó en la recuperación de R$ 250 mil. La integración con el ERP Protheus automatizó el proceso de registro de títulos, que antes demandaba aproximadamente 10 horas/mes. Además, la solución optimizó el proceso de reembolso de viajes, generando una reducción de R$ 15 mil/año en los gastos.
En la gestión de RRHH, el flujo de programación de vacaciones se integró con el sistema de Sênior, permitiendo a los gerentes realizar programaciones y consultas en tiempo real, eliminando el uso de controles en Excel. Con la visibilidad proporcionada, el riesgo de incumplimiento de plazos fue prácticamente eliminado, y la programación de vacaciones, que antes requería 60 días de antelación, ahora se puede hacer en hasta 15 días. Caio da Silva resume los impactos:
“La herramienta aportó un sentimiento de organización y estandarización al grupo. Hoy, logramos eliminar procesos manuales y enfocarnos en cuestiones estratégicas.”
Grupo Level no solo logró una significativa reducción de costos y recuperación de valores, sino también una optimización integral de procesos, un control más eficiente y una mayor capacidad para enfocarse en actividades estratégicas, consolidando su posición de liderazgo en el mercado.
